Na podstawie art. 58¹ ust. 3 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (Dz. U. z 2001 r. Nr 124, poz. 1361 i Nr 125, poz. 1368, z 2002 r. Nr 169, poz. 1387 oraz z 2003 r. Nr 42, poz. 363) zarządza się, co następuje:

§ 1.Rozporządzenie określa:

1) sposób utrwalania treści wpisów w księgach wieczystych w sytuacjach powstania stanu zagrożenia zniszczeniem zbioru ksiąg wieczystych w znacznej skali, na skutek zdarzeń o charakterze nadzwyczajnym;

2) szczegółowy tryb wykonywania czynności związanych z utrwalaniem treści wpisów w księgach wieczystych.

§ 2.Utrwalania treści wpisów w księdze wieczystej dokonuje się w razie powstania stanu zagrożenia zniszczeniem zbioru ksiąg wieczystych w znacznej skali, na skutek wystąpienia zdarzeń o charakterze nadzwyczajnym, który powoduje lub stwarza prawdopodobieństwo zniszczenia treści wpisów w księgach wieczystych, bądź brak możliwości dalszego ich dokonywania, a w szczególności w sytuacji, gdy ujawnione w księgach wieczystych wpisy zanikają, tracąc czytelność, następuje degradacja papieru, ulegają sklejeniu karty księgi, a także, gdy nie jest możliwe dokonywanie w niej wpisów techniką określoną w § 4 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 września 2001 r. w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych i zbiorów dokumentów (Dz. U. Nr 102, poz. 1122).

§ 3.Utrwalaniem treści wpisów w księdze wieczystej jest ogół czynności służących sporządzeniu kopii księgi wieczystej, z zachowaniem wszystkich cech tej księgi, zwany dalej „utrwalaniem treści wpisów”.

§ 4.1. Utrwalania treści wpisów dokonuje się z zastosowaniem najszybszych i najnowocześniejszych technologii dostępnych w sądzie rejonowym, dających gwarancję bezpiecznego i wiernego zachowania wszystkich cech księgi wieczystej, przy wykorzystaniu w szczególności takich metod jak: skanowanie (fotografia komputerowa), kserowanie i mikrofilmowanie.

2. W razie zastosowania do utrwalania treści wpisów metod, w wyniku których powstaje zapis elektroniczny lub mikrofilm, kopię księgi wieczystej sporządza się w postaci wydruku lub odbitki na papierze, w formacie odpowiadającym ustalonemu wzorowi formularzy obejmujących poszczególne działy księgi wieczystej.

§ 5.Powstała wskutek utrwalania treści wpisów kopia księgi wieczystej powinna odzwierciedlać wszystkie cechy tej księgi; nie jest dopuszczalna jakakolwiek zmiana treści wpisu w księdze wieczystej.

§ 6.1. Utrwalanie treści wpisów obejmuje księgę wieczystą wraz z okładką.

2. Kopie poszczególnych kart księgi sporządza się jednostronnie.

§ 7.1. Utrwalaniu treści wpisów podlegają tylko te działy księgi wieczystej, których karty zawierają wpisy oraz wzmianki, w tym także działy, które zawierają wpisy wykreślone.

2. Nie dokonuje się utrwalania treści wpisów, jeżeli jakakolwiek część księgi wieczystej przeznaczona na wpisy zaginęła lub uległa zniszczeniu, chyba że z dokumentów zachowanych w aktach księgi wieczystej wynika, że część ta nie zawierała żadnych wpisów.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, sędzia lub referendarz sądowy dokonuje adnotacji na kopii księgi wieczystej o tych działach, które nie zawierały wpisów, a zaginęły lub uległy zniszczeniu.

§ 8.1. Powstałą wskutek utrwalania treści wpisów kopię księgi wieczystej uwierzytelnia sędzia lub referendarz sądowy, składając na tej kopii czytelny podpis i zamieszczając przy nim datę. Przed podpisem zamieszcza się napis: „Za zgodność z oryginałem.”.

2. Podpis sędziego lub referendarza sądowego, data uwierzytelnienia kopii księgi wieczystej oraz numer księgi wieczystej zamieszczane są na każdej karcie kopii tej księgi, bezpośrednio pod ostatnim wpisem znajdującym się na tej karcie.

3. Pod podpisem i datą uwierzytelnienia kopii księgi wieczystej ujawnia się tylko wzmianki: o wniosku, o sprawach wszczętych z urzędu, o apelacji, o kasacji i o skardze na orzeczenie referendarza sądowego.

§ 9.1. Po zakończeniu utrwalania treści wpisów na kopii ostatniej karty działu I-O sporządza się opis, który zamieszcza się przed podpisem sędziego lub referendarza sądowego. Jeżeli na ostatniej karcie działu I-O brak jest miejsca na opis, zamieszcza się go na okładce kopii księgi wieczystej.

2. Opis, o którym mowa w ust. 1, zawiera informację, w której wymienia się w szczególności działy i liczbę kart, które podlegały skopiowaniu.

§ 10.Kopie kart księgi wieczystej numeruje się, zszywa i umieszcza w twardych okładkach. Na okładce umieszcza się napis: „Księga wieczysta Nr .... prowadzona przez Sąd Rejonowy w ....... . Kopia - dz. Kop. Nr ....”.

§ 11.1. Księgę wieczystą, z której została sporządzona kopia, zamyka się z adnotacją „księga skopiowana” i przechowuje w oddzielnym pomieszczeniu.

2. Jeżeli dalsze przechowywanie księgi wieczystej, o której mowa w ust. 1, zagraża zdrowiu, życiu lub pozostałemu zbiorowi ksiąg wieczystych, na wniosek prezesa sądu rejonowego, prezes sądu okręgowego, po uzyskaniu zgody Ministra Sprawiedliwości, podejmuje decyzję o jej likwidacji.

3. Okoliczności, o których mowa w ust. 2, powinny być potwierdzone ekspertyzą specjalistyczną.

§ 12.1. Utrwalania treści wpisów dokonuje wyodrębniona sekcja, powołana przez prezesa sądu rejonowego, działająca pod kierunkiem sędziego lub referendarza sądowego, która działa niezależnie od funkcjonowania wydziału ksiąg wieczystych.

2. Sekcja, o której mowa w ust. 1, dokonując ogółu czynności przy utrwalaniu treści wpisów, może, z wyjątkiem uwierzytelniania kopii księgi wieczystej, korzystać z usług zamówionych u podmiotu zewnętrznego.

§ 13.1. Prezes sądu rejonowego przygotowuje, o ile jest to możliwe, wykaz ksiąg wieczystych przeznaczonych do utrwalania treści wpisów.

2. Do utrwalania treści wpisów w pierwszej kolejności kieruje się księgi wieczyste najbardziej zagrożone zniszczeniem, wskazane w wyniku inwentaryzacji przeprowadzonej przez sekcję.

3. Utrwalanie treści wpisów powinno odbywać się w budynku właściwego sądu rejonowego.

4. W szczególnych wypadkach, gdy ze względów technicznych i organizacyjnych nie jest to możliwe i dopuszczalne, prezes sądu rejonowego, za zgodą prezesa sądu okręgowego, podejmuje decyzję o przekazaniu poza budynek sądu ksiąg wieczystych przeznaczonych do utrwalania treści wpisów.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, z przekazywania ksiąg wieczystych sporządza się protokół, w którym określa się w szczególności liczbę przekazanych ksiąg wieczystych, ich numery oraz termin zwrotu kopii ksiąg wieczystych wraz z księgami wieczystymi.

§ 14.1. Dla rejestracji uwierzytelnionych kopii ksiąg wieczystych prowadzi się urządzenie ewidencyjne, zwane „dziennikiem kopii”, w którym zapisuje się pod kolejnym numerem porządkowym numer księgi wieczystej, z której została sporządzona kopia, datę uwierzytelnienia tej kopii oraz wymienia się działy, w których znajdowały się wpisy, a także liczbę skopiowanych kart.

2. W repertorium ksiąg wieczystych dokonuje się adnotacji o tym, że księga wieczysta została skopiowana oraz podaje się numer porządkowy dziennika kopii.

§ 15.1. Uwierzytelniona kopia księgi wieczystej stanowi tom l księgi wieczystej.

2. Po utrwaleniu treści wpisów kolejne wpisy dokonywane są w ciągu dalszym, jako tom II księgi wieczystej, do którego przenosi się wszystkie aktualne wpisy.

3. Z chwilą zaprowadzenia ciągu dalszego, kopię księgi wieczystej załącza się do tomu II księgi wieczystej, o czym umieszcza się na karcie tytułowej tego tomu adnotację: „kopię załączono po zaprowadzeniu ciągu dalszego”.

§ 16.Na odpisie księgi wieczystej, wydawanym na podstawie kopii księgi wieczystej, zamieszcza się adnotację: „odpis księgi wieczystej Nr... - odpis kopii dz. kop. Nr ...”.

§ 17.Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.