§ 1.[Definicje] Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o dokumentach z wyborów, należy przez to rozumieć:

1) spisy wyborców;

2) karty do głosowania (wykorzystane i niewykorzystane);

3) postanowienia dotyczące zawiadomień partii politycznych o zamiarze zgłaszania kandydatów na posłów do Parlamentu Europejskiego oraz powołania pełnomocników, a także dotyczące przyjęcia zawiadomień o utworzeniu koalicyjnych komitetów wyborczych i zawiadomień o utworzeniu komitetów wyborczych wyborców;

4) protokoły rejestracji okręgowych list kandydatów na posłów (wraz ze zgłoszeniami list do rejestracji i dokumentami dołączonymi do zgłoszeń) oraz wezwania w sprawie usunięcia wad zgłoszenia list okręgowych do rejestracji;

5) postanowienia o odmowie rejestracji listy okręgowej kandydatów na posłów, skreśleniu z zarejestrowanej listy nazwiska kandydata albo o unieważnieniu rejestracji listy kandydatów wraz z dokumentami będącymi podstawą do podjęcia tych postanowień;

6) obwieszczenia o zarejestrowanych listach okręgowych;

7) dokumenty dotyczące losowania numerów list;

8) protokoły głosowania w obwodzie;

9) protokoły wyników głosowania w rejonie;

10) protokoły wyników głosowania w okręgu wyborczym;

11) protokół wyników głosowania w skali kraju wraz z zestawieniem, o którym mowa w art. 126 ustawy z dnia 23 stycznia 2004 r. – Ordynacja wyborcza do Parlamentu Europejskiego;

12) protokół wyborów posłów do Parlamentu Europejskiego wraz z zestawieniem, o którym mowa w art. 129 ust. 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2004 r. – Ordynacja wyborcza do Parlamentu Europejskiego;

13) obwieszczenie o wynikach głosowania i wynikach wyborów posłów do Parlamentu Europejskiego;

14) protokoły posiedzeń, uchwały, urzędowe obwieszczenia, komunikaty i inne dokumenty komisji wyborczych;

15) [1] sprawozdania wyborcze komitetów wyborczych wraz z dołączonymi do nich dokumentami, ekspertyzy, opinie i raporty biegłych rewidentów oraz postanowienia Państwowej Komisji Wyborczej w sprawach sprawozdań wyborczych komitetów wyborczych.

§ 4.[Przechowywanie dokumentów z wyborów] [2] 1. Dokumenty z wyborów znajdujące się w okręgowych i rejonowych komisjach wyborczych oraz dokumenty, o których mowa w § 3 ust. 3, są przechowywane przez dyrektorów właściwych miejscowo delegatur Krajowego Biura Wyborczego przez 3 miesiące od dnia wyborów, a jeżeli toczą się postępowania w sprawach protestów wyborczych lub postępowania karne, do czasu zakończenia tych postępowań, z zastrzeżeniem § 5 ust. 3.

2. Dyrektorzy delegatur Krajowego Biura Wyborczego przekazują dokumenty, o których mowa w ust. 1, z wyłączeniem wykazów podpisów osób popierających listę okręgową, właściwym miejscowo archiwom państwowym, po upływie określonego w ust. 1 terminu lub zakończeniu postępowania.

§ 5.[Przechowywanie, niszczenie i udostępnianie dokumentów z wyborów] [3] Dokumenty z wyborów przekazane przez okręgowe komisje wyborcze Państwowej Komisji Wyborczej oraz inne dokumenty z wyborów, będące w posiadaniu Państwowej Komisji Wyborczej, są przekazywane Kierownikowi Krajowego Biura Wyborczego. Dokumenty te, z wyłączeniem dokumentów dołączonych do sprawozdań wyborczych oraz wykazów obywateli popierających utworzenie komitetu wyborczego wyborców, stanowią zasób archiwalny i są przechowywane w Krajowym Biurze Wyborczym do końca kadencji wybranych posłów do Parlamentu Europejskiego. Po tym terminie podlegają przekazaniu właściwemu archiwum państwowemu.

2. Dokumenty dołączone do sprawozdań wyborczych komitetów wyborczych podlegają zniszczeniu po upływie okresów przechowywania wynikających z przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.²⁾). Zniszczenia dokumentów dokonuje Kierownik Krajowego Biura Wyborczego w sposób uzgodniony z dyrektorem właściwego archiwum państwowego.

3. Wykazy obywateli popierających utworzenie komitetu wyborczego wyborców oraz wykazy podpisów osób popierających listę okręgową są udostępniane na żądanie Sądu Najwyższego oraz sądów, prokuratury i Policji prowadzących postępowanie karne. Wykazy te podlegają zniszczeniu po upływie 5 lat od dnia wyborów. Zniszczenia wykazów dokonuje Kierownik Krajowego Biura Wyborczego lub dyrektor właściwej delegatury Krajowego Biura Wyborczego, w sposób uzgodniony z dyrektorem właściwego archiwum państwowego.

4. Dokumentów, o których mowa w ust. 1–3, stanowiących dowody w postępowaniach karnych oraz w sprawach sądowych o orzeczenie przepadku korzyści majątkowych na rzecz Skarbu Państwa, nie przekazuje się do archiwów państwowych oraz nie niszczy się do czasu zakończenia tych postępowań.