Na podstawie art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju (Dz. U. Nr 116, poz. 1206) zarządza się, co następuje:

§ 4.Zakres sprawozdania, określony w art. 49 ust. 1 pkt 1-3 ustawy, obejmuje:

1) informacje ogólne o realizowanych w okresie sprawozdawczym programach i kontraktach wojewódzkich, zwanych dalej „kontraktami"

2) informacje dotyczące przebiegu rzeczowego realizacji Narodowego Planu Rozwoju, zwanego dalej „Planem", w tym w szczególności informacje dotyczące zgłoszonych do realizacji projektów, podpisanych umów, stanu realizacji poszczególnych programów i kontraktów, stopnia osiągania założonych wartości wskaźników monitorujących, wyodrębniając informacje dotyczące wszystkich realizowanych w jego ramach programów;

3) informacje dotyczące przebiegu realizacji planu finansowego Planu, w tym w szczególności zestawienie poniesionych wydatków oraz ocenę poziomu wykorzystania publicznych środków wspólnotowych;

4) (uchylony);

5) informację na temat przestrzegania polityk Wspólnoty przy realizacji Planu;

6) informację na temat wypełniania zobowiązań w zakresie informacji i promocji realizowanych w okresie sprawozdawczym;

7) informacje na temat działań podjętych przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego i Komitet Monitorujący Plan w celu zapewnienia prawidłowości i sprawności realizacji Planu;

8) informacje o napotkanych problemach, przeprowadzonych kontrolach oraz stwierdzonych nieprawidłowościach.

§ 9.1. Beneficjent sporządza sprawozdania okresowe, roczne i końcowe z realizacji projektu po zakończeniu okresu sprawozdawczego i przekazuje je instytucji wymienionej w decyzji lub umowie o dofinansowanie projektu w formie pisemnej i elektronicznej.

2. Sprawozdania, o których mowa w ust. 1, przekazuje się w następujących terminach:

1) okresowe - do 10 dni od upływu okresu sprawozdawczego;

2) roczne - do 25 dni od upływu okresu sprawozdawczego;

3) końcowe - do 25 dni od zakończenia projektu.

3. Sprawozdania, o których mowa w ust. 1, zawierają w szczególności:

1) informacje ogólne dotyczące projektu;

2) informacje dotyczące przebiegu realizacji projektu oraz realizacji planu rzeczowego, z zastrzeżeniem ust. 4;

3) informacje dotyczące postępu realizacji planu finansowego projektu;

4) prognozę przebiegu realizacji projektu w kolejnym okresie sprawozdawczym, z zastrzeżeniem ust. 5;

5) informację na temat przestrzegania polityk Wspólnoty przy realizacji projektu, z zastrzeżeniem ust. 4;

6) informację na temat wypełnienia zobowiązań w zakresie promocji projektu;

7) informacje o napotkanych problemach oraz przeprowadzonych u beneficjenta kontrolach.

4. Beneficjent może nie umieścić w sprawozdaniach, o których mowa w ust. 1, informacji, o których mowa w ust. 3 pkt 5, oraz informacji dotyczących stopnia osiągania wartości wskaźników monitorujących rezultatu i oddziaływania, o ile instytucja zarządzająca tak postanowi.

5. Sprawozdanie końcowe nie zawiera informacji, o których mowa w ust. 3 pkt 4.

§ 10.1. Instytucja zarządzająca, właściwa instytucja pośrednicząca lub instytucja wdrażająca może, pod warunkiem zachowania zdolności agregacji danych monitoringowych, zwolnić beneficjenta z obowiązku sporządzania sprawozdania okresowego lub rocznego z realizacji projektu w przypadku, gdy czas realizacji projektu zgodnie z umową lub decyzją o dofinansowanie projektu nie przekracza dwóch okresów sprawozdawczych.

2. W przypadku gdy realizacja projektu rozpoczęła się przed podpisaniem umowy lub decyzji o dofinansowanie projektu, beneficjent sporządza pierwsze sprawozdanie za cały dotychczasowy okres realizacji projektu.

§ 12.(uchylony).

§ 12a.1. Kontrolę w trakcie realizacji projektu, o której mowa w § 11 ust. 1, przeprowadza instytucja zarządzająca, właściwa instytucja pośrednicząca lub instytucja wdrażająca upoważniona w umowie, o której mowa w art. 21 ust. 5 ustawy.

2. Kontrola, o której mowa w ust. 1, może przybrać formę:

1) sprawdzenia dokumentacji poświadczającej poniesienie wydatków, przedkładanej w ramach wniosku o płatność;

2) weryfikacji faktyczności poniesienia wydatków, postępów i efektów realizacji projektu w miejscu jego realizacji.

3. Kontrola, o której mowa w ust. 2 pkt 1, dotyczy całości wydatków przedkładanych w ramach wniosków o płatność. W szczególnie uzasadnionych przypadkach kontrola, o której mowa w ust. 2 pkt 1, może być przeprowadzona na próbie wydatków określonej przez instytucję zarządzającą.

4. Kontrola, o której mowa w ust. 2 pkt 1, odbywa się zgodnie z cyklem przedkładania wniosków o płatność przed refundacją wydatków, poniesionych przez beneficjenta w ramach realizacji projektu, o której mowa w § 31 ust. 1.

5. Kontrola, o której mowa w ust. 2 pkt 2, dotyczy wszystkich projektów. W uzasadnionych przypadkach kontrola może być przeprowadzana na próbie projektów, której wielkość jest dobierana w oparciu o metodologię określoną przez instytucję zarządzającą w rocznym planie kontroli, o którym mowa w § 14 ust. 3.

6. Metodologia, o której mowa w ust. 5, uzgadniana jest z instytucją płatniczą w terminie do 15 listopada roku poprzedzającego rok, którego dotyczy plan, o którym mowa w § 14 ust. 3. W przypadku braku uzgodnienia metodologii w tym terminie, stosuje się metodologię w wersji określonej przez instytucję zarządzającą.

§ 13.1. Kontrola na zakończenie realizacji projektu, o której mowa w § 11 ust. 1, przeprowadzana jest niezwłocznie po przedstawieniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową.

2. Kontrola, o której mowa w ust. 1, obejmuje sprawdzanie kompletności dokumentacji zgromadzonej dla potwierdzenia przebiegu realizacji projektu. Kontrola może również objąć sprawdzanie faktycznego efektu rzeczowego w miejscu realizacji projektu.

3. Wyniki kontroli, o której mowa w ust. 1, i wyniki kontroli przeprowadzonych w trakcie realizacji projektu, potwierdzające prawidłową realizację projektu lub usunięcie nieprawidłowości wskazanych w informacji pokontrolnej, o której mowa w § 27, oraz zatwierdzenie sprawozdania końcowego z realizacji projektu są warunkami dokonania płatności końcowej na rzecz beneficjenta, o której mowa w § 32 ust. 1 pkt 2.

4. W przypadku gdy system finansowania projektu zakłada przekazywanie środków beneficjentowi przed dokonaniem wydatków, wyniki kontroli potwierdzające prawidłową realizację projektu oraz zatwierdzenie sprawozdania końcowego z realizacji projektu nie stanowią warunków dokonania płatności końcowej na rzecz beneficjenta, o której mowa w § 32 ust. 1 pkt 2.

§ 14.1. W odniesieniu do instytucji podległych w ramach systemu realizacji programu kontrolę realizacji programu, o której mowa w art. 52 ust. 1 pkt 1-3 ustawy, przeprowadza instytucja zarządzająca lub właściwa instytucja pośrednicząca. Wyniki kontroli przekazuje się do wiadomości instytucji płatniczej, właściwej komórki organizacyjnej w Ministerstwie Finansów odpowiedzialnej za wydanie deklaracji zamknięcia pomocy oraz właściwej komórki organizacyjnej w Ministerstwie Finansów odpowiedzialnej za kontrolę przewidzianą w art. 10 rozporządzenia nr 438/2001 z dnia 2 marca 2001 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 w zakresie zarządzania i systemów kontroli pomocy udzielanej w ramach funduszy strukturalnych (Dz. Urz. WE L 072 z 11.03.2004), zwanego dalej „rozporządzeniem nr 438/2001”.

1a. Kontrolę, o której mowa w ust. 1, przeprowadzać może instytucja wdrażająca upoważniona przez instytucję zarządzającą w umowie, o której mowa w art. 21 ust. 5 ustawy.

1b. Kontrola realizacji programu polega na sprawdzeniu w szczególności:

1) przestrzegania procedur wyboru projektów przeznaczonych do współfinansowania w programie, w tym podpisywania umów lub decyzji o dofinansowanie projektów;

2) przestrzegania procedur w zakresie sprawozdawczości, monitorowania i oceny wdrażania projektów, działań i programu;

3) przestrzegania realizacji procedur kontrolnych oraz weryfikacji wydatków przedkładanych przez beneficjentów projektów w programie, w tym weryfikacji kwalifikowalności wydatków;

4) przestrzegania wymogów promocji funduszy strukturalnych;

5) przestrzegania zgodności realizowanych projektów, działań i programu z politykami horyzontalnymi Wspólnoty;

6) przestrzegania zasad dokumentowania i archiwizacji dokumentacji w procesie wdrażania funduszy strukturalnych.

2. Kontrola, o której mowa w ust. 1, może w szczególności przybrać formę:

1) badania dokumentacji związanej z realizacją programu;

2) badania realizacji zadań w instytucjach, o których mowa w ust. 1, w trakcie kontroli w ich siedzibach.

3. Kontrola realizacji programu odbywa się w oparciu o roczny plan kontroli sporządzany przez instytucję zarządzającą w uzgodnieniu z instytucją zarządzającą Podstawami Wsparcia Wspólnoty i przekazywany do wiadomości instytucji płatniczej oraz właściwej komórki organizacyjnej w Ministerstwie Finansów odpowiedzialnej za kontrolę przewidzianą w art. 10 rozporządzenia nr 438/2001.

4. Plan kontroli, o którym mowa w ust. 3, sporządza się i uzgadnia w terminie do końca listopada roku poprzedzającego rok, którego dotyczy plan.

5. Plan kontroli, o którym mowa w ust. 3, zawiera w szczególności:

1) informacje o układzie chronologiczno-tematycznym kontroli w danym roku;

2) informacje na temat struktury i organizacji kontroli opisanych w planie;

3) metodologię doboru próby, o której mowa w § 12a ust. 5.

§ 15.1. Wyniki kontroli, o których mowa w § 11 i 14:

1) stanowią podstawę do sporządzenia przez właściwe instytucje informacji o nieprawidłowościach w programie;

2) stanowią podstawę do poświadczenia przez instytucję zarządzającą wniosku o refundację, o którym mowa w § 37.

2. Wyniki kontroli, o których mowa w § 14 i 16, wskazujące na nieprawidłowości w realizacji programu i Planu, stanowią podstawę dla instytucji wykonujących kontrole na podstawie art. 50 ustawy do wydania w porozumieniu z instytucją zarządzającą polecenia dotyczącego w szczególności:

1) dostosowania lub zmiany procedur;

2) wstrzymania realizacji płatności na rzecz jednostki kontrolowanej, wynikających z zestawienia wydatków, o którym mowa w § 36;

3) zawieszenia udziału jednostki kontrolowanej w realizacji programu.

§ 16.1. Instytucje odpowiedzialne za zarządzanie i realizację programów operacyjnych oraz kontraktów podlegają kontroli w zakresie realizacji Planu, o której mowa w art. 51 ustawy.

1a. Kontrolę, o której mowa w ust. 1, przeprowadza minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego, jako instytucja zarządzająca Podstawami Wsparcia Wspólnoty.

2. Kontrola realizacji Planu, wykonywana przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego, może w szczególności przybrać formę:

1) badania dokumentacji związanej z realizacją Planu;

2) badania realizacji zadań w instytucjach, o których mowa w ust. 1, w trakcie kontroli w ich siedzibach.

3. (uchylony).

§ 16c.1. Jednostki monitorująco-kontrolne właściwych funduszy przeprowadzają kontrolę przestrzegania ustanowionych zasad i systemów korzystania z funduszy strukturalnych, o której mowa w art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy. Kontroli podlegają instytucja zarządzająca programem, instytucje pośredniczące oraz instytucje wdrażające w programach z zakresu funduszu właściwego dla jednostki monitorująco-kontrolnej.

2. Wyniki kontroli, o których mowa w ust. 1, wskazujące na nieprawidłowości w realizacji programu i Planu, stanowią podstawę do podjęcia przez instytucję zarządzającą Podstawami Wsparcia Wspólnoty działań mających na celu:

1) dostosowanie lub zmianę procedur;

2) zawieszenie udziału jednostki kontrolowanej w realizacji programu.

3. Wyniki kontroli, o których mowa w ust. 1, są przekazywane do wiadomości instytucji zarządzającej oraz instytucji zarządzającej Podstawami Wsparcia Wspólnoty.

§ 17.1. Informacje o niewłaściwej realizacji projektu, programu lub strategii wykorzystania Funduszu Spójności mogą stanowić podstawę do przeprowadzenia kontroli, o których mowa w § 11, 14 i 16-16c, w trybie doraźnym.

2. Przedmiotem kontroli w trybie doraźnym jest w szczególności weryfikacja zgodności uzyskanych informacji, o których mowa w ust. 1, ze stanem faktycznym.

3. Kontrole, o których mowa w § 11, 14 i 16-16c, mogą być przeprowadzane w trybie doraźnym, również jeśli jest to uzasadnione efektywnością realizacji tych kontroli.

§ 18.1. Kontrole, o których mowa w § 11 ust. 1, przeprowadzane na miejscu realizacji projektu, kontrole, o których mowa w § 14 ust. 2 pkt 2, w § 16 ust. 2 pkt 2, w § 16a ust. 3 pkt 2 i w § 16b ust. 5 pkt 2, przeprowadzane są na podstawie wydanego przez jednostkę kontrolującą pisemnego upoważnienia do przeprowadzenia tych czynności.

2. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli zawiera:

1) oznaczenie jednostki przeprowadzającej kontrolę;

2) podstawę prawną przeprowadzenia kontroli;

3) imię i nazwisko kierownika zespołu kontrolującego;

4) imiona i nazwiska osób wchodzących w skład zespołu kontrolującego;

5) nazwę i adres podmiotu kontrolowanego;

6) temat i zakres kontroli;

7) termin ważności upoważnienia.

3. Do kontroli spraw, przy których zachodzi konieczność zapoznania się z informacjami niejawnymi, kontrolujący musi posiadać poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych, uzyskane na podstawie przepisów ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631).

§ 19.1. W przypadku kontroli, o której mowa w § 12a ust. 2 pkt 2, 14, 16-16c, podmiot kontrolowany zawiadamiany jest na piśmie co najmniej na 5 dni przed rozpoczęciem kontroli o zakresie i terminie planowanej kontroli.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku kontroli przeprowadzanych w trybie doraźnym, o których mowa w § 17.

§ 20.Kontrole, o których mowa w § 14 ust. 2 pkt 2, § 16 ust. 2 pkt 2, § 16a ust. 3 pkt 2 oraz § 16b ust. 5 pkt 2, przeprowadza się w oparciu o program kontroli, uwzględniający w szczególności badanie:

1) przestrzegania procedur wyboru wniosków o dofinansowanie realizacji projektów z publicznych środków wspólnotowych;

2) przestrzegania procedur podpisywania umów lub wydawania decyzji o przyznaniu pomocy z publicznych środków wspólnotowych;

3) przestrzegania procedur w zakresie monitorowania i oceny wdrażania projektów, działań i programów;

4) przestrzegania zasad archiwizacji dokumentów związanych z wdrażaniem projektów współfinansowanych z publicznych środków wspólnotowych;

5) przestrzegania procedur w zakresie sprawozdawczości, kontroli i rozliczeń finansowych, w tym poprawności kwalifikowania wydatków oraz sprawdzania rzetelności sprawozdań, o których mowa w § 6-9;

6) przestrzegania zgodności realizacji projektów, działań i programu z politykami Wspólnoty.

§ 21.1. Osoby przeprowadzające kontrolę na miejscu realizacji projektu lub w siedzibie jednostki kontrolowanej, zwane dalej „kontrolującymi”, są upoważnione do:

1) swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową;

2) wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej w zakresie dotyczącym tematu kontroli;

3) przeprowadzenia oględzin obiektów i składników majątkowych w zakresie dotyczącym tematu kontroli;

4) żądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych i pisemnych wyjaśnień;

5) zabezpieczania materiałów dowodowych;

6) sprawdzania przebiegu określonych czynności, w zakresie dotyczącym tematu kontroli.

2. Kontrolujący podlegają przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu z materiałami i dokumentami ustawowo chronionymi, obowiązującym w jednostce kontrolowanej.

3. Podmiot kontrolowany zapewnia kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli.

§ 22.1. Kontrolujący podlega wyłączeniu od udziału w kontroli, na wniosek lub z urzędu, jeżeli wyniki kontroli mogą dotyczyć jego praw lub obowiązków albo praw lub obowiązków jego małżonka lub osoby pozostającej z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia albo osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. Powody wyłączenia kontrolującego trwają mimo ustania małżeństwa, wspólnego pożycia, przysposobienia, opieki lub kurateli.

2. Kontrolujący podlega wyłączeniu również w razie zaistnienia w toku kontroli okoliczności mogących wywołać uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności.

3. O wyłączeniu decyduje jednostka kontrolująca.

§ 23.1. Kontrolujący dokonują ustaleń stanu faktycznego na podstawie zebranych w toku kontroli dowodów.

2. Dowodami są w szczególności: dokumenty i inne nośniki informacji, zabezpieczone rzeczy, opinie biegłych, wyniki oględzin, jak również pisemne wyjaśnienia i oświadczenia.

3. Zebrane w toku postępowania kontrolnego materiały dowodowe kontrolujący odpowiednio zabezpieczają.

4. Kontrolujący mogą zabezpieczyć materiały, o których mowa w ust. 3, w szczególności poprzez:

1) oddanie na przechowanie, za pokwitowaniem, kierownikowi lub upoważnionemu pracownikowi jednostki kontrolowanej;

2) przechowanie w jednostce kontrolowanej w oddzielnym, zamkniętym pomieszczeniu.

§ 24.1. W razie potrzeby ustalenia stanu obiektu, innych składników majątkowych albo przebiegu określonych czynności, kontrolujący mogą przeprowadzić oględziny.

2. Oględziny przeprowadza się w obecności kierownika komórki jednostki kontrolowanej, odpowiedzialnego za obiekt lub składniki majątkowe poddane oględzinom, a w razie jego nieobecności - osoby wyznaczonej przez kierownika jednostki kontrolowanej.

§ 25.1. W przypadku uzasadnionych wątpliwości kontrolujących co do treści przedstawionych im w toku kontroli dokumentów zgodność odpisów i wyciągów oraz zestawień i obliczeń sporządzanych na potrzeby kontroli potwierdza kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona.

2. W przypadku odmowy dokonania czynności, o której mowa w ust. 1, kontrolujący sporządzają adnotację w tym zakresie, którą zamieszczają w informacji pokontrolnej, o której mowa w § 27.

§ 26.W razie ujawnienia w toku kontroli okoliczności wskazujących na popełnienie przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zawiadamiają na piśmie kierownika jednostki kontrolującej, który zawiadamia o tym fakcie organ powołany do ścigania przestępstw.

§ 28.1. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona może odmówić podpisania informacji pokontrolnej, składając, w terminie do 7 dni od dnia jej otrzymania, pisemne wyjaśnienie tej odmowy.

2. O odmowie podpisania informacji pokontrolnej i złożeniu wyjaśnienia kontrolujący zamieszczają wzmiankę w informacji pokontrolnej.

3. Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez osobę, o której mowa w ust. 1, nie wstrzymuje podpisania informacji pokontrolnej przez kontrolujących i realizacji ustaleń kontroli.

§ 29.1. Kierownik jednostki kontrolującej, w razie potrzeby, formułuje zalecenia pokontrolne, które przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej.

2. Zalecenia pokontrolne zawierają ocenę kontrolowanej działalności, wynikającą z ustaleń opisanych w informacji pokontrolnej, a także uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

3. Kierownik jednostki kontrolowanej jest obowiązany, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do poinformowania kierownika jednostki kontrolującej o sposobie wykorzystania uwag i wykonania zaleceń pokontrolnych oraz podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań.

§ 30.Informacja pokontrolna wraz z zaleceniami pokontrolnymi przechowywana jest z dokumentacją związaną z realizacją projektu, programu lub strategii wykorzystania Funduszu Spójności.

§ 32.1. Wniosek beneficjenta o płatność może dotyczyć:

1) płatności pośredniej - kwoty wydatków kwalifikowalnych poniesionych w miarę postępu realizacji projektu;

2) płatności końcowej - kwoty obejmującej wszystkie poniesione wydatki kwalifikowalne na realizację projektu lub ostatniej kwoty poniesionych wydatków kwalifikowalnych.

2. Wniosek beneficjenta o płatność może również dotyczyć pierwszej płatności oraz premii, o której mowa w § 31 ust. 5.

3. Wniosek, o którym mowa w ust. 2, nie wymaga przedstawienia kopii dokumentów, o których mowa w § 31 ust. 1.

4. Wniosek beneficjenta o płatność końcową jest składany wraz ze sprawozdaniem końcowym z realizacji projektu, o którym mowa w § 9, z zastrzeżeniem ust. 5.

5. Instytucja zarządzająca, pośrednicząca lub wdrażająca, upoważniona przez instytucję zarządzającą w porozumieniu lub umowie, o których mowa odpowiednio w art. 19 ust. 1 i art. 21 ust. 5 ustawy, może w szczególnych przypadkach przedłużyć okres złożenia wniosku o płatność końcową.

§ 34.(uchylony).

§ 35.1. W wyniku kontroli, o której mowa w § 12a ust. 2 pkt 1, instytucja zarządzająca, instytucja pośrednicząca lub instytucja wdrażająca, upoważniona przez instytucję zarządzającą w porozumieniu lub umowie, o których mowa odpowiednio w art. 19 ust. 1 i art. 21 ust. 5 ustawy, poświadcza kwotę wydatków kwalifikowalnych.

2. Poświadczona kwota wydatków kwalifikowalnych jest pomniejszana o wykazany przez beneficjenta przychód, zgodnie z zasadą nr 2 rozporządzenia nr 448/2004/WE z dnia 10 marca 2004 r. zmieniającego rozporządzenie nr 1685/2000/WE ustanawiające szczegółowe zasady wprowadzenia rozporządzenia nr 1260/1999/WE w sprawie kwalifikowania wydatków związanych z projektami współfinansowanymi z funduszy strukturalnych i uchylające rozporządzenie nr 1145/2003/WE (Dz. Urz. WE L 72 z 11.03.2004).

3. Po dokonaniu poświadczenia, o którym mowa w ust. 1, instytucja zarządzająca, upoważniona przez nią instytucja pośrednicząca lub instytucja wdrażająca zatwierdza do wypłaty na rzecz beneficjenta określoną kwotę z publicznych środków wspólnotowych objętych decyzją lub umową o dofinansowanie. Kwota do wypłaty pomniejszana jest o korekty - kwoty niewłaściwie wydatkowane, a przekazane na podstawie wcześniej zrealizowanych wniosków beneficjenta o płatność. Zatwierdzając kwoty do wypłaty uwzględnia się wielkość dokonanych wypłat celem zachowania poziomu refundacji ustalonego w decyzji lub umowie o dofinansowanie projektu.

4. Płatność końcowa dokonywana jest przy spełnieniu warunków, o których mowa w § 13 ust. 3.

5. Informacja o kwocie środków zatwierdzonych do wypłaty przekazywana jest beneficjentowi, niezwłocznie po zatwierdzeniu kwoty do wypłaty, o którym mowa w ust. 3. Dodatkowo do informacji załącza się uzasadnienie w przypadku rozbieżności między kwotą środków zatwierdzonych do wypłaty a kwotą wnioskowaną przez beneficjenta.

§ 36.1. Instytucje właściwe w zakresie weryfikacji wniosków beneficjenta o płatność lub wypłacania środków z publicznych środków wspólnotowych na rzecz beneficjentów, sporządzają zestawienia wydatków poświadczonych i zrefundowanych beneficjentom w ramach realizacji poszczególnych działań, w formie określonej przez instytucję zarządzającą. Zestawienie jest sporządzane w formie pisemnej i elektronicznej.

2. Zestawienie wydatków, o którym mowa w ust. 1, przekazywane jest do instytucji zarządzającej.

2a. Przed przekazaniem do instytucji zarządzającej oraz przed przekazaniem, o którym mowa w ust. 3, zestawienie wydatków wymaga poświadczenia przez instytucję właściwą w zakresie weryfikacji wniosków beneficjenta o płatność, w oparciu o przeprowadzone kontrole realizacji projektów i programu, o których mowa w § 11 i 14.

3. W przypadku gdy instytucja właściwa w zakresie wypłacania środków z publicznych środków wspólnotowych na rzecz beneficjentów nie jest instytucją właściwą w zakresie weryfikacji wniosków beneficjenta o płatność, instytucja właściwa w zakresie weryfikacji wniosków beneficjenta o płatność przekazuje zestawienie wydatków instytucji właściwej w zakresie wypłacania środków z publicznych środków wspólnotowych na rzecz beneficjentów.

§ 37.1. Instytucja zarządzająca w ramach realizacji całego programu i poszczególnych działań sporządza nie rzadziej niż raz na kwartał poświadczenie i zestawienie wydatków oraz wniosek o refundację.

1a. Podstawą do sporządzenia poświadczenia i zestawienia wydatków oraz wniosku o refundację, o którym mowa w ust. 1, są w szczególności: poświadczone zgodnie z § 36 ust. 2a zestawienia wydatków, o których mowa w § 36 ust. 1, oraz wyniki przeprowadzonych przez instytucję zarządzającą kontroli realizacji projektów i programu, o których mowa w § 11 i 14.

2. Dla programów współfinansowanych ze środków kilku funduszy strukturalnych zestawienie wydatków jest sporządzane osobno dla każdego z funduszy.

3. Poświadczenie i zestawienie wydatków oraz wniosek o refundację, o których mowa w ust. 1, przekazywane są nie rzadziej niż raz na kwartał do instytucji płatniczej i do wiadomości instytucji zarządzającej Podstawami Wsparcia Wspólnoty.

4. W przypadku gdy poświadczenie i zestawienie wydatków oraz wniosek o refundację, o których mowa w ust. 1, wskazują na wyższy poziom współfinansowania działania z publicznych środków wspólnotowych niż określony w uzupełnieniu programu, którego wniosek o refundację dotyczy, instytucja zarządzająca przekazuje razem z poświadczeniem i zestawieniem wydatków oraz wnioskiem o refundację uzasadnienie przyczyn wyższego poziomu współfinansowania działania.

5. Instytucja płatnicza może wstrzymać certyfikację zestawienia wydatków, o którym mowa w ust. 1, w sytuacji gdy nie zaakceptuje uzasadnienia, o którym mowa w ust. 4.

6. W przypadku braku akceptacji, o którym mowa w ust. 5, instytucja zarządzająca zobowiązana jest uzgodnić z instytucją płatniczą sposób zapewnienia poziomu współfinansowania działania z publicznych środków wspólnotowych określonego w uzupełnieniu programu.

§ 38.1. Instytucja płatnicza dokonuje weryfikacji poświadczenia i zestawienia wydatków oraz wniosku o refundację, o których mowa w § 37 ust. 1, przedstawionych przez instytucje zarządzające i na tej podstawie certyfikuje poniesione wydatki wobec Komisji Europejskiej.

1a. Certyfikacja wydatków, o której mowa w ust. 1, następuje w szczególności w przypadku gdy:

1) poświadczenie i zestawienie wydatków oraz wniosek o refundację są poprawne pod względem formalnym;

2) wyniki kontroli realizacji programu, stanowiące realizację obowiązków wynikających z art. 4 i 10 rozporządzenia nr 438/2001 oraz wyniki kontroli innych organów upoważnionych do tego na podstawie odrębnych przepisów nie wskazują na rażące nieprawidłowości w wydatkowaniu środków;

3) instytucja zarządzająca składająca wniosek powiadomiła na piśmie instytucję płatniczą o zmianie procedur w części dotyczącej zarządzania i kontroli finansowej, jeśli takie zmiany miały miejsce w okresie od przekazania ostatniego wniosku o refundację, a instytucja płatnicza w terminie 7 dni od otrzymania powiadomienia nie zgłosiła na piśmie zastrzeżeń do tych zmian.

2. (uchylony).

3. Instytucja płatnicza niezwłocznie przekazuje na rachunek programowy instytucji zarządzającej lub pośredniczącej środki otrzymane z Komisji Europejskiej tytułem refundacji.

4. Instytucja płatnicza przekazuje właściwej instytucji zarządzającej oraz instytucji zarządzającej Podstawami Wsparcia Wspólnoty do 10 dnia miesiąca informacje o wydatkach poświadczonych w miesiącu poprzednim wobec Komisji Europejskiej oraz o środkach otrzymanych w miesiącu poprzednim z Komisji Europejskiej tytułem refundacji i przekazanych na rachunek programowy instytucji zarządzającej lub pośredniczącej.

§ 39.1. Instytucja płatnicza po otrzymaniu płatności zaliczkowej, o której mowa w art. 32 ust. 2 rozporządzenia nr 1260/1999/WE z dnia 21 czerwca 1999 r. wprowadzającego ogólne przepisy dotyczące funduszy strukturalnych (Dz. Urz. WE L 161 z 26.06.1999), przekazuje środki z tej płatności na rachunek instytucji zarządzającej lub innej instytucji, określonej w programie operacyjnym.

2. Instytucja płatnicza przekazuje środki, o których mowa w ust. 1, na wniosek instytucji zarządzającej. Wnioskowana kwota wyliczana jest na podstawie prognozy płatności zawartej w sprawozdaniach, o których mowa w § 6, na kolejny okres sprawozdawczy.

2a. Instytucja zarządzająca programem przekazuje do instytucji płatniczej wniosek o zaliczkę na realizację płatności przewidzianych w danym kwartale do końca drugiego miesiąca tego kwartału.

3. Jeżeli stan środków na rachunku bankowym instytucji zarządzającej lub innej instytucji określonej w programie umożliwia realizację bieżących zobowiązań, zgodnie z prognozą wydatków, o której mowa w ust. 2, instytucja płatnicza może wstrzymać przekazanie wnioskowanej kwoty zaliczki lub zrealizować wniosek w części.

4. Instytucje zarządzające i instytucje pośredniczące są zobowiązane, na żądanie instytucji płatniczej, do przekazania w terminie 10 dni od otrzymania pisemnego żądania od instytucji płatniczej kopii wyciągu bankowego potwierdzającego stan rachunku programowego.

5. Instytucja płatnicza może, w przypadkach uzasadnionych koniecznością zapewnienia płynności finansowej programu, wystąpić z żądaniem zwrotu środków do instytucji zarządzającej i instytucji pośredniczących, jeśli nie wykorzystają środków z zaliczki przekazanej na realizację płatności przewidzianych w danym kwartale. W takim przypadku, instytucja zarządzająca i instytucje pośredniczące są zobowiązane do zwrotu niewykorzystanych środków na żądanie instytucji płatniczej w terminie 10 dni od otrzymania pisemnego żądania od instytucji płatniczej.

§ 41.Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

Załącznik do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy
z dnia 22 września 2004 r. (poz. 2206)