Na podstawie art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz. U. Nr 50, poz. 580, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1.[Zakres przedmiotowy] Rozporządzenie określa sposób i tryb sporządzania oraz dostarczania do Krajowego Rejestru Karnego kart rejestracyjnych i zawiadomień, a także wzory tych kart i zawiadomień.

§ 2.[Karty rejestracyjne] 1. Organy obowiązane na podstawie ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym do sporządzania kart rejestracyjnych oraz zawiadomień o zmianach ewidencyjnych, zawiadomień dotyczących podmiotu zbiorowego, zwanych dalej „zawiadomieniami”, przesyłają karty rejestracyjne i zawiadomienia niezwłocznie po ich sporządzeniu do Krajowego Rejestru Karnego, zwanego dalej „Rejestrem”.

2. Karty rejestracyjne i zawiadomienia przesyła się za pośrednictwem poczty przesyłką poleconą, za pośrednictwem funkcjonariusza organu wysyłającego albo w inny sposób przewidziany odrębnymi przepisami prawa.

2a. Jeżeli przepis niniejszego rozporządzenia tak stanowi, zawiadomienie jest sporządzane w formie dokumentu elektronicznego, w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), opatrzonego podpisem elektronicznym, o którym mowa w art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), i przesyłane drogą teletransmisji danych (zawiadomienie w formie elektronicznej).

3. Karty rejestracyjne i zawiadomienia sporządza się pismem drukowanym.

4. Karty rejestracyjne i zawiadomienia opatruje się pieczęcią urzędową organu uprawnionego do ich sporządzania.

5. Przepisów ust. 3 i 4 nie stosuje się do zawiadomień w formie elektronicznej.

§ 3.[Rodzaje kart] 1. Ustala się następujące karty rejestracyjne:

1) karta rejestracyjna karna;

2) karta rejestracyjna nieletniego;

3) karta rejestracyjna podmiotu zbiorowego.

2. Wzory karty rejestracyjnej karnej, karty rejestracyjnej nieletniego oraz karty rejestracyjnej podmiotu zbiorowego stanowią, odpowiednio, załączniki nr 1, 2 i 10 do rozporządzenia.

§ 5.[Zawiadomienie w postępowaniu karnym] 1. Na druku zawiadomienia w postępowaniu karnym umieszcza się informacje o:

1) zarządzeniu wykonania warunkowo zawieszonej kary pozbawienia wolności, ograniczenia wolności lub grzywny;

2) odroczeniu wykonania kary pozbawienia wolności;

3) zawieszeniu wykonania zastępczej kary pozbawienia wolności;

4) zamianie kary ograniczenia wolności na zastępczą karę grzywny lub zastępczą karę pozbawienia wolności;

5) zwolnieniu z odbycia reszty kary ograniczenia wolności;

6) podjęciu warunkowo umorzonego postępowania karnego w sprawach o przestępstwa lub przestępstwa skarbowe;

7) zamianie grzywny na zastępczą karę pozbawienia wolności albo na pracę społecznie użyteczną;

8) wykonaniu kary ograniczenia wolności;

9) wykonaniu grzywny;

10) wykonaniu środków karnych, z wyjątkiem środków karnych określonych w art. 39 pkt 5 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553, z późn. zm.³⁾), w art. 22 § 2 pkt 1 ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz. U. Nr 83, poz. 930, z późn. zm.⁴⁾) oraz w art. 28 § 1 pkt 4 ustawy z dnia 20 maja 1971 r. – Kodeks wykroczeń (Dz. U. Nr 12, poz. 114, z późn. zm.⁵⁾);

11) rozpoczęciu, zakończeniu i miejscu wykonywania środków zabezpieczających, o których mowa w art. 93–98 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny, oraz o uchyleniu lub wykonaniu pozostałych środków zabezpieczających;

12) wykonaniu przez podmiot odpowiedzialny posiłkowe kary grzywny lub środka karnego ściągnięcia równowartości pieniężnej przepadku przedmiotów;

13) umorzeniu postępowania wykonawczego;

14) uchyleniu prawomocnego orzeczenia w wyniku kasacji;

15) zastosowaniu amnestii;

16) ułaskawieniu przez Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej;

17) wznowieniu postępowania sądowego zakończonego prawomocnym orzeczeniem odnotowanym w Rejestrze;

18) stwierdzeniu nieważności prawomocnego orzeczenia sądu odnotowanego w Rejestrze;

19) przywróceniu terminu do zaskarżenia orzeczenia odnotowanego w Rejestrze;

20) zarządzeniu zatarcia skazania;

21) śmierci osoby, której dane osobowe zgromadzono w Rejestrze;

22) przerwie wykonania kary pozbawienia wolności;

23) warunkowym zwolnieniu i odwołaniu takiego zwolnienia.

2. Zawiadomienie w postępowaniu karnym, zawierające informacje, o których mowa w ust. 1 pkt 1–21, przesyła do Rejestru sąd pierwszej instancji wykonujący orzeczenie.

3. Zawiadomienie w postępowaniu karnym, zawierające informacje, o których mowa w ust. 1 pkt 22 lub 23, oraz o umorzeniu postępowania wykonawczego w takich sprawach przesyła do Rejestru sąd penitencjarny.

4. Wzór druku zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia.

§ 6.[Zawiadomienie o zawieszeniu wykonania kary pozbawienia wolności] 1. Na druku zawiadomienia o zawieszeniu wykonania kary pozbawienia wolności, w trybie art. 152 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny wykonawczy, umieszcza się informacje o tym zawieszeniu.

2. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, przesyła do Rejestru sąd pierwszej instancji wykonujący orzeczenie.

3. Wzór druku zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia.

§ 7.[Zawiadomienie o osobie pozbawionej wolności] 1. Na druku zawiadomienia o osobie pozbawionej wolności umieszcza się informacje o rozpoczęciu, zakończeniu oraz miejscu wykonywania kar dożywotniego pozbawienia wolności, 25 lat pozbawienia wolności, pozbawienia wolności, aresztu wojskowego oraz aresztu.

2. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, przesyła do Rejestru Dyrektor Generalny Służby Więziennej.

3. Wzór druku zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia.

4. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, jest sporządzane i przekazywane w formie elektronicznej, z wykorzystaniem pliku zawierającego jedno bądź więcej zawiadomień.

§ 8.[Zawiadomienie w postępowaniu w sprawach nieletnich] 1. Na druku zawiadomienia w postępowaniu w sprawach nieletnich umieszcza się informacje o:

1) zarządzeniu wykonania warunkowo zawieszonego umieszczenia w zakładzie poprawczym lub kary orzeczonej w miejsce zakładu poprawczego;

2) warunkowym zwolnieniu z zakładu poprawczego i odwołaniu takiego zwolnienia;

3) warunkowym odstąpieniu od wykonania orzeczenia o umieszczeniu w zakładzie poprawczym;

4) zmianie lub uchyleniu środka wychowawczego oraz leczniczo-wychowawczego;

5) przerwaniu lub odroczeniu wykonywania środków wychowawczych lub poprawczych;

6) odstąpieniu od stosowania orzeczonego środka wychowawczego;

7) powołaniu nieletniego do zasadniczej służby wojskowej lub służby zastępczej;

8) wykonaniu środka zabezpieczającego – przepadku przedmiotów, orzeczonego na podstawie art. 43 § 1 pkt 5 ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy.

2. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, przesyła do Rejestru sąd rodzinny.

3. Wzór druku zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik nr 6 do rozporządzenia.

§ 9.[Zawiadomienie o umieszczeniu lub zwolnieniu nieletniego ze schroniska dla nieletnich] 1. Na druku zawiadomienia o umieszczeniu lub zwolnieniu nieletniego ze schroniska dla nieletnich umieszcza się informacje o tym umieszczeniu lub zwolnieniu.

2. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, przesyła do Rejestru sąd rodzinny albo sąd orzekający w pierwszej instancji w sprawie nieletniego, w trybie art. 10 § 2 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny.

3. Wzór druku zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik nr 7 do rozporządzenia.

§ 10.[Zawiadomienie o rozesłaniu oraz odwołaniu listu gończego] 1. Na druku zawiadomienia o rozesłaniu oraz odwołaniu listu gończego umieszcza się informacje o tym rozesłaniu lub odwołaniu.

2. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, przesyła do Rejestru sąd pierwszej instancji wykonujący orzeczenie, a jeżeli postanowienie o poszukiwaniu podejrzanego listem gończym wydał prokurator – prokurator.

3. Wzór druku zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik nr 8 do rozporządzenia.

§ 11.[Zawiadomienie o zastosowaniu oraz uchyleniu tymczasowego aresztowania] 1. Na druku zawiadomienia o zastosowaniu oraz uchyleniu tymczasowego aresztowania umieszcza się informacje o:

1) zastosowaniu tymczasowego aresztowania;

2) uchyleniu tymczasowego aresztowania;

3) miejscu osadzenia tymczasowo aresztowanego, jeżeli tymczasowe aresztowanie wykonywane jest w formie umieszczenia w odpowiednim zakładzie leczniczym.

2. Zawiadomienie o zastosowaniu oraz uchyleniu tymczasowego aresztowania, zawierające informacje, o których mowa w ust. 1 pkt 1, przesyła do Rejestru sąd orzekający o zastosowaniu tymczasowego aresztowania.

3. Zawiadomienie o zastosowaniu oraz uchyleniu tymczasowego aresztowania, zawierające informacje, o których mowa w ust. 1 pkt 2, przesyła do Rejestru sąd lub prokurator, który uchylił tymczasowe aresztowanie.

4. Zawiadomienie o zastosowaniu oraz uchyleniu tymczasowego aresztowania, zawierające informacje, o których mowa w ust. 1 pkt 3, przesyła do Rejestru sąd orzekający o zastosowaniu tymczasowego aresztowania, a w przypadku gdy umieszczenie w odpowiednim zakładzie leczniczym nastąpiło po wydaniu postanowienia o zastosowaniu tymczasowego aresztowania, zawiadomienie to przesyła organ, do którego dyspozycji tymczasowo aresztowany pozostaje.

5. Wzór druku zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik nr 9 do rozporządzenia.

§ 11a.[Zawiadomienie o wykonywaniu tymczasowego aresztowania] 1. Zawiadomienie o wykonywaniu tymczasowego aresztowania, zawierające informację o miejscu osadzenia tymczasowo aresztowanego, przesyła do Rejestru Dyrektor Generalny Służby Więziennej.

2. Wzór zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik nr 13 do rozporządzenia.

3. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, jest sporządzane i przekazywane w formie elektronicznej, z wykorzystaniem pliku zawierającego jedno bądź więcej zawiadomień.

§ 12.[Zawiadomienie dotyczące podmiotu zbiorowego] 1. Na druku zawiadomienia dotyczącego podmiotu zbiorowego umieszcza się informacje o:

1) wykonaniu kary pieniężnej;

2) wykonaniu przepadków;

3) wykonaniu zakazów;

4) wykonaniu podania wyroku do publicznej wiadomości;

5) zatarciu orzeczenia;

6) likwidacji podmiotu zbiorowego.

2. Zawiadomienie dotyczące podmiotu zbiorowego, zawierające informacje, o których mowa w ust. 1 pkt 1–5, przesyła do Rejestru sąd pierwszej instancji wykonujący orzeczenie.

3. Zawiadomienie dotyczące podmiotu zbiorowego, zawierające informacje, o których mowa w ust. 1 pkt 6, przesyła do Rejestru sąd gospodarczy.

4. Wzór druku zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik nr 11 do rozporządzenia.

§ 12a.[Zawiadomienie o wykonywaniu kary pozbawienia wolności poza zakładem karnym w systemie dozoru elektronicznego] 1. Na druku zawiadomienia o wykonywaniu kary pozbawienia wolności poza zakładem karnym w systemie dozoru elektronicznego umieszcza się informacje o:

1) zezwoleniu na odbycie kary pozbawienia wolności poza zakładem karnym w systemie dozoru elektronicznego;

2) uchyleniu zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności poza zakładem karnym w systemie dozoru elektronicznego;

3) wykonaniu kary pozbawienia wolności odbywanej poza zakładem karnym w systemie dozoru elektronicznego;

4) przerwie w wykonywaniu kary pozbawienia wolności poza zakładem karnym w systemie dozoru elektronicznego;

5) warunkowym zawieszeniu wykonania kary pozbawienia wolności odbywanej poza zakładem karnym w systemie dozoru elektronicznego.

2. Zawiadomienie o wykonywaniu kary pozbawienia wolności poza zakładem karnym w systemie dozoru elektronicznego przesyła do Rejestru sąd penitencjarny.

3. Wzór druku zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik nr 12 do rozporządzenia.

§ 13.[Przepisy uchylone] Traci moc rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 11 czerwca 2001 r. w sprawie określenia sposobu i trybu sporządzania oraz dostarczania do Krajowego Rejestru Karnego kart rejestracyjnych i zawiadomień o zmianach ewidencyjnych (Dz. U. Nr 63, poz. 643).

§ 14.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 28 listopada 2003 r.

Załącznik nr 2

WZÓR – KARTA REJESTRACYJNA NIELETNIEGO

Załącznik nr 3

WZÓR – ZAWIADOMIENIE W POSTĘPOWANIU KARNYM

Załącznik nr 4

WZÓR – ZAWIADOMIENIE O ZAWIESZENIU WYKONANIA KARY POZBAWIENIA WOLNOŚCI W TRYBIE ART. 152 KODEKSU KARNEGO WYKONAWCZEGO

Załącznik nr 5

WZÓR – ZAWIADOMIENIE O OSOBIE POZBAWIONEJ WOLNOŚCI

Załącznik nr 6

WZÓR – ZAWIADOMIENIE W POSTĘPOWANIU W SPRAWACH NIELETNICH

Załącznik nr 7

WZÓR – ZAWIADOMIENIE O UMIESZCZENIU LUB ZWOLNIENIU NIELETNIEGO ZE SCHRONISKA DLA NIELETNICH

Załącznik nr 8

WZÓR – ZAWIADOMIENIE O ROZESŁANIU ORAZ ODWOŁANIU LISTU GOŃCZEGO

Załącznik nr 9

WZÓR – ZAWIADOMIENIE O ZASTOSOWANIU ORAZ UCHYLENIU TYMCZASOWEGO ARESZTOWANIA

Załącznik nr 10

WZÓR – KARTA REJESTRACYJNA PODMIOTU ZBIOROWEGO

Załącznik nr 11

WZÓR – ZAWIADOMIENIE DOTYCZĄCE PODMIOTU ZBIOROWEGO

Załącznik nr 12

WZÓR – ZAWIADOMIENIE O WYKONYWANIU KARY POZBAWIENIA WOLNOŚCI POZA ZAKŁADEM KARNYM W SYSTEMIE DOZORU ELEKTRONICZNEGO

Załącznik nr 13

WZÓR – ZAWIADOMIENIE O WYKONYWANIU TYMCZASOWEGO ARESZTOWANIA