Na podstawie art. 204a ust. 8 ustawy z dnia 28 sierpnia 1997 r. o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych (Dz. U. Nr 139, poz. 934, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1.Rozporządzenie określa sposób i tryb przeprowadzania, przez organ nadzoru, kontroli funduszy emerytalnych, towarzystw emerytalnych, depozytariuszy oraz osób trzecich, którym fundusz emerytalny lub towarzystwo emerytalne powierzyło wykonywanie niektórych czynności, a także sposób i tryb dokumentowania przebiegu kontroli.

§ 2.Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 28 sierpnia 1997 r. o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych;

2) kontrolującym - należy przez to rozumieć wskazanego w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli pracownika organu nadzoru uprawnionego do przeprowadzania kontroli;

3) podmiocie kontrolowanym - należy przez to rozumieć fundusz emerytalny, towarzystwo emerytalne, depozytariusza oraz osobę trzecią, której fundusz emerytalny lub towarzystwo emerytalne powierzyło wykonywanie niektórych czynności.

§ 3.Organ nadzoru zapewnia właściwe przygotowanie kontroli oraz należyte, sprawne i bezstronne jej przeprowadzenie, uwzględniając możliwości organizacyjne i techniczne podmiotu kontrolowanego.

§ 4.1. Kontrolę przeprowadza co najmniej dwóch kontrolujących.

2. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli zawiera:

1) wskazanie podstawy prawnej do przeprowadzenia kontroli;

2) imiona i nazwiska kontrolujących oraz rodzaje i oznaczenie dokumentów potwierdzających tożsamość kontrolujących, a także wskazanie kontrolującego kierującego kontrolą;

3) termin dla dokonania czynności kontrolnych;

4) nazwę podmiotu kontrolowanego;

5) przedmiot i zakres kontroli.

3. W trakcie przeprowadzania kontroli organ nadzoru może uzupełnić przedmiot i zakres kontroli, a także zmienić termin dla dokonania czynności kontrolnych oraz kontrolujących, o czym niezwłocznie pisemnie informuje podmiot kontrolowany.

§ 5.1. Kontrolujący podlega wyłączeniu od udziału w kontroli, jeżeli ustalenia kontroli mogłyby oddziaływać na jego prawa lub obowiązki albo prawa lub obowiązki jego małżonka lub osoby pozostającej z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia albo osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli.

2. Powody wyłączenia kontrolującego trwają mimo ustania małżeństwa, wspólnego pożycia, przysposobienia, opieki lub kurateli.

3. Kontrolujący może być wyłączony również w razie stwierdzenia innych przyczyn, które mogłyby wywołać wątpliwości co do jego bezstronności.

4. Jeżeli okoliczności, o których mowa w ust. 1 i 3, ujawnią się w toku kontroli, kontrolujący powstrzymuje się od dalszych czynności i zawiadamia o tym niezwłocznie organ nadzoru.

5. Wyłączony kontrolujący podejmuje jedynie czynności niecierpiące zwłoki ze względu na interes publiczny lub ważny interes podmiotu kontrolowanego.

6. O wyłączeniu od udziału w kontroli postanawia organ nadzoru z urzędu albo na wniosek podmiotu kontrolowanego lub na wniosek kontrolującego.

7. Organ nadzoru, postanawiając o wyłączeniu kontrolującego, uzupełnia skład kontrolujących, a także zmienia odpowiednio upoważnienie do przeprowadzenia kontroli oraz niezwłocznie pisemnie informuje podmiot kontrolowany o dokonanej zmianie.

§ 6.1. Kontrola jest prowadzona od dnia doręczenia podmiotowi kontrolowanemu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Dniem zakończenia kontroli jest dzień doręczenia podmiotowi kontrolowanemu informacji o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń, a w przypadku gdy zastrzeżenia nie zostały zgłoszone, dzień następujący po upływie terminu przewidzianego na ich zgłoszenie.

2. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli kierujący kontrolą doręcza podmiotowi kontrolowanemu najpóźniej przed podjęciem przez kontrolujących pierwszych czynności kontrolnych. Podmiot kontrolowany potwierdza doręczenie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

3. Jeżeli podmiot kontrolowany uchyla się od odebrania upoważnienia do przeprowadzenia kontroli doręczanego przez kierującego kontrolą lub odmawia potwierdzenia doręczenia, kierujący kontrolą sam stwierdza datę doręczenia oraz przyczynę braku potwierdzenia przez podmiot kontrolowany doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. W takim przypadku doręczenie uważa się za dokonane z datą wskazaną przez kierującego kontrolą.

4. Przed podjęciem pierwszych czynności kontrolnych kontrolujący okazują podmiotowi kontrolowanemu dokumenty potwierdzające tożsamość kontrolujących. Kierujący kontrolą informuje także podmiot kontrolowany o prawach i obowiązkach związanych z przeprowadzaną kontrolą.

§ 7.1. Kontrola przeprowadzana jest w miejscu prowadzenia działalności przez podmiot kontrolowany, w dniach i godzinach jego pracy.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach zagrożenia interesów członków funduszu emerytalnego kontrola może być przeprowadzona również w dniach wolnych od pracy lub poza godzinami pracy podmiotu kontrolowanego.

3. Poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu nadzoru, jeżeli umożliwi to szybsze i skuteczniejsze przeprowadzenie kontroli.

4. Podmiot kontrolowany zapewnia kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, a w szczególności udostępnia urządzenia techniczne oraz, w miarę możliwości, oddzielne pomieszczenia z odpowiednim wyposażeniem.

5. Kierownik podmiotu kontrolowanego lub upoważniona przez niego osoba może uczestniczyć w czynnościach, o których mowa w art. 204a ust. 3 pkt 3 ustawy.

6. W okresie trwania kontroli podmiot kontrolowany wypełnia obowiązki, o których mowa w art. 204a ust. 3 pkt 3 i 4 ustawy, w terminach i formach wskazanych przez kierującego kontrolą.

§ 8.1. Ustaleń kontroli dokonuje się na podstawie dowodów.

2. Do dowodów zalicza się:

1) dokumenty;

2) dane i informacje umieszczone w systemach informatycznych podmiotu kontrolowanego;

3) informacje udzielone przez osoby, o których mowa w art. 204a ust. 3 pkt 3 ustawy;

4) oświadczenia osób trzecich;

5) wyniki oględzin;

6) inne materiały, które mogą przyczynić się do stwierdzenia stanu faktycznego w zakresie objętym kontrolą.

3. Informacje pisemne sporządzane przez podmiot kontrolowany na potrzeby przeprowadzanej kontroli powinny być podpisane przez osoby upoważnione do ich sporządzania. W przypadku odmowy podpisania kontrolujący sporządza stosowną adnotację.

4. Zgodność z oryginałem odpisów, kserokopii i wyciągów z dokumentów potwierdza osoba upoważniona do reprezentowania podmiotu kontrolowanego.

§ 9.1. W razie niebezpieczeństwa utraty dowodów kierujący kontrolą może wskazać sposób zabezpieczenia dowodów przez przechowywanie ich w miejscu prowadzenia działalności przez podmiot kontrolowany w oddzielnym, zamkniętym i opieczętowanym pomieszczeniu.

2. O zwolnieniu dowodów spod zabezpieczenia decyduje kierujący kontrolą.

§ 10.Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół, który zawiera w szczególności:

1) nazwę i siedzibę podmiotu kontrolowanego;

2) imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe kontrolujących;

3) numer i datę upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz jego zmiany;

4) imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe osób składających oświadczenia oraz udzielających informacji w toku kontroli;

5) określenie przedmiotu i zakresu kontroli;

6) opis dokonanych czynności oraz ustalenia stanu faktycznego;

7) wzmiankę o poinformowaniu podmiotu kontrolowanego o jego prawach i obowiązkach, przez pouczenie o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli;

8) wykaz załączników z podaniem nazwy każdego załącznika;

9) datę i miejsce sporządzenia protokołu.

§ 11.1. Protokół kontroli sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz kierujący kontrolą, lub w jego zastępstwie inny kontrolujący, przekazuje podmiotowi kontrolowanemu.

2. Osoba upoważniona do reprezentowania podmiotu kontrolowanego potwierdza odbiór protokołu, umieszczając pisemne oświadczenie na protokole.

3. Kierujący kontrolą lub w jego zastępstwie inny kontrolujący oraz osoba upoważniona przez podmiot kontrolowany parafują każdą stronę protokołu.

4. Jeżeli podmiot kontrolowany odmawia lub uchyla się od odebrania protokołu kontroli, organ nadzoru wzywa pisemnie podmiot kontrolowany do złożenia oświadczenia o odbiorze protokołu, wyznaczając termin nie krótszy niż 7 dni do dokonania tej czynności. W przypadku bezskutecznego upływu wyznaczonego terminu protokół uważa się za odebrany z upływem ostatniego dnia tego terminu.

§ 12.1. Po potwierdzeniu odbioru protokołu kontroli nie dokonuje się w protokole żadnych poprawek i dopisków.

2. Oczywiste omyłki pisarskie lub rachunkowe prostuje kierujący kontrolą, parafując sprostowania. Organ nadzoru o sprostowaniu oczywistych omyłek informuje pisemnie podmiot kontrolowany.

§ 13.1. W terminie 14 dni od dnia potwierdzenia odbioru protokołu kontroli podmiot kontrolowany może zgłosić organowi nadzoru pisemne umotywowane zastrzeżenia i uwagi do treści protokołu oraz stanowisko w sprawach objętych zakresem kontroli.

2. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń organ nadzoru informuje podmiot kontrolowany w terminie 14 dni od dnia ich doręczenia.

§ 14.Przepisy rozporządzenia stosuje się do postępowań kontrolnych, które zostały rozpoczęte po dniu wejścia w życie rozporządzenia.

§ 15.Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.