Na podstawie art. 25 ust. 2 ustawy z dnia 29 listopada 2000 r. o obrocie z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa, a także dla utrzymania międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa (Dz. U. z 2004 r. Nr 229, poz. 2315) zarządza się, co następuje:

§ 1.[Wyznaczenie osoby upoważnionej do prowadzenia ewidencji] 1. Osoba fizyczna lub prawna dokonująca obrotu towarami o znaczeniu strategicznym wyznacza osobę upoważnioną do prowadzenia ewidencji tego obrotu.

2. O wyznaczeniu osoby, o której mowa w ust. 1, należy niezwłocznie pisemnie zawiadomić organ kontroli obrotu.

3. W zawiadomieniu należy podać imię i nazwisko oraz pełnioną funkcję przez osobę, o której mowa w ust. 1.

4. W przypadku wyznaczenia innej osoby upoważnionej do prowadzenia ewidencji, przepisy ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio.

§ 2.[Księga ewidencyjna] 1. Ewidencję obrotu towarami o znaczeniu strategicznym prowadzi się w formie księgi ewidencyjnej oddzielnie dla towarów, technologii i usług związanych z obrotem towarami o znaczeniu strategicznym.

2. Wpisów do księgi ewidencyjnej dokonuje osoba upoważniona do prowadzenia ewidencji.

§ 3.[Podstawa wpisu do księgi ewidencyjnej] 1. Podstawą wpisów do księgi ewidencyjnej są: oświadczenie osoby fizycznej lub prawnej o rozpoczęciu obrotu towarami o znaczeniu strategicznym, oświadczenia końcowego użytkownika, certyfikaty importowe, certyfikaty weryfikacji dostawy, zezwolenia na obrót towarami o znaczeniu strategicznym, dokumenty, na podstawie których zostało wydane zezwolenie na obrót towarami o znaczeniu strategicznym oraz dowody zakupu i sprzedaży towarów o znaczeniu strategicznym, a także dokumenty SAD lub deklaracje INTRASTAT oraz Karty Kontrolne T5, wymagane przez prawo międzynarodowe, zwane dalej „aktami ewidencyjnymi”.

2. Akta ewidencyjne bądź ich odpisy lub kserokopie przechowywane są łącznie z księgą ewidencyjną odpowiednio w siedzibie osoby prawnej lub w miejscu zamieszkania osoby fizycznej.

3. Księgi ewidencyjne i akta ewidencyjne przechowuje się zgodnie z przepisami dotyczącymi klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji do celów archiwalnych.

§ 4.[Wpis w księdze ewidencyjnej] 1. Każdy wpis do księgi ewidencyjnej oznacza się numerem wynikającym z kolejności wpisów oraz zaopatruje się w datę dokonania wpisu i podpis osoby upoważnionej do prowadzenia ewidencji.

2. W treści wpisu można powołać dokumenty złożone do akt ewidencyjnych. Powołane dokumenty uważa się wówczas za objęte treścią wpisu.

3. Wpis w księdze ewidencyjnej powinien być trwały i wyraźny, nie może być wymazywany ani w inny sposób usuwany.

4. Poprawki powinny być dokonywane w sposób czytelny.

5. O dokonanych poprawkach osoba upoważniona do prowadzenia ewidencji sporządza adnotację o treści poprawki i jej podstawie, ze szczególnym wskazaniem miejsca dokonanej poprawki, oraz opatruje adnotację podpisem.

§ 5.[Sposób prowadzenia księgi ewidencyjnej] Księga ewidencyjna może być prowadzona w systemie informatycznym, pod warunkiem że dane w niej zawarte znajdują potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez osobę fizyczną lub prawną, które stanowią podstawę wpisu do tej księgi.

§ 6.[Sposób ewidencjonowania obrotu towarami o znaczeniu strategicznym] Ewidencja obrotu towarami o znaczeniu strategicznym powinna być prowadzona w sposób zapewniający identyfikację tych towarów, ustalenie procesu postępowania oraz wykorzystania towarów o znaczeniu strategicznym od chwili ich przywozu do kraju, jak i od chwili ich wywozu z kraju, a także ustalenie importerów i użytkowników w przypadku przywozu do kraju, a w przypadku ich wywozu z kraju – ustalenie eksporterów, producentów lub twórców technologii.

§ 7.[Ewidencja towarów, technologii o znaczeniu strategicznym oraz usług związanych z obrotem towarami o znaczeniu strategicznym] 1. Ewidencja towarów o znaczeniu strategicznym zawiera:

1) nazwę towaru, nazwę handlową towaru;

2) typ, model, numer fabryczny towaru;

3) masę, liczbę sztuk oraz wartość towaru;

4) skład, rodzaj, rozmiary, gatunek i określenie jakości oraz jednostki mocy towaru;

5) nazwę wytwórcy towaru;

6) numer serii towaru;

7) znak firmowy towaru;

8) miejsce usytuowania towaru i sposób jego ostatecznego wykorzystania;

9) datę sprzedaży towaru;

10) nazwę i adres końcowych użytkowników;

11) numer faktury;

12) w przypadku czasowego przekazania towarów do użytkowania – okres użytkowania oraz nazwy i adresy użytkowników;

13) numer i datę dokumentu SAD lub deklaracji INTRASTAT;

14) numer kontrolny towaru z wykazu towarów i technologii objętych szczególną kontrolą;

15) numer i datę Karty Kontrolnej T5.

2. Ewidencja technologii o znaczeniu strategicznym zawiera:

1) nazwę technologii oraz jej nazwę handlową;

2) wskazanie źródła pochodzenia technologii, a w szczególności: umów o badania naukowe oraz prace rozwojowe, licencji, opracowań własnych, daty pozyskania technologii, danych o osobie udostępniającej technologię;

3) wyszczególnienie oraz zwięzły opis załączników technicznych do umowy o badania naukowe oraz prace rozwojowe, jeśli w załącznikach tych występują dane umożliwiające odtworzenie technologii;

4) wyszczególnienie oraz zwięzły opis wyników pracy rozwojowej, badań naukowych, a w szczególności projektu koncepcyjnego, programu badań, sprawozdań, opisów, receptur, instrukcji, rysunków, schematów, dokumentacji, oprogramowania, w części umożliwiającej odtworzenie technologii;

5) wskazanie opisu patentowego dotyczącego technologii, pozwalającego na jej odtworzenie;

6) wyszczególnienie oraz zwięzły opis dokumentacji technicznej do produkcji, a w szczególności wymagań technicznych, schematów ideowych, blokowych, funkcjonalnych, logicznych, montażowych, rysunków, receptur, instrukcji technologicznych, opisów technicznych, dokumentacji oprogramowania, w części umożliwiającej odtworzenie technologii;

7) wykaz towarów, które są wytwarzane przez osobę fizyczną lub prawną z wykorzystaniem w procesie produkcji technologii podlegającej szczególnej kontroli;

8) informacje o sposobie udostępniania technologii nowemu użytkownikowi, a w szczególności umowę sprzedaży, umowę licencyjną oraz nazwę i adres nowego użytkownika;

9) wskazanie wszelkich innych dokumentów dotyczących technologii, takich jak kalki, dyskietki, fotokopie, zapisy magnetowidowe, magnetofonowe, protokoły narad;

10) nazwę i adres końcowego użytkownika technologii.

3. W ewidencji, o której mowa w ust. 2 pkt 3–6 i 9, należy wskazać miejsce przechowywania wymienionych dokumentów.

4. Ewidencja usług związanych z obrotem towarami o znaczeniu strategicznym zawiera:

1) nazwę i opis usługi;

2) opis towaru lub technologii, którego usługa dotyczy;

3) numer kontrolny towaru z wykazu towarów o znaczeniu strategicznym;

4) nazwę końcowego użytkownika,

5) nazwę i adres osoby fizycznej lub prawnej korzystającej z usługi;

6) numery faktur oraz dane dotyczące kontraktów, na podstawie których wykonano usługę.

§ 8.[Przepisy uchylone] Traci moc rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 27 lutego 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji obrotu towarami o znaczeniu strategicznym (Dz. U. Nr 17, poz. 199).

§ 9.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.