Na podstawie art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 26 kwietnia 1996 r. o Służbie Więziennej (Dz. U. z 2002 r. Nr 207, poz. 1761) zarządza się, co następuje:

§ 1.[Zakres regulacji] Rozporządzenie określa dane, które należy podać w świadectwie służby, zwanym dalej „świadectwem”, wydanym funkcjonariuszowi Służby Więziennej zwolnionemu ze służby, a także tryb wydawania i prostowania świadectw oraz wzór świadectwa.

§ 2.[Zawartość świadectwa służby] 1. Świadectwo wydane funkcjonariuszowi Służby Więziennej, zwanemu dalej „funkcjonariuszem”, zawiera informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku służbowego oraz uprawnień z ubezpieczenia społecznego i ubezpieczenia zdrowotnego, dotyczące:

1) okresu pełnienia służby;

2) zajmowanego ostatnio stanowiska służbowego;

3) podstawy prawnej zwolnienia ze służby albo wygaśnięcia stosunku służbowego;

4) sposobu rozliczenia funkcjonariusza z urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym ustał lub wygasł stosunek służbowy;

5) okresu urlopu bezpłatnego wykorzystanego w trakcie służby i podstawy prawnej jego udzielenia;

6) okresu urlopu okolicznościowego udzielonego w celu osobistego sprawowana opieki nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny, w rozumieniu przepisów o urlopach funkcjonariuszy Służby Więziennej, w roku kalendarzowym, w którym ustał lub wygasł stosunek służbowy;

7) okresu urlopu wychowawczego wykorzystanego w trakcie służby i podstawy prawnej jego udzielenia;

8) wykorzystania zwolnienia od zajęć służbowych, przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał lub wygasł stosunek służbowy;

9) potrąceń z uposażenia, na zasadach określonych w art. 123 ustawy z dnia 26 kwietnia 1996 r. o Służbie Więziennej, zwanej dalej „ustawą”

10) okresu wykonywania służby w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;

11) okresu pełnienia służby uzasadniającego podwyższenie emerytury policyjnej na podstawie przepisów odrębnych;

12) okresu pozostawania poza służbą, za który przyznano decyzją świadczenie, o którym mowa w art. 45 ust. 4 ustawy;

13) zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego i ubezpieczenia zdrowotnego;

14) danych, zamieszczonych na żądanie funkcjonariusza, zgłoszonych przed dniem wydania świadectwa o:

a) wysokości i składnikach uposażenia,

b) stanowiskach służbowych zajmowanych w trakcie pełnienia służby,

c) kwalifikacjach uzyskanych w trakcie pełnienia służby,

d) udzielonych wyróżnieniach związanych z pełnieniem służby w Służbie Więziennej.

2. W świadectwie nie zamieszcza się informacji niejawnych stanowiących tajemnicę państwową lub służbową.

3. Wzór formularza świadectwa określa załącznik do rozporządzenia.

§ 3.[Wydanie świadectwa] 1. Świadectwo wydaje przełożony właściwy w sprawach osobowych zwolnionego funkcjonariusza, zwany dalej „przełożonym”, na podstawie dokumentów zawartych w aktach osobowych funkcjonariusza.

2. Jeżeli wydanie świadectwa jest niemożliwe w dniu zwolnienia funkcjonariusza ze służby, świadectwo przesyła się za pośrednictwem poczty na adres znajdujący się w aktach osobowych funkcjonariusza lub do miejsca wskazanego przez niego albo doręcza się w inny sposób, nie później niż w terminie 14 dni od dnia ustania stosunku służbowego.

3. Jeżeli funkcjonariusz nie zgłasza się po odbiór świadectwa lub nie poinformuje przełożonego o tym, w jaki sposób i pod jaki adres należy je doręczyć, świadectwo zwrócone przez pocztę składa się w aktach osobowych funkcjonariusza.

4. Funkcjonariusz otrzymanie świadectwa potwierdza własnoręcznym podpisem na kopii świadectwa.

5. Wydania świadectwa nie można uzależniać od uprzedniego rozliczenia się funkcjonariusza z obowiązków służbowych.

§ 4.[Świadectwo służby a wygaśnięcie stosunku służbowego z powodu śmierci lub uznania funkcjonariusza za zaginionego] 1. W razie wygaśnięcia stosunku służbowego z powodu śmierci lub uznania funkcjonariusza za zaginionego świadectwo sporządza się niezwłocznie i włącza się do akt osobowych zmarłego lub zaginionego funkcjonariusza.

2. Świadectwo wydaje się na pisemny wniosek uprawnionego do odprawy pośmiertnej członka rodziny zmarłego lub uznanego za zaginionego funkcjonariusza albo innej osobie będącej spadkobiercą tego funkcjonariusza, zwanej dalej „osobą uprawnioną”.

§ 5.[Sprostowanie świadectwa służby] 1. Funkcjonariusz może złożyć pisemny wniosek o sprostowanie świadectwa do przełożonego, który je wydał, w terminie 7 dni od dnia otrzymania świadectwa.

2. W przypadku złożenia wniosku o sprostowanie świadectwa po terminie, przełożony, w drodze postanowienia, może przywrócić termin na pisemny wniosek funkcjonariusza, który uprawdopodobni, że uchybienie nastąpiło bez jego winy. Na postanowienie o odmowie przywrócenia terminu służy zażalenie do wyższego przełożonego właściwego w sprawach osobowych, zwanego dalej „wyższym przełożonym”, w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia.

3. Przełożony, w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku o sprostowanie świadectwa, wydaje:

1) nowe świadectwo w przypadku uwzględnienia wniosku;

2) postanowienie o odmowie sprostowania świadectwa.

4. Na postanowienie o odmowie sprostowania świadectwa służy zażalenie do wyższego przełożonego, w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia.

5. Wyższy przełożony, w terminie miesiąca od dnia wniesienia zażalenia na postanowienie, o którym mowa w ust. 4, wydaje postanowienie o:

1) uwzględnieniu zażalenia albo

2) utrzymaniu w mocy zaskarżonego postanowienia.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 5 pkt 1, przełożony wydaje funkcjonariuszowi nowe świadectwo, nie później niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania postanowienia w tej sprawie.

7. Postanowienie, o którym mowa w ust. 5 pkt 2, wymaga pisemnego uzasadnienia; na postanowienie to nie służy zażalenie.

8. Przełożony może w każdym czasie z urzędu prostować w drodze postanowienia błędy pisarskie i rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki w wydanym świadectwie. Na postanowienie o sprostowaniu z urzędu świadectwa służy zażalenie do wyższego przełożonego, w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia.

§ 6.[Nowe świadectwo] 1. Nowe świadectwo, w miejsce wydanego uprzednio, wydaje się również w przypadku:

1) zmiany decyzji o zwolnieniu ze służby lub o wygaśnięciu stosunku służbowego mającej wpływ na treść świadectwa;

2) zwolnienia ze służby funkcjonariusza uprzednio mianowanego na stanowisko w trybie art. 45 ust. 1 ustawy.

2. W świadectwie, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, uwzględnia się także okres służby objęty poprzednio wydanym świadectwem oraz okres, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 12.

3. W razie wydania funkcjonariuszowi nowego świadectwa, w przypadkach, o których mowa w ust. 1 i § 5 ust. 3 pkt 1 i ust. 6, poprzednio sporządzone świadectwo usuwa się z jego akt osobowych i poddaje zniszczeniu.

§ 7.[Odszkodowanie za szkodę powstałą wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa] 1. Funkcjonariuszowi, któremu wyrządzono szkodę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa, odszkodowanie przyznaje się albo odmawia jego przyznania, w drodze decyzji, od której przysługuje odwołanie do wyższego przełożonego.

2. Odszkodowanie stanowi wysokość 1/30 miesięcznego uposażenia na ostatnio zajmowanym stanowisku za każdy dzień pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłużej jednak niż za okres 6 tygodni.

§ 8.[Duplikat świadectwa] Duplikat świadectwa wydaje się w szczególności, gdy funkcjonariusz lub osoba uprawniona zwróci się na piśmie o wydanie świadectwa w związku z jego zagubieniem lub zniszczeniem.

§ 9.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.¹⁾

Załącznik do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości
z dnia 23 stycznia 2003 r. (poz. 136)