Na podstawie art. 20 ust. 19 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2002 r. Nr 7, poz. 58, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1.1. Rozporządzenie określa:

1) sposoby przetwarzania, w celach wykrywczych lub identyfikacyjnych, w zbiorach danych prowadzonych przez Policję danych osobowych o:

a) osobach podejrzanych o popełnienie przestępstw ściganych z oskarżenia publicznego,

b) nieletnich dopuszczających się czynów zabronionych przez ustawę jako przestępstwa ścigane z oskarżenia publicznego,

c) osobach o nieustalonej tożsamości lub usiłujących ukryć swoją tożsamość przed organami ścigania lub wymiaru sprawiedliwości,

d) osobach poszukiwanych, zwanych dalej „danymi osobowymi”;

2) rodzaje służb policyjnych uprawnionych do korzystania ze zbiorów danych prowadzonych przez Policję;

3) wzory dokumentów obowiązujących przy przetwarzaniu danych osobowych.

2. Przetwarzanie danych osobowych o kodzie genetycznym regulują przepisy art. 21a-21e ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji.

§ 2.Policja przetwarza dane osobowe w zbiorach danych prowadzonych w systemach informatycznych, registraturach lub innych zbiorach ewidencyjnych.

§ 3.Dane osobowe mogą być przetwarzane w zbiorach danych:

1) centralnych - w których przetwarza się dane niezbędne do realizacji zadań Policji uzyskane z terenu całego kraju oraz przekazywane Policji na mocy ustaw, jak też umów i porozumień międzynarodowych, na zasadach w nich określonych;

2) wewnętrznych - w których przetwarza się dane niezbędne do realizacji zadań jednostki organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej Komendy Głównej Policji, prowadzącej zbiór.

§ 4.1. Centralny zbiór danych zawierający dane osobowe tworzy Komendant Główny Policji, wskazując w szczególności:

1) datę utworzenia zbioru;

2) podstawę prawną prowadzenia zbioru;

3) cel prowadzenia zbioru;

4) zakres danych przetwarzanych w zbiorze;

5) osoby odpowiedzialne za prowadzenie zbioru;

6) kategorie uprawnionych do korzystania ze zbioru;

7) tryb uzyskiwania przez policjantów uprawnień do korzystania ze zbioru;

8) sposoby uzupełniania, uaktualniania lub prostowania danych przetwarzanych w zbiorze.

2. Wewnętrzny zbiór danych zawierający dane osobowe tworzy kierownik jednostki organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej Komendy Głównej Policji, stosując odpowiednio przepis ust. 1.

3. Zbiór danych likwiduje podmiot, który utworzył ten zbiór, wskazując w szczególności:

1) datę likwidacji zbioru;

2) sposób usunięcia zgromadzonych w zbiorze danych osobowych;

3) skład osobowy komisji likwidacyjnej;

4) dokumenty potwierdzające likwidację zbioru.

§ 5.1. Zbiory danych rejestruje się w rejestrze zbiorów danych osobowych prowadzonym przez Komendanta Głównego Policji.

2. Rejestr, o którym mowa w ust. 1, zawiera:

1) określenie rodzaju zbioru;

2) dane wymienione w § 4 ust. 1 oraz ich zmiany;

3) dane wymienione w § 4 ust. 3 pkt 1-3.

3. Do rejestru dołącza się kopie dokumentów o:

1) utworzeniu zbioru danych;

2) zmianie w organizacji zbioru danych lub osób odpowiedzialnych za prowadzenie zbioru danych;

3) likwidacji zbioru danych.

§ 6.1. Dane osobowe przetwarza się zgodnie z celem, o którym mowa w § 4 ust. 1 pkt 3.

2. Dane osobowe przetwarzane w zbiorze danych mogą być koordynowane.

3. Koordynacja polega na niezwłocznym przekazaniu jednostce lub komórce organizacyjnej Policji, która dane zarejestrowała, informacji o zainteresowaniu innej jednostki lub komórki organizacyjnej tą samą osobą.

§ 7.1. Dane osobowe usuwa się ze zbioru danych, jeżeli:

1) czynu, w związku z którym zarejestrowano osobę, nie popełniono;

2) nastąpiło uniewinnienie osoby prawomocnym wyrokiem sądu;

3) w wyniku weryfikacji, o której mowa w art. 20 ust. 17 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji, stwierdzono, że są one zbędne dla realizacji ustawowych zadań wykonywanych przez Policję.

2. Weryfikacja, o której mowa w art. 20 ust. 17 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji, może nastąpić również na wniosek osoby, której dotyczą dane osobowe.

§ 8.1. Usunięcia danych osobowych ze zbioru danych dokonuje kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej Policji, która zarejestrowała te dane w zbiorze, w ciągu 90 dni od otrzymania przez Policję od organu procesowego lub sądu kopii postanowienia lub wyroku w przedmiocie, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 1 lub 2.

2. Z czynności usunięcia danych osobowych ze zbioru danych sporządza się protokół.

3. Wzór protokołu usunięcia danych osobowych ze zbioru danych stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.

4. W przypadku określonym w § 7 ust. 2, osobę, której dane osobowe dotyczą, zawiadamia się o usunięciu tych danych bądź odmowie ich usunięcia.

5. Wzór zawiadomienia, o którym mowa w ust. 4, stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.

§ 9.Do korzystania z informacji zgromadzonych w zbiorach danych są uprawnione służby: kryminalna, prewencyjna i śledcza³⁾ Policji, w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań.

§ 10.Komendant Główny Policji oraz kierownicy, o których mowa w § 4 ust. 2, dostosują prowadzone zbiory danych do wymogów rozporządzenia w terminie 6 miesięcy od dnia jego wejścia w życie.

§ 11.Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 marca 2005 r.

Załączniki do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
z dnia 21 lutego 2005 r. (poz. 313)

Załącznik nr 1

WZÓR PROTOKOŁU USUNIĘCIA DANYCH OSOBOWYCH ZE ZBIORU DANYCH

Załącznik nr 2

WZÓR ZAWIADOMIENIA O USUNIĘCIU DANYCH OSOBOWYCH LUB ODMOWIE ICH USUNIĘCIA