Na podstawie art. 17 pkt 3 ustawy z dnia 26 kwietnia 1996 r. o Służbie Więziennej (Dz. U. z 2002 r. Nr 207, poz. 1761, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1.Rozporządzenie określa:

1) wzory legitymacji służbowej, zwanej dalej „legitymacją”, i innych dokumentów funkcjonariusza Służby Więziennej, zwanego dalej „funkcjonariuszem”;

2) organy właściwe do wydawania dokumentów, o których mowa w pkt 1, oraz zasady dokonywania wpisów w tych dokumentach.

§ 2.1. Funkcjonariusz po mianowaniu na stanowisko służbowe w jednostce organizacyjnej Służby Więziennej, zwanej dalej „jednostką organizacyjną”, otrzymuje legitymację.

2. Wzór legitymacji określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.

§ 3.1. Legitymację wydaje, wymienia, unieważnia oraz dokonuje w niej wpisów:

1) Minister Sprawiedliwości - Dyrektorowi Generalnemu Służby Więziennej;

2) Dyrektor Generalny Służby Więziennej:

a) zastępcy Dyrektora Generalnego Służby Więziennej,

b) dyrektorowi okręgowemu Służby Więziennej, komendantowi ośrodka szkolenia Służby Więziennej i komendantowi ośrodka doskonalenia kadr Służby Więziennej podległego bezpośrednio Dyrektorowi Generalnemu Służby Więziennej,

c) funkcjonariuszowi pełniącemu służbę w Centralnym Zarządzie Służby Więziennej;

3) dyrektor okręgowy Służby Więziennej:

a) zastępcy dyrektora okręgowego Służby Więziennej,

b) dyrektorowi zakładu karnego i aresztu śledczego oraz komendantowi ośrodka doskonalenia kadr Służby Więziennej, podległego bezpośrednio dyrektorowi okręgowemu Służby Więziennej,

c) funkcjonariuszowi pełniącemu służbę w okręgowym inspektoracie Służby Więziennej;

4) dyrektor zakładu karnego i aresztu śledczego, komendant ośrodka szkolenia Służby Więziennej oraz komendant ośrodka doskonalenia kadr Służby Więziennej odpowiednio:

a) zastępcy dyrektora zakładu karnego i aresztu śledczego, zastępcy komendanta ośrodka szkolenia Służby Więziennej oraz zastępcy komendanta ośrodka doskonalenia kadr Służby Więziennej,

b) funkcjonariuszowi pełniącemu służbę odpowiednio w zakładzie karnym, areszcie śledczym, ośrodku szkolenia Służby Więziennej albo ośrodku doskonalenia kadr Służby Więziennej.

2. Organy, o których mowa w ust. 1, zwane dalej „przełożonymi”, mogą upoważnić funkcjonariuszy komórki organizacyjnej do spraw kadr podległej jednostki organizacyjnej do wydawania, wymiany oraz dokonywania wpisów w legitymacji.

§ 4.1. W legitymacji:

1) umieszcza się elektronicznie aktualną i wyraźną fotografię funkcjonariusza w mundurze wyjściowym z widocznym stopniem służbowym, bez nakrycia głowy i okularów z ciemnymi szkłami wykonaną w taki sposób, aby ukazywała głowę w pozycji lewego półprofilu, z zachowaniem równomiernego oświetlenia twarzy;

2) umieszcza się hologram z numerem legitymacji i oznaką Służby Więziennej;

3) wpisuje się pismem elektronicznym: numer legitymacji, numer służbowy Służby Więziennej - znak numeryczny zawierający trzycyfrowy kod jednostki organizacyjnej i trzycyfrowy kod funkcjonariusza, stopień Służby Więziennej, imię i nazwisko, stanowisko służbowe, nazwę jednostki organizacyjnej, w której funkcjonariusz pełni służbę, termin ważności legitymacji nie dłuższy niż 4 lata oraz nazwę organu wydającego i podpis funkcjonariusza wydającego legitymację.

2. Legitymacja może zawierać układ elektroniczny zbliżeniowy służący do identyfikacji funkcjonariusza.

§ 5.Funkcjonariusz jest obowiązany dbać o należyty stan legitymacji, w szczególności chronić ją przed utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem oraz posługiwać się nią podczas wykonywania czynności służbowych. Legitymacji nie wolno odstępować innej osobie i przesyłać w obrocie krajowym i zagranicznym.

§ 6.Legitymacja podlega wymianie w przypadku:

1) zmiany danych w niej umieszczonych lub wpisanych;

2) uszkodzenia lub zniszczenia;

3) upływu terminu ważności.

§ 7.1. Legitymacja podlega zwrotowi w przypadku:

1) zwolnienia funkcjonariusza ze służby w Służbie Więziennej;

2) wygaśnięcia stosunku służbowego funkcjonariusza.

2. W razie śmierci funkcjonariusza przełożony występuje do członków jego rodziny o zwrot legitymacji.

3. Zwrotu legitymacji dokonuje się w komórce organizacyjnej do spraw kadr jednostki organizacyjnej, w której funkcjonariusz pełnił służbę.

4. Przełożony może pozostawić legitymację:

1) funkcjonariuszowi, na jego pisemny wniosek, jeżeli nabył on uprawnienie do emerytury lub renty inwalidzkiej z tytułu inwalidztwa pozostającego w związku ze służbą;

2) najbliższemu członkowi rodziny zmarłego funkcjonariusza, na jego pisemny wniosek.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4, pozostawiona legitymacja podlega przedziurkowaniu w dwóch miejscach.

§ 8.1. W przypadku utraty legitymacji funkcjonariusz jest obowiązany:

1) zgłosić niezwłocznie fakt utraty legitymacji w najbliższym komisariacie Policji, jeżeli utrata legitymacji nastąpiła w wyniku przestępstwa popełnionego na jego szkodę;

2) zawiadomić niezwłocznie przełożonego, który wydał legitymację, i złożyć pisemny raport, podając w nim w szczególności datę, miejsce i okoliczności utraty legitymacji.

2. Legitymacja podlega unieważnieniu w przypadku jej utraty.

3. Przełożony, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 2-4, zawiadamia jednostki organizacyjne o unieważnieniu legitymacji utraconej przez podległego funkcjonariusza oraz przeprowadza postępowanie wyjaśniające w sprawie utraty legitymacji.

4. W zawiadomieniu o unieważnieniu legitymacji, o którym mowa w ust. 3, podaje się numer legitymacji, numer służbowy Służby Więziennej - znak numeryczny, o którym mowa w § 4 ust. 1 pkt 3, dzień utraty legitymacji oraz stanowisko służbowe i nazwę jednostki organizacyjnej, w której funkcjonariusz pełni służbę.

5. W przypadku odzyskania utraconej legitymacji funkcjonariusz jest obowiązany zwrócić ją przełożonemu. Przepis ust. 1 pkt 2 stosuje się odpowiednio.

§ 9.1. Druki legitymacji oraz hologramy z numerem legitymacji i oznaką Służby Więziennej przechowuje się w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób nieuprawnionych oraz zabezpieczający przed utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.

2. Druki legitymacji po upływie terminu ważności, wypełnione omyłkowo, uszkodzone, zniszczone lub zwrócone do przełożonego podlegają komisyjnemu zniszczeniu.

§ 10.1. Dokumentami uprawniającymi funkcjonariusza do świadczeń opieki zdrowotnej są dokumenty określone w przepisach odrębnych.

2. Przełożony lub upoważniony funkcjonariusz komórki organizacyjnej do spraw kadr jednostki organizacyjnej, na wniosek funkcjonariusza pełniącego służbę w tej jednostce, wydaje zaświadczenie potwierdzające opłacanie składek na ubezpieczenie zdrowotne.

3. Wzór zaświadczenia potwierdzającego opłacanie składek na ubezpieczenie zdrowotne określa załącznik nr 2 do rozporządzenia.

§ 11.Posiadana przez funkcjonariusza w dniu wejścia w życie rozporządzenia legitymacja zachowuje moc do czasu upływu terminu jej ważności.

§ 12.Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 12 miesięcy od dnia ogłoszenia.²⁾

Załącznik nr 1

WZÓR LEGITYMACJI SŁUŻBOWEJ FUNKCJONARIUSZA SŁUŻBY WIĘZIENNEJ

Załącznik nr 2