Na podstawie art. 44d ust. 2 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2001 r. Nr 87, poz. 960 i Nr 110, poz. 1189 oraz z 2002 r. Nr 74, poz. 676 i Nr 78, poz. 716) zarządza się, co następuje:

§ 1.[Zakres regulacji] 1. Rozporządzenie określa:

1) tryb przekazywania pomiędzy ministrem właściwym do spraw administracji publicznej, zwanym dalej „ministrem”, wojewodą oraz organami gminy danych zawartych w prowadzonych przez nich zbiorach;

2) tryb powiadamiania o nadaniu numeru PESEL organu gminy właściwego ze względu na miejsce pobytu stałego lub czasowego osoby podlegającej obowiązkowi jego nadania albo organu, w którym złożono wniosek o wydanie dowodu osobistego, a także osoby, której nadano numer PESEL na jej pisemny wniosek, jeżeli odrębne przepisy przewidują konieczność posiadania takiego numeru.

2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o „ustawie”, należy przez to rozumieć ustawę z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych.

§ 2.[Ewidencja ludności] 1. Ewidencja ludności jest prowadzona przez:

1) ministra – w systemie informatycznym – w formie zbioru PESEL;

2) wojewodę – w systemie informatycznym – w formie wojewódzkich zbiorów meldunkowych;

3) organy gminy – w systemie informatycznym albo w systemie kartotecznym – w formie gminnych zbiorów meldunkowych.

2. Przekazywanie danych pomiędzy organami, o których mowa w ust, 1, odbywa się w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób nieupoważnionych.

§ 3.[Zawiadomienie o zmianach danych osobowych] 1. Organ gminy prowadzący ewidencję ludności wyłącznie w systemie kartotecznym o dokonanych zmianach danych osobowych zawiadamia:

1) wojewodę – poprzez przekazanie odpisów akt stanu cywilnego, formularzy meldunkowych oraz zgłoszeń zmiany danych osobowych, w celu dokonania aktualizacji wojewódzkiego zbioru meldunkowego;

2) organ gminy właściwy ze względu na miejsce pobytu stałego osoby – o zameldowaniu tej osoby na pobyt czasowy trwający ponad 2 miesiące, przekazując odcinek „B” formularza „Zgłoszenie pobytu czasowego ponad 2 miesiące”.

2. Wzory formularzy zgłoszeń meldunkowych, o których mowa w ust. 1, określają załączniki nr 1–4 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz. 1999).

§ 4.[Zameldowanie osoby na pobyt stały w nowym miejscu zamieszkania] 1. W przypadku zmiany miejsca pobytu stałego organ gminy dokonujący zameldowania osoby na pobyt stały w nowym miejscu zamieszkania zawiadamia o nowym miejscu pobytu organ gminy właściwy ze względu na poprzednie miejsce pobytu stałego tej osoby.

2. Po otrzymaniu zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, organ gminy właściwy ze względu na poprzednie miejsce pobytu stałego przekazuje indywidualną kartę osobową mieszkańca, o której mowa w § 25 rozporządzenia wymienionego w § 3 ust. 2, organowi właściwemu ze względu na nowe miejsce pobytu stałego. Zawiadomienie włącza się do zbioru danych byłych mieszkańców.

§ 5.[Wprowadzenie zmian w wojewódzkim zbiorze meldunkowym] 1. Wojewoda, po wprowadzeniu zmian w wojewódzkim zbiorze meldunkowym, w terminie nie dłuższym niż 3 dni od dnia wprowadzenia tych zmian, zwraca dokumenty, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 1, właściwemu organowi gminy z adnotacją „wprowadzono w wojewódzkim zbiorze meldunkowym”.

2. O wprowadzonych zmianach w wojewódzkim zbiorze meldunkowym wojewoda powiadamia ministra w celu aktualizacji zbioru PESEL, w formie elektronicznej, w terminie nie dłuższym niż 3 dni od dnia otrzymania informacji o zmianie.

3. Minister po wprowadzeniu zmian w zbiorze PESEL przekazuje niezwłocznie właściwemu wojewodzie, w formie elektronicznej, potwierdzenie dokonania tych zmian.

§ 6.[Zgłoszenia zmiany danych osobowych] Zgłoszenia zmiany danych osobowych kierowane do organów, o których mowa w § 3 ust. 1, przekazuje się jako przesyłki polecone w terminie nie dłuższym niż 5 dni od dnia otrzymania informacji o zaistniałych zmianach.

§ 7.[Informacje dotyczące zmiany danych osobowych zgromadzonych w zbiorach meldunkowych] 1. Organ gminy prowadzący ewidencję ludności w systemie informatycznym przekazuje do wojewody, w formie elektronicznej, informacje dotyczące zmiany danych osobowych zgromadzonych w zbiorach meldunkowych, o których mowa w art. 44a ust.1 pkt 1 lit. a–c ustawy.

2. Informacje, o których mowa w ust. 1, przekazuje się w terminie nie dłuższym niż 5 dni od dnia otrzymania informacji o zmianie.

3. Wojewoda po wprowadzeniu w wojewódzkim zbiorze meldunkowym zmiany danych, o których mowa w ust. 1, przekazuje niezwłocznie organowi gminy potwierdzenie ich dokonania.

4. Wojewoda informuje ministra o wprowadzonych zmianach w celu dokonania aktualizacji zbioru PESEL, w formie elektronicznej, w terminie nie dłuższym niż 3 dni od dnia otrzymania informacji o zmianie.

5. Minister, po wprowadzeniu zmian w zbiorze PESEL, przekazuje niezwłocznie właściwemu wojewodzie, w formie elektronicznej, potwierdzenie dokonania tych zmian.

§ 8.[Stosowanie przepisów rozporządzenia] Przepisy § 3 ust. 1 pkt 2 i § 4 stosuje się odpowiednio w przypadku prowadzenia ewidencji ludności w systemie informatycznym.

§ 9.[Wniosek o nadanie numeru PESEL] 1. Organ gminy wnioskujący o nadanie numeru PESEL przekazuje do ministra wniosek o nadanie numeru PESEL, którego wzór określa załącznik nr 5 do rozporządzenia, o którym mowa w § 3 ust. 2.

2. W przypadku prowadzenia ewidencji ludności w systemie informatycznym wniosek, o którym mowa w ust. 1, przesyłany jest w formie elektronicznej i może on nie odpowiadać formie graficznej określonej w rozporządzeniu, o którym mowa w § 3 ust. 2.

3. Minister, po nadaniu numeru PESEL, przekazuje niezwłocznie organowi gminy powiadomienie o nadanym numerze PESEL, w celu uzupełnienia gminnego zbioru meldunkowego.

4. Organ gminy powiadamia właściwego wojewodę o nadanym numerze PESEL, w celu uzupełnienia wojewódzkiego zbioru meldunkowego, w terminie nie dłuższym niż 5 dni od dnia otrzymania powiadomienia, o którym mowa w ust. 3.

5. W przypadku gdy numer PESEL został nadany na wniosek osoby, o której mowa w art. 31 b ust. 1 ustawy, minister powiadamia tę osobę o nadanym numerze PESEL niezwłocznie po jego nadaniu.

§ 10.[Zmiana numeru PESEL] Przepis § 9 stosuje się odpowiednio do zmiany numeru PESEL.

§ 11.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2003 r.