Na podstawie art. 23 ust. 3 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631) zarządza się, co następuje:

§ 1.[Oznaczenie materiału klauzulą tajności] 1. Oznaczenie materiału klauzulą tajności polega na umieszczeniu na nim klauzuli tajności.

2. Przyznaną klauzulę tajności nanosi się w sposób wyraźny i w pełnym jej brzmieniu.

3. Wprowadza się następujące oznaczenia klauzul tajności:

1) „00” – dla klauzuli „ściśle tajne”;

2) „0” – dla klauzuli „tajne”;

3) „Pf” – dla klauzuli „poufne”;

4) „Z” – dla klauzuli „zastrzeżone”.

§ 2.[Materiały zawierające informacje niejawne utrwalone na piśmie] 1. Materiały zawierające informacje niejawne utrwalone na piśmie, dalej zwane „pismem”, oznacza się w następujący sposób:

1) na pierwszej stronie pisma umieszcza się:

a) w lewym górnym rogu nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej,

b) w prawym górnym rogu, w kolejności pionowej:

– nazwę miejscowości i datę podpisania pisma,

– klauzulę tajności,

– numer egzemplarza pisma, a w przypadku gdy pismo sporządzono w jednym egzemplarzu napis „Egz. pojedynczy”,

– napis o treści: „podlega ochronie do ...”, jeżeli został określony krótszy niż wskazany w art. 25 ust. 3 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych okres ochrony informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową,

c) w lewym dolnym rogu numer, pod jakim pismo zostało zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

d) w prawym dolnym rogu klauzulę tajności oraz numer strony łamany przez liczbę stron całego pisma,

e) w przypadku pisma, któremu nadano bieg korespondencyjny dodatkowo:

– w lewym górnym rogu pod nazwą jednostki lub komórki organizacyjnej sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają się: literowe oznaczenia jednostki lub komórki organizacyjnej oraz numer, pod którym pismo zostało zarejestrowane w odpowiednim dzienniku, łamany przez rok lub dwie ostatnie cyfry roku, w którym pismo zostało sporządzone, poprzedzone cyframi: „00” – w przypadku pisma oznaczonego klauzulą „ściśle tajne”, cyfrą „0” – w przypadku pisma oznaczonego klauzulą „tajne”, literami „Pf” – w przypadku pisma oznaczonego klauzulą „poufne”, literą „Z” – w przypadku pisma oznaczonego klauzulą „zastrzeżone”, oddzielonymi od numeru rejestracyjnego myślnikiem, a także w zależności od potrzeb – inne oznaczenia ułatwiające ustalenie miejsca jego sporządzenia w jednostce lub komórce organizacyjnej nadawcy lub też przynależność pisma do określonej sprawy,

– w prawym górnym rogu pod numerem egzemplarza w kolejności pionowej: nazwę stanowiska adresata, imię i nazwisko oraz nazwę miejscowości, jednakże w przypadku wielu adresatów dopuszcza się umieszczenie jedynie adnotacji „adresaci według rozdzielnika”;

2) na kolejnych stronach pisma umieszcza się:

a) w prawym górnym rogu w kolejności pionowej:

– klauzulę tajności,

– numer egzemplarza pisma, a w przypadku sporządzenia go w jednym egzemplarzu napis „Egz. pojedynczy”,

b) w lewym dolnym rogu numer, pod jakim pismo zostało zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

c) w prawym dolnym rogu klauzulę tajności, numer strony łamany przez liczbę stron całego pisma;

3) na ostatniej stronie pisma umieszcza się:

a) w prawym górnym rogu w kolejności pionowej:

– klauzulę tajności,

– numer egzemplarza pisma, a w przypadku sporządzenia go w jednym egzemplarzu napis „Egz. pojedynczy”,

b) z lewej strony pod treścią:

– liczbę załączników, jeżeli są dołączone do pisma,

– klauzule tajności załączników wraz z numerami, pod jakimi zostały zarejestrowane w odpowiednim dzienniku,

– liczbę stron każdego załącznika,

– w przypadku gdy adresatowi wysyła się inną liczbę załączników, niż pozostawia w aktach, dodatkowo napis „tylko adresat” – jeżeli załączniki mają być przekazane adresatowi bez pozostawiania ich w aktach, oraz napis „do zwrotu” –jeżeli załączniki mają zostać zwrócone osobie podpisującej pismo,

c) z prawej strony pod treścią pisma i adnotacją o załącznikach w kolejności pionowej: stanowisko oraz imię i nazwisko osoby je podpisującej,

d) w lewym dolnym rogu w kolejności pionowej:

– liczbę wykonanych egzemplarzy,

– adresatów poszczególnych egzemplarzy pisma lub adnotację „Adresaci według rozdzielnika”,

– nazwisko lub inne dane identyfikujące sporządzającego i wykonawcę,

– numer, pod jakim pismo zostało zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

e) w prawym dolnym rogu klauzulę tajności oraz numer strony łamany przez liczbę stron całego pisma.

2. W przypadku pisma, któremu nadano bieg korespondencyjny, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu pod numerem egzemplarza można zamieścić dyspozycję dla adresata o treści:

1) „udzielanie informacji tylko za pisemną zgodą nadawcy”;

2) „kopiowanie tylko za pisemną zgodą nadawcy”;

3) „odpis tylko za pisemną zgodą nadawcy”;

4) „kopiowanie stron ... tylko za pisemną zgodą nadawcy”;

5) „odpis od ... do ... tylko za pisemną zgodą nadawcy”;

6) „wypis (wyciąg) od ... do ... tylko za pisemną zgodą nadawcy”.

§ 3.[Pisma stanowiące załączniki] 1. Na pismach stanowiących załączniki, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu umieszcza się dodatkowo napis: „Załącznik nr ... do pisma nr ... z dnia ...”.

2. Napis, o którym mowa w ust. 1, zamieszcza się – w miarę możliwości – na innych niż pismo materiałach.

3. Jeżeli przy piśmie przewodnim przesyła się załączniki oznaczone różnymi klauzulami tajności, to:

1) klauzula pisma przewodniego lub dokumentu uwzględnia klauzulę załącznika o najwyższym stopniu tajności;

2) na piśmie przewodnim zamieszcza się dyspozycję co do klauzuli tajności pisma po trwałym odłączeniu załączników; na każdej stronie pod numerem egzemplarza zamieszcza się napis: „... (nazwa klauzuli tajności) po odłączeniu załączników” lub „jawne po odłączeniu załączników”.

4. Na piśmie przewodnim, o którym mowa w ust. 3, jeżeli jego treść jest jawna, nie umieszcza się numeru według dziennika ewidencji wykonanych dokumentów, a przy jego rejestracji, w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi” dziennika korespondencyjnego, należy wpisać adnotację „pismo przewodnie jawne”.

§ 4.[Materiały inne niż pismo] 1. Na materiałach innych niż pismo, klauzulę tajności i sygnaturę literowo-cyfrową umieszcza się przez ostemplowanie, nadrukowanie, wpisanie odręczne, trwałe dołączenie metek, nalepek, kalkomanii lub w inny widoczny sposób, bezpośrednio, a jeżeli to nie jest możliwe – na ich obudowie lub opakowaniu.

2. Utrwalanie informacji niejawnych w formie dźwięku lub obrazu powinno być poprzedzone i kończyć się informacją o nadanej klauzuli tajności, o ile istnieją takie możliwości techniczne.

§ 5.[Trwale oprawione zbiory dokumentów, rejestry, książki, broszury i reprodukcje] Na trwale oprawionych zbiorach dokumentów, rejestrach, książkach, broszurach i reprodukcjach klauzule tajności umieszcza się po prawej stronie na górze i dole zewnętrznych ścianek okładki oraz – jeżeli jest – na stronie tytułowej.

§ 6.[Zniesienie lub zmiana klauzuli tajności] 1. Na pismach zawierających informacje niejawne, wobec których zniesiono przyznaną klauzulę tajności lub minął ustawowy okres ochrony lub ustanowiony przez osobę, o której mowa w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych:

1) skreśla się klauzulę tajności na każdej stronie w prawym górnym i dolnym rogu;

2) na pierwszej stronie nad skreśloną klauzulą tajności w prawym górnym rogu umieszcza się dodatkowo napis „Jawne” oraz datę, imię, nazwisko i podpis osoby dokonującej tych adnotacji.

2. Na pismach zawierających informacje niejawne, wobec których zmieniono przyznaną klauzulę tajności:

1) na każdej stronie w prawym górnym i dolnym rogu skreśla się dotychczasowe klauzule tajności;

2) nad skreślonymi klauzulami tajności umieszcza się nowe klauzule tajności;

3) na pierwszej stronie nad skreśloną klauzulą tajności w prawym górnym rogu umieszcza się datę, imię, nazwisko i podpis osoby dokonującej tych adnotacji.

3. Na pismach zawierających informacje niejawne, których okres ochrony uległ skróceniu lub przedłużeniu, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu nad klauzulą tajności umieszcza się odpowiednio napis: „Skrócono okres ochrony do dnia ...” albo „Przedłużono okres ochrony do dnia ...”, a także datę, imię i nazwisko oraz podpis osoby dokonującej tych adnotacji.

4. Skreśleń i adnotacji, o których mowa w ust. 1–3, dokonuje odpowiednio kierownik kancelarii lub kierownik archiwum lub inne upoważnione osoby.

5. Skreślenia klauzul tajności oraz adnotacji, o których mowa w ust. 1 i 2, dokonuje się kolorem czerwonym, w sposób czytelny. Wycieranie, wywabianie lub zamazywanie klauzuli tajności i dokonanych zmian jest niedozwolone.

6. W stosunku do pism znajdujących się w zbiorach dokumentów zawierających informacje niejawne, wobec których minął ustanowiony okres ochrony, czynności, o których mowa w ust. 1–5, można dokonać najpóźniej w przypadku ich udostępniania lub przekazywania osobom spoza jednostki lub komórki organizacyjnej.

7. W stosunku do materiałów, o których mowa w § 4 i 5, przepisy ust. 1–5 stosuje się odpowiednio, uwzględniając sposób oznakowania tych materiałów.

§ 7.[Kopie, odpisy, wypisy, wyciągi lub tłumaczenia pism] 1. Na kopiach, odpisach, wypisach, wyciągach lub tłumaczeniach pism umieszcza się:

1) na wszystkich stronach w prawym górnym rogu odpowiednio napis: „Kopia”, „Odpis”, „Wypis”, „Wyciąg” lub „Tłumaczenie z języka – (nazwa języka) – (imię i nazwisko tłumacza)”;

2) na pierwszej stronie dodatkowo numer, pod jakim zostały zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, numer egzemplarza wykonanej kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia;

3) na ostatniej stronie dodatkowo napis „Za zgodność” i odcisk tuszowej pieczęci urzędowej z nazwą jednostki lub komórki organizacyjnej (numerem jednostki wojskowej), w której sporządzono kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie.

2. Zgodność z oryginałem kopii, odpisu, wypisu lub wyciągu potwierdza podpisem kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej albo inna osoba przez niego upoważniona, a tłumaczenia – osoba dokonująca tłumaczenia.

3. Fakt sporządzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia odnotowuje się na dokumencie, z którego sporządzono kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie, przez odcisk pieczęci lub umieszczenie adnotacji informującej o:

1) nazwie jednostki lub komórki organizacyjnej, w której sporządzono kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie;

2) liczbie egzemplarzy sporządzonych kopii, odpisów, wypisów, wyciągów lub tłumaczeń;

3) dacie sporządzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia;

4) numerze, pod jakim kopia, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie zostały zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów.

4. Adnotacje, o których mowa w ust. 3 pkt 1–3, wpisuje się przed wykonaniem kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia, natomiast numer, pod jakim zostały zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, nanosi się po wykonaniu kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia.

5. W przypadku wykonywania kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia materiałów archiwalnych zgromadzonych w archiwach państwowych oraz archiwach państwowych wyodrębnionych, nie dokonuje się czynności, o których mowa w ust. 3, z tym że do materiałów dołącza się kartę informacyjną, na której każdorazowo umieszcza się informację o wykonaniu kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia. Napis na karcie powinien zawierać adnotacje, o których mowa w ust. 3.

§ 8.[Wejście w życie] [1] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.¹⁾