Na podstawie art. 23 ust. 3 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. Nr 64, poz. 593, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1.Rozporządzenie określa standardy wymagań homologacyjnych i tryb homologacji systemów informatycznych stosowanych w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej.

§ 2.Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1) okresie przejściowym - rozumie się przez to okres rozpoczynający się od dnia ogłoszenia obowiązującej wersji wymagań homologacyjnych do dnia wskazanego w tym ogłoszeniu, w którym dopuszcza się użytkowanie systemów informatycznych zgodnych z wersją wymagań homologacyjnych obowiązującą przed dniem ogłoszenia;

2) poziomie organizacyjnym - rozumie się przez to odpowiednio gminę, powiat, wojewodę, samorząd województwa oraz ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego, zwanego dalej „ministrem”;

3) producencie - rozumie się przez to przedsiębiorcę w rozumieniu ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz. 1807 i Nr 281, poz. 2777 oraz z 2005 r. Nr 33, poz. 289 i Nr 94, poz. 788), posiadającego wszelkie prawa autorskie do systemu informatycznego;

4) siedzibie przedsiębiorcy - rozumie się przez to również miejsce zamieszkania przedsiębiorcy - osoby fizycznej;

5) systemie informatycznym - rozumie się przez to oprogramowanie aplikacyjne wraz z warunkami technologicznymi określającymi sposób jego użytkowania, stosowane w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej;

6) terminie dostosowawczym - rozumie się przez to termin, do którego producenci są obowiązani zgłosić system informatyczny do procedury homologacji;

7) ustawie - rozumie się przez to ustawę z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej;

8) wymaganiach homologacyjnych - rozumie się przez to warunki, które musi spełnić wytworzony przez producenta system informatyczny w celu uzyskania świadectwa homologacji.

§ 3.1. Homologacja systemów informatycznych polega na stwierdzeniu przez ministra ich zgodności z obowiązującą wersją wymagań homologacyjnych.

2. Stwierdzenie zgodności systemu informatycznego z obowiązującą wersją wymagań homologacyjnych następuje w świadectwie homologacji wydanym przez ministra, po przeprowadzeniu testu homologacyjnego.

§ 4.Procedurą homologacji jest objęte oprogramowanie aplikacyjne wytwarzane przez producentów, wspomagające realizację zadań pomocy społecznej określonych w ustawie, zastosowane przy gromadzeniu informacji statystycznych oraz do sporządzania sprawozdań o osobach i rodzinach korzystających z pomocy społecznej, a także rodzajach i zakresie przyznawanych świadczeń.

§ 5.Standard wymagań homologacyjnych obejmuje:

1) opis struktury i działania systemu informatycznego;

2) standardy stosowane przez system informatyczny;

3) normy spełniane przez system informatyczny;

4) zakres i strukturę danych przetwarzanych i gromadzonych przez system informatyczny;

5) stosowane protokoły i zakres wymiany danych;

6) opis wymagań technicznych i komunikacyjnych oraz opis wymagań na bazy danych i opis wymagań dla platformy systemowej;

7) określenie platformy sprzętowej i systemowej będącej standardową instalacją dla przeprowadzenia testów homologacyjnych;

8) opis koniecznego poziomu niezawodności i wydajności systemu informatycznego;

9) opis niezbędnego poziomu bezpieczeństwa danych;

10) opis zasad obsługi sytuacji wyjątkowych;

11) opis wymagań na utrzymanie elementów systemu informatycznego;

12) wykaz niezbędnej dokumentacji.

§ 6.Minister ogłasza w prasie o zasięgu ogólnokrajowym i w Biuletynie Informacji Publicznej informacje o:

1) obowiązującej wersji wymagań homologacyjnych;

2) terminie dostosowawczym;

3) okresie przejściowym;

4) sposobie pozyskania dokumentacji obowiązującej wersji wymagań homologacyjnych.

§ 7.1. Zgłoszenie systemu informatycznego do homologacji następuje na wniosek producenta.

2. Wniosek zawiera:

1) nazwę producenta i adres jego siedziby;

2) imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby wyznaczonej do kontaktów w czasie procedury homologacji;

3) określenie poziomów organizacyjnych, na jakich system informatyczny będzie homologowany, oznaczanych w następujący sposób:

a) OPS - w przypadku oprogramowania wspomagającego realizację zadań pomocy społecznej przez gminy,

b) PCPR - w przypadku oprogramowania wspomagającego realizację zadań pomocy społecznej przez powiaty,

c) MOPR- w przypadku oprogramowania wspomagającego realizację połączonych funkcjonalnie zadań pomocy społecznej, w odniesieniu do gminy i powiatu przez miasta na prawach powiatu,

d) ROPS - w przypadku oprogramowania wspomagającego realizację zadań pomocy społecznej przez samorząd województwa,

e) WPS - w przypadku oprogramowania wspomagającego realizację zadań pomocy społecznej przez wojewodę,

f) ZS - w przypadku oprogramowania wspomagającego realizację zadań pomocy społecznej przez ministra;

4) oznaczenie nazwy i numeru wersji systemu informatycznego;

5) określenie platformy sprzętowej i systemowej systemu informatycznego w przypadku platformy sprzętowej lub systemowej systemu informatycznego innej niż określona w wymaganiach homologacyjnych.

3. Numer wersji systemu informatycznego, o którym mowa w ust. 2 pkt 4, tworzy się w następujący sposób:

1) dla OPS w wersji „O-k-y-xx”,

2) dla PCPR w wersji „P-k-y-xx”,

3) dla MOPR w wersji „M-k-y-xx”,

4) dla ROPS w wersji „R-k-y-xx”,

5) dla WPS w wersji „W-k-y-xx”,

6) dla ZS w wersji „ZS-k-y-xx”,

gdzie:

a) przez „k” należy rozumieć numer obowiązującej wersji wymagań homologacyjnych, które spełnia dany system informatyczny,

b) przez „y” należy rozumieć numer wersji systemu informatycznego danego producenta,

c) przez „xx” należy rozumieć numer kolejny aktualizacji wersji systemu informatycznego.

4. Do wniosku dołącza się:

1) dokumentację systemu informatycznego;

2) oświadczenie o:

a) spełnianiu przez system informatyczny obowiązującej wersji wymagań homologacyjnych,

b) posiadaniu wszelkich praw autorskich do systemu informatycznego;

3) odpis lub wyciąg z rejestru przedsiębiorców lub z Ewidencji Działalności Gospodarczej wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem złożenia wniosku.

5. Dokumentację systemu informatycznego składa się na piśmie w dwóch egzemplarzach oraz w postaci elektronicznej.

6. W przypadku posiadania zainstalowanej wersji systemu informatycznego wspierającego realizację zadań w zakresie pomocy społecznej do wniosku dołącza się ponadto:

1) spis aktualnie posiadanych instalacji systemu informatycznego zgłoszonego do homologacji;

2) opis procedur postępowania związanych ze zmianą wersji zainstalowanego systemu informatycznego na wersję systemu informatycznego zgłoszonego do homologacji.

§ 8.W przypadku gdy złożony wniosek nie spełnia wymogów, o których mowa w § 7 ust. 2-6, wzywa się producenta do usunięcia braków, z zastrzeżeniem że nieusunięcie braków w terminie 7 dni od otrzymania zawiadomienia skutkuje pozostawieniem wniosku bez rozpoznania.

§ 9.1. Oświadczenia i zawiadomienia składane przez producentów w trakcie procedury homologacji wymagają formy pisemnej.

2. Oświadczenia oraz zawiadomienia przekazywane przez producenta za pomocą teleksu, poczty elektronicznej lub telefaksu uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu i została niezwłocznie potwierdzona na piśmie.

§ 10.1. Procedurę homologacji systemu informatycznego przeprowadza się w kolejności wpływu wniosków do urzędu obsługującego ministra.

2. Pierwszeństwo w przeprowadzeniu procedury homologacji przysługuje tym producentom, którzy zgłaszają do procedury homologacji system informatyczny w terminie dostosowawczym.

3. Data złożenia wniosku w placówce pocztowej operatora publicznego albo w urzędzie konsularnym oznacza datę złożenia wniosku w urzędzie obsługującym ministra.

§ 11.1. W celu stwierdzenia zgodności systemu informatycznego z wymaganiami homologacyjnymi dokonuje się przeglądu dokumentacji systemu informatycznego.

2. Po dokonaniu przeglądu, o którym mowa w ust. 1, sporządza się raport z przeglądu, który niezwłocznie przekazuje się producentowi.

3. Producent w terminie 7 dni od dnia otrzymania raportu z przeglądu może zgłosić umotywowane zastrzeżenia do wniosków w nim zawartych, w szczególności dotyczących niespełniania wymagań homologacyjnych.

4. Niezgłoszenie zastrzeżeń w terminie, o którym mowa w ust. 3, oznacza potwierdzenie wniosków zawartych w raporcie z przeglądu.

5. W przypadku gdy zastrzeżenia producenta nie zostaną uwzględnione, minister wzywa go do przedłożenia dokumentacji spełniającej wymagania homologacyjne w terminie 30 dni od dnia wezwania, informując jednocześnie, iż w przypadku nieprzedłożenia dokumentacji w tym terminie minister wyda decyzję o odmowie wydania świadectwa homologacji.

6. W przypadku gdy dostarczona w terminie, o którym mowa w ust. 5, dokumentacja nie spełnia wymagań homologacyjnych, minister wydaje decyzję o odmowie wydania świadectwa homologacji.

§ 12.1. Producenta zawiadamia się na piśmie o przeprowadzeniu testu homologacyjnego.

2. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, określa:

1) termin rozpoczęcia instalacji systemu informatycznego przez producenta w celu przeprowadzenia testu homologacyjnego;

2) adres miejsca instalacji systemu informatycznego przez producenta w celu przeprowadzenia testu homologacyjnego;

3) termin rozpoczęcia testu homologacyjnego;

4) planowany rozkład testu homologacyjnego;

5) planowany termin zakończenia testu homologacyjnego;

6) zobowiązanie producenta do dostarczenia sprzętu i oprogramowania niezbędnych do przeprowadzenia testu homologacyjnego, w przypadku gdy system informatyczny wymaga innej platformy sprzętowej, systemowej lub bazy danych niż określone w wymaganiach homologacyjnych.

§ 13.1. W terminie, o którym mowa w § 12 ust. 2 pkt 1, producent dostarcza instalacyjną wersję systemu informatycznego wraz z instrukcją instalacji i planem wykonania testu poinstalacyjnego.

2. Instalacja systemu informatycznego odbywa się w miejscu wskazanym w zawiadomieniu, o którym mowa w § 12 ust. 2 pkt 2. System informatyczny powinien być zainstalowany z pustymi bazami danych.

3. Po dokonaniu instalacji producent wykonuje test poinstalacyjny, który sprawdza gotowość zainstalowanego systemu informatycznego do testu homologacyjnego.

§ 14.1. Testy homologacyjne przeprowadza się z uwzględnieniem:

1) planowanego rozkładu testów homologacyjnych;

2) scenariuszy homologacyjnych i skryptów testowych, przygotowanych w oparciu o wymagania homologacyjne oraz dokumentację dostarczoną przez producenta.

2. W czasie trwania testów jest wymagana obecność producenta albo jego uprawnionego przedstawiciela.

3. Producent albo jego uprawniony przedstawiciel, o których mowa w ust. 2, są obowiązani w trakcie przeprowadzania testów homologacyjnych udzielać wszelkich informacji w sprawach związanych ze sposobem obsługi testowanego systemu informatycznego.

4. Minister może przerwać na okres nie dłuższy niż 14 dni przeprowadzanie testu homologacyjnego, jeżeli jego zakończenie w planowanym terminie nie jest możliwe ze względu na rodzaj stwierdzonych problemów, o czym zawiadamia producenta na piśmie, wyznaczając nowy termin zakończenia testu homologacyjnego.

§ 15.1. Każdy problem testowy stwierdzony w trakcie przeprowadzania testów homologacyjnych podlega zakwalifikowaniu do odpowiedniej kategorii.

2. Wyróżnia się następujące kategorie problemów testowych:

1) kategoria „1” - do której zalicza się problemy funkcjonalne blokujące możliwość użycia systemu informatycznego, a w szczególności zawieszenie jego pracy;

2) kategoria „2” - do której zalicza się problemy funkcjonalne nieblokujące możliwości użycia systemu informatycznego, nieprawidłową implementację dokumentacji projektowej oraz brak implementacji pewnych wymagań funkcjonalnych:

a) kategoria „2k” - do której zalicza się problemy funkcjonalne powodujące, że jest znacznie utrudnione lub nie jest możliwe poprawne wykonanie podstawowej funkcji merytorycznej systemu informatycznego, która zgodnie z dokumentacją projektową i wymaganiami homologacyjnymi powinna być możliwa do zrealizowania przy użyciu systemu informatycznego,

b) kategoria „2n” - do której zalicza się problemy funkcjonalne powodujące, że wykonanie merytorycznej funkcji systemu informatycznego jest utrudnione, ale istnieje możliwość poprawnego wykonania danej funkcji przy użyciu systemu w sposób inny niż zdefiniowano to w dokumentacji projektowej,

c) kategoria „2r”- do której zalicza się pozostałe problemy kategorii 2;

3) kategoria „3”- do której zalicza się problemy w zakresie komunikacji z użytkownikiem, a w szczególności nieprzestrzeganie przyjętych przez producenta standardów komunikacji w zakresie wyglądu i formy ekranów, wyglądu i postaci komunikatów, problemy w zakresie struktury i postaci menu, problemy w zakresie komunikacji przy użyciu klawiszy funkcyjnych i przycisków, problemy w zakresie niesygnalizowania operacji wykonywanych dłużej niż 3 sekundy, problemy w zakresie czasu dostępu do danych wyszukiwanych na listach i w słownikach według zadanych kryteriów wyszukiwania, problemy w zakresie czasu wykonywania złożonych operacji na bazie;

4) kategoria „P”- do której zalicza się problemy w zakresie polonizacji komunikatów i podpowiedzi oraz problemy w zakresie treści komunikatów i podpowiedzi.

§ 16.1. W terminie 7 dni od dnia zakończenia przeprowadzenia testu homologacyjnego sporządza się raport z przebiegu testu, który przekazuje się niezwłocznie producentowi.

2. W raporcie z przebiegu testu, o którym mowa w ust. 1, przedstawia się w szczególności problemy testowe stwierdzone w trakcie testów homologacyjnych, wraz z określeniem ich kategorii.

3. Producent, w terminie 7 dni od dnia otrzymania raportu z przebiegu testu, o którym mowa w ust. 1, może zgłosić umotywowane zastrzeżenia do wniosków zawartych w tym raporcie.

4. Niewniesienie zastrzeżeń w terminie, o którym mowa w ust. 3, oznacza potwierdzenie wniosków zawartych w raporcie.

5. W oparciu o wnioski zawarte w raporcie z przebiegu testu, o którym mowa w ust. 1, a także zgłoszone zastrzeżenia producenta, minister wydaje świadectwo homologacji lub decyzję o odmowie wydania świadectwa homologacji.

§ 17.Producent uzyskuje świadectwo homologacji systemu informatycznego, jeżeli podczas procedury homologacji zostanie stwierdzone, że system informatyczny spełnia wymagania homologacyjne.

§ 18.1. Świadectwo homologacji wydaje się:

1) na czas nieokreślony albo

2) na czas określony, zwane dalej „warunkowym świadectwem homologacji”.

2. Świadectwo homologacji zawiera:

1) datę wydania;

2) pełną nazwę wymagań homologacyjnych na system informatyczny wraz z numerem wersji;

3) nazwę systemu informatycznego;

4) poziom organizacyjny, na jaki udzielono homologacji;

5) firmę producenta i adres jego siedziby;

6) numer świadectwa homologacji;

7) w przypadku wydania warunkowego świadectwa homologacji - termin jego ważności.

§ 19.1. Warunkowe świadectwo homologacji może być wydane w przypadku stwierdzenia nieznacznych uchybień pomiędzy funkcjonalnością systemu informatycznego a obowiązującą wersją wymagań homologacyjnych.

2. Producent, któremu wydano warunkowe świadectwo homologacji, w terminie wskazanym w świadectwie homologacji, usuwa uchybienia lub rozbieżności w funkcjonowaniu systemu informatycznego i przedstawia w tym terminie poprawiony system informatyczny do powtórnego testu homologacyjnego.

3. Przeprowadzając powtórny test homologacyjny, w przypadku wydania warunkowego świadectwa homologacji, minister może ograniczyć zakres testu do obszarów funkcjonalnych systemu informatycznego zakwestionowanych podczas poprzedniego testu homologacyjnego.

4. W przypadku stwierdzenia podczas testu homologacyjnego, że uchybienia lub rozbieżności w funkcjonowaniu systemu informatycznego zostały usunięte, minister wydaje świadectwo homologacji na czas nieokreślony.

5. W przypadku niespełnienia warunku, o którym mowa w ust. 2, minister wydaje decyzję o cofnięciu warunkowego świadectwa homologacji.

§ 20.1. Producent posiadający dla systemu informatycznego świadectwo homologacji niezgodne z obowiązującą wersją wymagań homologacyjnych zgłasza dostosowany system informatyczny do procedury homologacji w terminie dostosowawczym.

2. W przypadku niezgłoszenia systemu informatycznego do procedury homologacji w terminie dostosowawczym, minister z urzędu wydaje decyzję o cofnięciu, z dniem upływu terminu dostosowawczego, świadectwa homologacji systemu informatycznego wydanego producentowi.

3. Jeżeli zgłoszony w okresie dostosowawczym system informatyczny nie został dostosowany do obowiązującej wersji wymagań homologacyjnych, minister wydaje decyzję o cofnięciu, z dniem upływu okresu przejściowego, świadectwa homologacji systemu informatycznego wydanego producentowi.

4. Minister ogłasza w Biuletynie Informacji Publicznej informację o cofnięciu świadectwa homologacji systemu informatycznego wydanego producentowi wraz z jego uzasadnieniem.

§ 21.Producenci, których system informatyczny przed dniem ogłoszenia rozporządzenia jest stosowany w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej, w terminie trzech miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia zgłoszą system informatyczny do homologacji zerowej.

§ 22.1. Homologacja zerowa systemu informatycznego, o której mowa w § 21, polega na przeglądzie dokumentacji systemu informatycznego oraz przeprowadzeniu testu działania systemu informatycznego.

2. Z przeglądu dokumentacji systemu informatycznego sporządza się raport, który przekazuje się niezwłocznie producentowi.

3. Producent w terminie 7 dni od dnia otrzymania raportu może zgłosić uwagi i zastrzeżenia do jego ustaleń.

4. W przypadku zgłoszenia przez producenta w terminie, o którym mowa w ust. 3, uwag i zastrzeżeń do raportu, sporządza się niezwłocznie protokół uzgodnień dotyczących poprawy dokumentacji systemu informatycznego.

5. W czasie przeprowadzenia testu działania systemu informatycznego badaniu podlega system informatyczny w zakresie:

1) zgodności z obowiązującym prawem;

2) bezpieczeństwa i niezawodności;

3) obsługi sytuacji wyjątkowych.

6. Do homologacji zerowej systemu informatycznego stosuje się odpowiednio przepisy § 7, z wyjątkiem ust. 4 pkt 2 lit. a, § 8 i 9, § 10 ust. 1 i 3, § 12 ust. 1 i ust. 2 pkt 1-5, § 14 ust. 1 pkt 1 i ust. 2-4, § 15 oraz § 16.

§ 23.1. Świadectwo homologacji dla systemu informatycznego, o którym mowa w § 21, wydaje się z terminem ważności do dnia 31 grudnia 2005 r.

2. Świadectwo homologacji, o którym mowa w ust. 1, zawiera:

1) datę wydania;

2) nazwę i numer wersji systemu informatycznego;

3) poziom organizacyjny, na jaki udzielono homologacji;

4) firmę producenta i adres jego siedziby;

5) numer świadectwa homologacji;

6) termin ważności.

§ 24.[1] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia.