Na podstawie art. 39e ust. 3 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. Nr 125, poz. 1371, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1.Rozporządzenie określa szczegółowy sposób postępowania z dokumentacją związaną z pracą kierowcy oraz wzory stosowanych dokumentów, w tym wzór zaświadczenia poświadczającego zatrudnienie kierowcy oraz spełnienie wszystkich wymagań określonych ustawą z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym, zwaną dalej „ustawą”.

§ 2.1. Przedsiębiorca, wykonujący transport drogowy lub przewozy na potrzeby własne, zwany dalej „przedsiębiorcą”, wystawia zatrudnionemu przez siebie kierowcy zaświadczenie poświadczające jego zatrudnienie oraz spełnianie wszystkich wymagań określonych ustawą, którego wzór określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.

2. Przepisy ust. 1 stosuje się odpowiednio do kierowcy wykonującego osobiście przewozy na rzecz przedsiębiorcy wykonującego transport drogowy.

3. Zaświadczenie, o którym mowa w ust. 1, przedsiębiorca wystawia w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz zaświadczenia za potwierdzeniem odbioru otrzymuje kierowca, a drugi dołącza się do dokumentacji kierowcy.

§ 3.Przedsiębiorca osobiście wykonujący transport drogowy lub przedsiębiorca osobiście wykonujący przewozy na potrzeby własne wystawia oświadczenie poświadczające spełnienie przez siebie wymagań określonych ustawą, według wzoru określonego w załączniku nr 2 do rozporządzenia. Przepisy § 2 ust. 3 i § 4 stosuje się odpowiednio.

§ 4.1. Przedsiębiorca prowadzi, odrębnie dla każdego kierowcy, o którym mowa w § 2, dokumentację kierowcy, zawierającą:

1) kartę informacyjną kierowcy;

2) kartę ewidencyjną pojazdów;

3) orzeczenia lekarskie i psychologiczne stwierdzające brak przeciwwskazań zdrowotnych lub psychologicznych do wykonywania pracy na stanowisku kierowcy;

4) zaświadczenia o ukończeniu kursów dokształcających, o ile są wymagane;

5) zaświadczenie, o którym mowa w § 2.

2. Dokumentacja kierowcy, o której mowa w ust. 1, powinna być ponumerowana oraz ułożona w porządku chronologicznym, a także powinna zawierać pełen wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

3. W karcie informacyjnej kierowcy, której wzór określa załącznik nr 3 do rozporządzenia, zamieszcza się informacje dotyczące kwalifikacji i uprawnień kierowcy oraz badań lekarskich i psychologicznych.

4. Karta informacyjna kierowcy może być prowadzona w formie elektronicznej.

5. W karcie ewidencyjnej pojazdów, której wzór określa załącznik nr 4 do rozporządzenia, zamieszcza się informacje dotyczące pojazdów, którymi kierowca wykonywał przewozy, w szczególności imię i nazwisko kierowcy, rodzaj, markę, typ, model pojazdu.

6. Informacje dotyczące prowadzonej dokumentacji kierowcy, w szczególności imię i nazwisko kierowcy, datę założenia dokumentacji, umieszcza się w ewidencji dokumentacji kierowcy prowadzonej przez przedsiębiorcę, zwanej dalej „ewidencją”, której wzór określa załącznik nr 5 do rozporządzenia.

§ 5.Dokumentacja, o której mowa w § 4 ust. 1, dla kierowców, z którymi nawiązany jest stosunek pracy, może być prowadzona i przechowywana łącznie z aktami osobowymi pracownika, o których mowa w odrębnych przepisach.

§ 6.1. Przedsiębiorca, z chwilą rozwiązania stosunku pracy z kierowcą, wydaje kierowcy za potwierdzeniem odbioru w ewidencji, oryginały dokumentów, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 3 i 4, oraz wyciąg z karty ewidencyjnej pojazdów, której wzór określa załącznik nr 6 do rozporządzenia. Przedsiębiorca pozostawia w dokumentacji potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie wydanych dokumentów, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 3 i 4.

2. Na żądanie kierowcy, o którym mowa w ust. 1, przedsiębiorca wydaje wyciąg z karty informacyjnej kierowcy.

§ 7.1. Przedsiębiorca przechowuje dokumentację kierowcy, o której mowa w § 4 ust. 1, dla potrzeb kontrolnych lub dowodowych przez okres 5 lat. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od dnia rozwiązania stosunku pracy z kierowcą.

2. Termin przechowywania dokumentacji, o którym mowa w ust. 1, może ulec przedłużeniu o ile wynika to z potrzeb przedsiębiorcy.

3. Po upływie terminu, o którym mowa w ust. 1 i 2, dokumentacja kierowcy podlega zniszczeniu przez przedsiębiorcę lub osobę przez niego upoważnioną, w sposób uniemożliwiający identyfikację danych osobowych kierowcy zawartych w dokumentacji. Przedsiębiorca dokonuje w ewidencji adnotacji o tym fakcie.

§ 8.1. W przypadku kierowcy posiadającego świadectwo kwalifikacji, w dokumentacji kierowcy, przez okres ważności tego świadectwa, umieszcza się potwierdzoną za zgodność z oryginałem kserokopię tego świadectwa, jako poświadczenie odbytych kursów lub badań lekarskich i psychologicznych.

2. Po upływie terminu ważności świadectwa kwalifikacji jego oryginał przechowywany jest w dokumentacji kierowcy przez cały okres zatrudnienia kierowcy u tego przedsiębiorcy.

3. W przypadku utraty przez kierowcę świadectwa kwalifikacji przedsiębiorca wystawia zaświadczenie, o którym mowa w § 2, na podstawie przedłożonego przez kierowcę zaświadczenia wystawionego przez starostę, potwierdzającego spełnianie przez kierowcę wymagań, które stanowiły podstawę do wydania świadectwa kwalifikacji, z uwzględnieniem zakresu i terminu ważności tego świadectwa, z zastrzeżeniem ust. 4. Oryginał zaświadczenia wydanego przez starostę umieszcza się w dokumentacji kierowcy.

4. Jeżeli w przypadku, o którym mowa w ust. 3, w dokumentacji przedsiębiorcy znajduje się potwierdzona za zgodność z oryginałem kserokopia ważnego świadectwa kwalifikacji, przedsiębiorca wystawia zaświadczenie, o którym mowa w § 2, na podstawie posiadanej kserokopii tego świadectwa.

5. Przepisy § 6 ust. 1 i § 7 stosuje się odpowiednio.

§ 9.Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2004 r.

Załączniki do rozporządzenia Ministra Infrastruktury
z dnia 22 grudnia 2003 r. (póz. 2303)

Załącznik nr 1

WZÓR ZAŚWIADCZENIA POŚWIADCZAJĄCEGO ZATRUDNIENIE KIEROWCY ORAZ SPEŁNIANIE PRZEZ NIEGO WYMAGAŃ OKREŚLONYCH USTAWĄ Z DNIA 6 WRZEŚNIA 2001 R. O TRANSPORCIE DROGOWYM

Załącznik nr 2

WZÓR OŚWIADCZENIA POŚWIADCZAJĄCEGO SPEŁNIANIE PRZEZ PRZEDSIĘBIORCĘ OSOBIŚCIE WYKONUJĄCEGO TRANSPORT DROGOWY ORAZ PRZEDSIĘBIORCĘ OSOBIŚCIE WYKONUJĄCEGO PRZEWOZY NA POTRZEBY WŁASNE WYMAGAŃ USTAWY Z DNIA 6 WRZEŚNIA 2001 R. O TRANSPORCIE DROGOWYM

Załącznik nr 3

WZÓR KARTY INFORMACYJNEJ KIEROWCY

Załącznik nr 4

WZÓR KARTY EWIDENCYJNEJ POJAZDÓW

Załącznik nr 5

WZÓR EWIDENCJI DOKUMENTACJI KIEROWCY

Załącznik nr 6

WZÓR WYCIĄGU Z KARTY EWIDENCYJNEJ POJAZDÓW