Na podstawie art. 149 ust. 3 ustawy z dnia 12 września 1990 r. o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 65, poz. 385, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1.Uczelnia zakłada teczkę akt osobowych studenta, w której przechowuje się:

1) dokumenty wymagane od kandydata na studia, w tym:

a) oryginał lub odpis świadectwa dojrzałości, a w przypadku kandydata na uzupełniające studia magisterskie również odpis lub poświadczoną przez uczelnię fotokopię dyplomu ukończenia studiów wyższych,

b) ankietę osobową, zawierającą imię (imiona) i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, nr PESEL, a w przypadku jego braku inny numer ewidencyjny, adres zamieszkania z określeniem rodzaju miejscowości (miasto/wieś), adres do korespondencji oraz informację o podstawowym źródle utrzymania rodziny kandydata na studia,

c) poświadczoną przez uczelnię fotokopię dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość kandydata na studia,

d) aktualną fotografię kandydata, zgodną z wymaganiami stosowanymi przy wydawaniu dowodów osobistych;

2) dokumenty postępowania kwalifikacyjnego przy przyjęciu na I rok studiów, stanowiące podstawę do podjęcia decyzji o przyjęciu na studia;

3) kopię decyzji o przyjęciu na studia oraz oryginał potwierdzenia jej doręczenia;

4) podpisany przez studenta akt ślubowania;

5) karty okresowych osiągnięć studenta;

6) decyzje władz uczelni dotyczące przebiegu studiów, w szczególności: udzielonych urlopów, zgód na powtarzanie roku, skreślenia z listy studentów, a także nagród, wyróżnień i kar dyscyplinarnych;

7) dokumenty dotyczące przyznania studentowi pomocy materialnej;

8) jeden egzemplarz pracy dyplomowej;

9) recenzję (recenzje) pracy dyplomowej;

10) protokół egzaminu dyplomowego;

11) dyplom ukończenia studiów - egzemplarz do akt;

12) potwierdzenie odbioru legitymacji studenckiej i indeksu;

13) potwierdzenie odbioru dyplomu i jego odpisu przez osobę odbierającą dyplom.

§ 2.1. W przypadku przeniesienia się studenta do innej uczelni dokumenty dotyczące przebiegu studiów przesyła się na wniosek uczelni, do której student się przeniósł.

2. W uczelni, którą student opuścił, pozostaje kopia pisma towarzysząca przesłanym dokumentom, wraz z ich wykazem.

§ 3.Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa bez bliższego określenia o legitymacji studenckiej, należy przez to rozumieć również elektroniczną legitymację studencką.

§ 4.1. Po immatrykulacji student otrzymuje:

1) indeks, którego wzór jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia;

2) legitymację studencką, której wzór jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia, albo

3) elektroniczną legitymację studencką, której wzór jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia.

2. Legitymacja studencka jest dokumentem poświadczającym status studenta.

3. Ważność legitymacji studenckiej potwierdza się co semestr przez umieszczenie daty ważności i okrągłej pieczęci z godłem państwa, a elektronicznej legitymacji studenckiej przez umieszczenie w kolejno oznaczonych polach hologramu, którego wzór jest określony w załączniku nr 4 do rozporządzenia.

4. Za zgodą uczelni elektroniczna legitymacja studencka może być używana w szczególności jako: karta dostępu do biblioteki, karta dostępu do urządzeń technicznych i laboratoriów.

5. W przypadku zniszczenia lub utraty legitymacji studenckiej student jest obowiązany do niezwłocznego zawiadomienia uczelni.

6. Uczelnia ma obowiązek zachowania szczególnych zasad bezpieczeństwa systemu wydawania i użytkowania legitymacji studenckiej. Uczelnia ponosi odpowiedzialność za bezpieczeństwo informacji zamieszczonych w legitymacji studenckiej.

7. Prawo do posiadania legitymacji studenckiej mają studenci do dnia ukończenia studiów, zawieszenia w prawach studenta lub skreślenia z listy studentów. Student, który utracił prawo do posiadania legitymacji studenckiej, obowiązany jest zwrócić ją uczelni.

8. Indeks stanowi własność studenta. Wydanie indeksu i legitymacji odnotowuje się w rejestrze wydanych indeksów i legitymacji, w którym wpisuje się: imię (imiona) i nazwisko studenta, któremu wydano indeks i legitymację, numer albumu oraz datę wydania dokumentów. Rejestr może być prowadzony w formie elektronicznej.

9. W przypadku studiowania na więcej niż jednym kierunku lub kontynuowania studiów na uzupełniających studiach magisterskich student otrzymuje odrębny indeks.

§ 5.1. Uczelnia prowadzi album studentów. Album może być prowadzony w formie elektronicznej.

2. Studentowi nadaje się kolejny w ramach uczelni numer albumu. Numer albumu przypisany jest studentowi na wszystkich kierunkach i poziomach studiów realizowanych przez studenta w tej uczelni.

3. Do albumu wpisuje się: numer albumu, datę rozpoczęcia studiów, imię (imiona) i nazwisko oraz datę i miejsce urodzenia studenta, nr PESEL, a w przypadku jego braku inny numer ewidencyjny, imiona rodziców, informacje dotyczące świadectwa dojrzałości lub dyplomu ukończenia studiów wyższych (nazwa szkoły, okręgowej komisji egzaminacyjnej lub uczelni, numer oraz data i miejsce wystawienia), nazwę wydziału i kierunku studiów oraz rok studiów, na który student został przyjęty. Po opuszczeniu przez studenta uczelni w albumie wpisuje się datę i przyczynę opuszczenia.

4. Numer albumu wpisuje się w indeksie studenta i jego legitymacji studenckiej. Numerem albumu oznacza się teczkę akt osobowych studenta.

§ 6.1. Przebieg studiów jest dokumentowany w:

1) protokołach zaliczenia przedmiotu, zawierających: nazwę przedmiotu, którego dotyczy zaliczenie lub egzamin, imiona i nazwiska studentów, numery albumów, oceny, datę i podpis osoby zaliczającej lub przeprowadzającej egzamin;

2) kartach okresowych osiągnięć, o których mowa w § 1 pkt 5, zawierających: imię (imiona) i nazwisko studenta, numer albumu, nazwy przedmiotów, które student zaliczył w okresie zaliczeniowym, określenie formy zaliczenia, uzyskane oceny oraz liczbę punktów, zgodnie z Europejskim Systemem Transferu i Akumulacji Punktów (ECTS), daty i podpisy osób egzaminujących i zaliczających poszczególne przedmioty oraz podpis dziekana lub kierownika jednostki organizacyjnej uczelni, dokonującego wpisu na kolejny rok (semestr) studiów;

3) indeksie studenta.

2. Do dokumentacji przebiegu studiów zalicza się pracę dyplomową. Pracę dyplomową składa się w formie określonej w regulaminie studiów. Egzemplarz pracy dyplomowej w formie elektronicznej oraz teczkę akt osobowych studenta przechowuje się w archiwum uczelni.

3. Na kierunkach artystycznych, oprócz dokumentacji wymienionej w ust. 1 i 2, może być także prowadzona dodatkowo, zgodnie z regulaminem studiów, inna dokumentacja, wynikająca ze specyfiki studiów.

4. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, ich odpisy lub wyciągi, w zakresie, w jakim dotyczą studenta lub absolwenta, mogą być wydane studentowi lub absolwentowi, na jego wniosek, upoważnionej osobie do rąk własnych lub wysłane pocztą, za zwrotnym poświadczeniem odbioru.

5. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 4, powinno zawierać potwierdzenie autentyczności podpisu osoby upoważniającej, dokonane w szczególności przez uczelnię lub notariusza.

§ 7.1. Zakończenie studiów odnotowuje się w:

1) indeksie;

2) protokole egzaminu dyplomowego;

3) albumie studentów;

4) księdze dyplomów.

2. Z przeprowadzonego egzaminu dyplomowego sporządza się protokół egzaminu dyplomowego, zawierający: datę egzaminu, imię (imiona) i nazwisko studenta, numer albumu, skład i podpisy członków komisji egzaminacyjnej, treść zadanych pytań i uzyskane oceny, średnią ocen uzyskaną w okresie studiów, tytuł i ocenę pracy dyplomowej, ocenę egzaminu dyplomowego, ostateczny wynik studiów oraz uzyskany tytuł zawodowy.

3. Uczelnia prowadzi księgę dyplomów. Do księgi dyplomów wpisuje się: liczbę porządkową stanowiącą numer dyplomu, numer albumu, imię (imiona) i nazwisko studenta, rok urodzenia, datę rozpoczęcia studiów (immatrykulacji), nazwę wydziału i kierunku studiów, datę złożenia egzaminu dyplomowego, tytuł zawodowy.

§ 8.1. W terminie 30 dni od dnia złożenia egzaminu dyplomowego uczelnia sporządza i wydaje absolwentowi dyplom ukończenia studiów i dwa odpisy oraz dokonuje wpisu do księgi dyplomów.

2. W przypadku ukończenia kierunku lekarskiego, lekarsko-dentystycznego oraz kierunku weterynaria termin, o którym mowa w ust. 1, liczy się od dnia złożenia ostatniego wymaganego egzaminu, a w przypadku ukończenia kierunku farmacja od dnia uzyskania zaliczenia ostatnich praktyk.

3. Na wniosek absolwenta uczelnia wydaje dodatkowy odpis dyplomu w tłumaczeniu na jeden z następujących języków obcych: angielski, francuski, hiszpański, niemiecki, rosyjski.

4. Przepisy § 6 ust. 4 i 5 stosuje się odpowiednio do wydawania dyplomu ukończenia studiów.

§ 9.1. W przypadku utraty oryginału dyplomu absolwent może wystąpić do uczelni, która dyplom wydała, z pisemnym wnioskiem o wydanie jego duplikatu.

2. Uczelnia wystawia duplikat dyplomu na podstawie posiadanych dokumentów.

3. Duplikat wystawia się na oryginale druku dyplomu, według wzoru obowiązującego w okresie wystawienia oryginału dyplomu, bez fotografii. Na stronie 2, lewej wewnętrznej, u góry należy umieścić wyraz: „Duplikat” oraz datę wydania duplikatu. Duplikat podpisuje rektor. Pieczęć imienna rektora powinna być czytelna.

4. Jeżeli uczelnia posiada dokumentację przebiegu studiów, a brak jest druku według wzoru dyplomu obowiązującego w danym czasie, duplikat wystawia się na przygotowanym przez uczelnię formularzu zgodnym z treścią oryginału dyplomu.

5. Informację o wydaniu duplikatu dyplomu umieszcza się w teczce akt osobowych studenta oraz odnotowuje w księdze dyplomów.

6. Duplikat ma moc oryginału i może być wystawiany ponownie.

§ 10.1. Przepisy § 9 stosuje się odpowiednio przy sporządzaniu duplikatów innych dokumentów dotyczących studiów.

2. Duplikat legitymacji studenckiej wystawia się z fotografią.

3. Wydanie duplikatu elektronicznej legitymacji studenckiej rejestruje się również w formie elektronicznej, oznaczając numerem albumu oraz dodając kolejne litery alfabetu, odpowiednio: b, c, d oraz dalsze. Literą a oznacza się zawsze oryginał legitymacji.

4. Duplikat indeksu uczelnia sporządza wyłącznie na podstawie protokołów i kart okresowych osiągnięć studenta.

§ 11.1. Uczelnia może dokonywać sprostowań w indeksie, albumie studentów lub w księdze dyplomów na wniosek studenta, absolwenta albo z urzędu.

2. Sprostowań dokonuje się na podstawie odpowiedniego dokumentu przez skreślenie nieprawidłowego zapisu i wpisanie nad skreślonymi wyrazami właściwych danych. Na końcu dokumentu należy umieścić adnotację: „Dokonano sprostowania”, podpis osoby upoważnionej do wystawiania określonego dokumentu, datę i pieczęć urzędową. W przypadku dokonywania sprostowania w dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej, zachowuje się w niej informacje o dokonanym sprostowaniu, dacie i osobie, która dokonała sprostowania.

3. Informację o dokonanym sprostowaniu umieszcza się w teczce akt osobowych studenta.

4. Nie dokonuje się sprostowań w treści legitymacji studenckiej, dyplomu oraz innego dokumentu potwierdzającego uzyskane wykształcenie. Legitymacja studencka, dyplom oraz inny dokument potwierdzający uzyskane wykształcenie zawierające błędy lub omyłki podlegają wymianie.

§ 12.1. Po ukończeniu studiów nie dokonuje się zmiany imienia (imion) lub nazwiska absolwenta w jego dyplomie i dokumentach, o których mowa w § 6 ust. 1, chyba że zmiana imienia (imion) i nazwiska nastąpiła na podstawie decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu wydanego w postępowaniu w sprawie zmiany płci. W tych przypadkach wydaje się dyplom na nowe imię (imiona) lub nazwisko, a jeżeli jego wydanie nie jest możliwe - duplikat dyplomu, po przedstawieniu decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu i za zwrotem dyplomu wydanego na poprzednie imię (imiona) lub nazwisko.

2. W przypadku gdy zmiana imienia (imion) lub nazwiska nastąpiła przed ukończeniem studiów, dokumenty, o których mowa w § 6 ust. 1, z wyjątkiem indeksu, wystawia się na nowe imię (imiona) lub nazwisko. W indeksie należy przekreślić dotychczasowe imię (imiona) lub nazwisko i nad nim wpisać nowe kolorem czerwonym; na dole strony należy umieścić adnotację: „Dokonano zmiany imienia (imion)/nazwiska”, datę i podpis dziekana lub osoby upoważnionej do podpisywania indeksów. Nowe imię (imiona) lub nazwisko może być wpisane na podstawie odpisu aktu małżeństwa, decyzji administracyjnej o zmianie imienia lub nazwiska albo orzeczenia sądu.

§ 13.1. Dokumenty wydawane przez uczelnię przeznaczone do obrotu prawnego z zagranicą są legalizowane.

2. Legalizacja polega na umieszczeniu na dokumencie:

1) klauzuli w brzmieniu: „Stwierdza się autentyczność dokumentu”;

2) podpisu osoby upoważnionej do legalizacji dokumentu;

3) pieczęci urzędowej;

4) nazwy miejscowości i daty.

3. Do legalizacji przedstawia się oryginały dokumentów. Dokumenty wielostronicowe powinny być zszyte i w miejscach zszycia opieczętowane pieczęcią urzędową uczelni, która je wydała, w sposób uniemożliwiający wymianę kart dokumentu.

§ 14.1. Dyplomy ukończenia studiów, zaświadczenia o ukończeniu studiów oraz wydane przez uczelnie dokumenty potwierdzające ukończenie studiów podyplomowych legalizuje urząd obsługujący ministra nadzorującego uczelnię, która wydała dokument.

2. Dokumenty niewymienione w ust. 1 legalizuje uczelnia, która je wydała.

§ 15.1. Uczelnie przekazują do urzędu obsługującego ministra nadzorującego uczelnię oraz ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego wykazy osób upoważnionych do podpisywania dokumentów, o których mowa w § 14 ust. 1, wzory ich podpisów oraz wzory pieczęci urzędowych.

2. W przypadku zmiany osoby upoważnionej do podpisywania dokumentów należy niezwłocznie uaktualnić wykaz, o którym mowa w ust. 1.

§ 16.1. Uczelnia pobiera opłaty za wydanie:

1) legitymacji studenckiej i jej duplikatu;

2) indeksu i jego duplikatu;

3) dyplomu ukończenia studiów, jego duplikatu oraz dodatkowego odpisu dyplomu w tłumaczeniu na język obcy;

4) dokumentu stwierdzającego ukończenie studiów podyplomowych i jego duplikatu.

2. Opłatę za dokumenty wymienione w ust. 1 pobiera uczelnia w wysokości zgodnej z poniesionymi kosztami ich wykonania, nie wyższej jednak niż:

1) za wydanie legitymacji studenckiej 5 zł;

2) za wydanie elektronicznej legitymacji studenckiej 17 zł;

3) za wydanie indeksu 4 zł;

4) za wydanie dyplomu ukończenia studiów 60 zł;

5) za wydanie dokumentu stwierdzającego ukończenie studiów podyplomowych 30 zł;

6) za wydanie dodatkowego odpisu dyplomu w tłumaczeniu na język obcy 40 zł.

3. Za wydanie duplikatu dokumentu pobiera się opłatę o połowę wyższą niż za wydanie oryginału.

4. Wysokość opłat i sposób ich pobierania ogłasza rektor w sposób ustalony w uczelni.

5. Wysokość opłat skarbowych za legalizację dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą określają odrębne przepisy.

6. Dziekan może zwolnić studenta z opłat, o których mowa w ust. 2 i 3.

§ 17.1. W przypadku nieprzyjęcia kandydata na I rok studiów uczelnia zwraca kandydatowi złożone przez niego dokumenty, a także prace wstępne, jeżeli zakres egzaminów wstępnych przewiduje złożenie takich prac.

2. Uczelnia przechowuje przez dwa lata kopie dokumentów kandydatów nieprzyjętych na I rok studiów wraz z kopią pisma, przy którym zwrócono kandydatowi złożone oryginały dokumentów, o których mowa w § 1 pkt 1 i 2.

§ 18.Indeksy i legitymacje studenckie mogą być wydawane na blankietach według dotychczasowych wzorów do wyczerpania ich zapasów, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2006 r.

§ 19.Traci moc rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 20 września 2000 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz. U. Nr 81, poz. 907 oraz z 2001 r. Nr 5, poz. 50).

§ 20.[1] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia.

Załączniki do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu
z dnia 18 lipca 2005 r. (poz. 1233)

Załącznik nr 1

WZÓR INDEKSU

Załącznik nr 2

WZÓR LEGITYMACJI STUDENCKIEJ

Załącznik nr 3

WZÓR ELEKTRONICZNEJ LEGITYMACJI STUDENCKIEJ

Załącznik nr 4

WZÓR HOLOGRAMU