Na podstawie art. 17 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1.Materiały archiwalne zgromadzone w archiwach wyodrębnionych podporządkowanych Ministrowi Obrony Narodowej, ministrom właściwym do spraw: wewnętrznych, zagranicznych i finansów publicznych, Szefom: Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Agencji Wywiadu oraz Szefom Kancelarii: Sejmu, Senatu i Prezydenta są udostępniane przez:

1) umożliwienie zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami, w pomieszczeniach przystosowanych do swobodnego korzystania z materiałów;

2) przekazanie zainteresowanym informacji zawartych w materiałach archiwalnych w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytanie albo w postaci reprodukcji materiałów.

§ 2.1. Materiały archiwalne udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenia zainteresowanego podmiotu, zwanego dalej „zgłaszającym”.

2. Zgłoszenie powinno zawierać:

1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji - jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;

2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały archiwalne - jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna;

3) określenie materiałów archiwalnych lub tematu, których one dotyczą;

4) cel, dla jakiego mają być udostępnione materiały archiwalne;

5) proponowany sposób udostępnienia materiałów archiwalnych.

3. Do zgłoszenia załącza się upoważnienie dla osoby, o której mowa w ust. 2 pkt 1 i 2.

§ 3.1. Dokumentację dotyczącą osób fizycznych udostępnia się w pełnym zakresie tym osobom do celów własnych, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli, danych osobowych zawartych w tych materiałach lub informacji podlegających ograniczonemu dostępowi.

2. Dokumentacja, o której mowa w ust. 1, zawierająca chronione dane osobowe osób trzecich, jest udostępniana po anonimizacji tych danych.

§ 4.1. Udostępnienie materiałów archiwalnych zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową wymaga pisemnej zgody organu, o którym mowa w § 1.

2. Zgodę na udostępnienie materiałów, o których mowa w ust. 1, wydaje się na pisemny wniosek zainteresowanej osoby, zwanej dalej „wnioskodawcą”.

3. Wniosek powinien zawierać:

1) imię i nazwisko, nr PESEL oraz adres wnioskodawcy, który ubiega się o udostępnienie materiałów archiwalnych zawierających informacje niejawne;

2) określenie materiałów archiwalnych lub tematu, których one dotyczą;

3) cel wykorzystania materiałów archiwalnych - z uzasadnieniem;

4) tytuł uprawniający do uzyskania dostępu do informacji niejawnych.

4. Do wniosku, o którym mowa w ust. 2, załącza się kopię poświadczenia bezpieczeństwa wydanego przez właściwą służbę ochrony państwa lub pełnomocnika ochrony w rozumieniu ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631).

5. Materiały archiwalne zawierające informacje niejawne mogą być udostępnione wnioskodawcy w zakresie niezbędnym do osiągnięcia celu wyrażonego we wniosku, o którym mowa w ust. 3 pkt 3.

6. Materiały, o których mowa w ust. 1, udostępnia się w archiwach, w których są one przechowywane, wyłącznie przez bezpośredni wgląd w oryginały dokumentów lub ich kopie.

7. Fakt udostępnienia materiału archiwalnego zawierającego informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową podlega odnotowaniu w karcie zapoznania się z dokumentem.

§ 5.1. Udostępnianiu podlegają materiały archiwalne zewidencjonowane, dla których sporządzono środki ewidencyjno-informacyjne.

2. Oryginalne materiały archiwalne udostępnia się po nadaniu im paginacji lub foliacji.

3. Wymogi, o których mowa w ust. 2, stosuje się również do kserokopii i fotokopii dokumentów, jeżeli archiwum nie dysponuje oryginalnymi materiałami.

4. Podmioty korzystające z materiałów archiwalnych mają zapewniony dostęp do posiadanych przez archiwa środków ewidencyjno-informacyjnych, chyba że przepisy w zakresie ochrony informacji niejawnych oraz przepisy w zakresie ochrony danych osobowych stanowią inaczej.

§ 6.1. Osoba kierująca archiwum:

1) dokonuje, na podstawie informacji zawartych w zgłoszeniu lub wniosku, ogólnej oceny dopuszczalności udostępniania materiałów archiwalnych;

2) zaznacza brak zastrzeżeń odpowiednią adnotacją na zgłoszeniu lub na wniosku.

2. Organ, któremu jest podporządkowane archiwum, lub osoba przez niego upoważniona, odmawia udostępnienia w całości lub części wskazanych materiałów archiwalnych, jeżeli narusza to prawnie chronione interesy państwa i obywateli, dane osobowe zawarte w tych materiałach lub informacje podlegające ograniczonemu dostępowi. Stwierdzenie braku materiałów archiwalnych w zasobie archiwum nie stanowi odmowy.

3. Jeżeli przepisy prawa ograniczają dostęp do informacji wskazanych w zgłoszeniu lub wniosku, czynności, o których mowa w ust. 1, mogą być poprzedzone złożeniem przez zgłaszającego lub wnioskodawcę wyjaśnień lub oświadczeń albo udokumentowaniem uprawnień do zapoznania się z treścią żądanych materiałów archiwalnych.

4. W odniesieniu do informacji prawnie chronionych, zgłaszający lub wnioskodawca składa pisemne oświadczenie dotyczące sposobu i zakresu ich wykorzystania.

5. Jeżeli w korzystaniu z materiałów archiwalnych, udostępnianych odpowiednio do określonego zgłoszenia lub wniosku, nastąpi przerwa przekraczająca 6 miesięcy, ponowne wykorzystanie wymaga złożenia nowego zgłoszenia lub wniosku.

§ 7.Organ, któremu jest podporządkowane archiwum, lub osoba przez niego upoważniona może:

1) uzależnić udostępnienie żądanych materiałów archiwalnych od potwierdzenia faktu prowadzenia prac o wskazanej tematyce lub od przedłożenia przez zgłaszającego lub wnioskodawcę pisma polecającego właściwej w tym zakresie instytucji lub osoby;

2) udostępnić materiały archiwalne, z wyłączeniem lub ograniczeniem możliwości ich reprodukowania ze względu na:

a) zły stan fizyczny materiałów archiwalnych,

b) żądanie przez zgłaszającego lub wnioskodawcę materiałów archiwalnych zbędnych do prowadzenia prac, o których mowa w pkt 1;

3) ustalić maksymalną liczbę jednostek archiwalnych, jaka może być udostępniona jednej osobie w ciągu dnia, z uwzględnieniem wymogów bezpieczeństwa zasobu archiwalnego.

§ 8.1. Udostępnianie materiałów archiwalnych może zostać ograniczone ze względu na:

1) ich zły stan fizyczny;

2) brak środków ewidencyjno-informacyjnych;

3) potrzebę wykorzystania materiałów archiwalnych przez jednostkę organizacyjną przy wykonywaniu jej ustawowych zadań.

2. W przypadku ograniczenia, o którym mowa w ust. 1, organ, któremu jest podporządkowane archiwum, lub osoba przez niego upoważniona informuje o przyczynach ograniczenia zgłaszającego lub wnioskodawcę, wskazując równocześnie przybliżony termin udostępnienia materiałów archiwalnych.

3. Udostępnienie materiałów archiwalnych nie uprawnia zgłaszającego lub wnioskodawcy do samodzielnego ich reprodukowania.

§ 9.Materiały archiwalne udostępnia się po okazaniu przez zgłaszającego lub wnioskodawcę dokumentu potwierdzającego tożsamość.

§ 10.Zgoda na korzystanie z materiałów archiwalnych może zostać cofnięta, jeżeli zgłaszający lub wnioskodawca podejmie czynności zagrażające bezpieczeństwu i integralności udostępnionych materiałów archiwalnych.

§ 11.1. Udostępnianie materiałów archiwalnych jest bezpłatne, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. W przypadku ponoszenia przez archiwum dodatkowych kosztów związanych z udostępnianiem materiałów archiwalnych w postaci reprodukcji, archiwa pobierają od zgłaszającego lub wnioskodawcy opłatę w wysokości określonej w załączniku do rozporządzenia.

3. Zgłaszający lub wnioskodawca wnosi opłatę, o której mowa w ust. 2, przed udostępnieniem mu materiałów archiwalnych lub przed wydaniem zamówionych reprodukcji materiałów.

§ 12.[1] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów
z dnia 25 października 2005 r. (poz. 1847)

OPŁATY ZA UDOSTĘPNIANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH W POSTACI REPRODUKCJI

2) wykonanie fotokopii (czarno-białych) - za sztukę:

b) wykonanie negatywu fotografii materiału archiwalnego - 14 zł

Przy zamówieniu przekraczającym wykonanie 10 sztuk fotokopii - jest pobierana zaliczka w wysokości 50 % wartości zamówienia

3) mikrofilmowanie:

4) filmowanie - nie mniej niż 20 zł za jedną jednostkę archiwalną

5) fotografowanie - za sztukę formatu A4:

a) przy świetle dziennym - 20 zł

b) przy użyciu dodatkowego oświetlenia - 50 zł

Formaty większe niż A4 lub materiały archiwalne wielostronicowe - przelicza się jako wielokrotność formatu podstawowego

6) wykonanie nagrania z montażem na taśmie zamawiającego - 5 zł za minutę

7) reprodukcje dokumentów aktowych rejestrowane na nośnikach komputerowych - 15 zł za 1 MB obrazu

8) fotografie i inne dokumenty w formie plików cyfrowych:

a) o wielkości pliku nieprzekraczającej:

b) za każdy rozpoczęty MB obrazu powyżej wielkości, o których mowa w lit. a:

Standardowo skanowanie przeprowadzane jest w trybie RGB; zapis - format TIFF bez kompresji pliku

9) transfer danych na płyty CD-R (łącznie z kosztem płyty):

10) transfer danych na inne nośniki (bez opłaty za nośnik) - 0,25 zł za 1 MB