Na podstawie art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2002 r. Nr 7, poz. 58, Nr 19, poz. 185, Nr 74, poz. 676, Nr 81, poz. 731, Nr 113, poz. 984 i Nr 115, poz. 996) zarządza się, co następuje:

§ 2.[Wnioski w sprawie osobowej] 1. Policjant składa wniosek w sprawie osobowej drogą służbową, z wyjątkiem przypadków określonych w odrębnych przepisach.

2. Bezpośredni przełożony przesyła niezwłocznie wyższemu przełożonemu wniosek w sprawie osobowej wraz z opinią dotyczącą sposobu jej załatwienia, jeżeli nie jest właściwy do załatwienia tej sprawy.

3. Jeżeli policjant składa osobiście pisemny wniosek w sprawie osobowej, przyjmujący wniosek potwierdza jego otrzymanie, umieszczając na oryginale i na kopii datę jego otrzymania oraz czytelny podpis.

4. O sposobie załatwienia wniosku w sprawie osobowej należy zawiadomić policjanta w terminie 30 dni od dnia jego złożenia, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.

§ 3.[Zakres spraw osobowych policjantów] 1. Sprawy osobowe policjantów dotyczą w szczególności:

1) przyjęcia do służby w Policji oraz zwolnienia z tej służby;

2) mianowania, wyznaczenia lub powołania na stanowisko służbowe, zwolnienia lub odwołania z tego stanowiska oraz należnego na nim uposażenia;

3) skracania okresu służby przygotowawczej policjanta, zwalniania go z odbywania tej służby lub przedłużania okresu tej służby;

4) okresowego opiniowania policjantów;

5) przenoszenia lub delegowania do czasowego pełnienia służby w innej miejscowości;

6) delegowania do pełnienia służby poza granicami państwa;

7) oddelegowania do pełnienia zadań służbowych poza Policją;

8) powierzania pełnienia obowiązków służbowych na innym stanowisku w tej samej miejscowości;

9) zawieszania w czynnościach służbowych;

10) mianowania na stopnie policyjne, obniżania stopni policyjnych i ich przywracania;

11) udzielania zezwolenia na podjęcie zajęcia zarobkowego poza służbą;

12) udzielania urlopów i zwolnienia od zajęć służbowych;

13) ustalania prawa do nagrody rocznej;

14) udzielania wyróżnień oraz wykonywania kar dyscyplinarnych.

2. Kierownik komórki organizacyjnej właściwej w sprawach osobowych przygotowuje sprawy osobowe do załatwienia lub zaopiniowania przez przełożonego właściwego w sprawach osobowych.

3. Sprawy osobowe, o których mowa w ust. 1, załatwia się na piśmie w formie rozkazu personalnego, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.

4. Formy rozkazu personalnego nie stosuje się do udzielania urlopów i zwolnienia od zajęć służbowych.

§ 5.[Wymiar czasowy zwolnienia od zajęć służbowych] 1. Łączny okres zwolnienia od zajęć służbowych w przypadku konieczności osobistego sprawowania opieki nad dziećmi i innymi członkami rodziny nie może przekroczyć 60 dni w roku kalendarzowym.

2. Przepisy ust. 1 i § 4 ust. 2 stosuje się niezależnie od liczby dzieci i innych członków rodziny wymagających opieki. W razie wykorzystania części zwolnienia od zajęć służbowych przez jedno z rodziców, drugiemu przysługuje tylko zwolnienie uzupełniające.

§ 6.[Służba w Policji obojga rodziców a uprawnienie do zwolnienia od zajęć służbowych] Jeżeli oboje rodzice pełnią służbę w Policji, z uprawnienia do zwolnienia od zajęć służbowych z tytułu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem może korzystać jedno z nich. Przepis stosuje się odpowiednio do opiekunów dziecka.

§ 7.[Zwolnienie od zajęć służbowych policjanta oddającego honorowo krew] Policjanta oddającego honorowo krew zwalnia się z zajęć służbowych na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi oraz na czas niezbędny do przeprowadzenia zleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od służby.

§ 8.[Zwolnienie od zajęć służbowych policjanta-kobiety wychowującej przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat] 1. Policjantowi–kobiecie wychowującej przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku zwolnienie od zajęć służbowych w wymiarze 2 dni, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Jeżeli oboje rodzice pełnią służbę w Policji z uprawnienia, o którym mowa w ust. 1, może korzystać jedno z nich.

3. Zwolnienie, o którym mowa w ust. 1, przysługuje również policjantowi będącemu jedynym opiekunem dziecka w wieku do 14 lat.

§ 9.[Zwolnienie od zajęć służbowych policjanta wezwanego do stawienia się przed organem właściwym w sprawach powszechnego obowiązku obrony] Policjanta zwalnia się od zajęć służbowych w przypadku wezwania do stawienia się przed organem właściwym w sprawach powszechnego obowiązku obrony. Policją, prokuraturą, organem prowadzącym postępowanie administracyjne, sądowe lub w sprawie o wykroczenie – w charakterze strony lub świadka – w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami.

§ 10.[Zwolnienie od zajęć służbowych policjanta podnoszącego kwalifikacje zawodowe i wykształcenie ogólne poza jednostkami organizacyjnymi Policji] 1. Policjantowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe i wykształcenie ogólne poza jednostkami organizacyjnymi Policji, na podstawie skierowania przełożonego właściwego w sprawach osobowych, przysługuje zwolnienie od zajęć służbowych z części dnia służby nieprzekraczające 5 godzin tygodniowo, jeżeli czas służby nie pozwala na punktualne przybycie na zajęcia.

2. Policjantowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe i wykształcenie ogólne poza jednostkami organizacyjnymi bez skierowania przełożony właściwy w sprawach osobowych może udzielić zwolnienia od zajęć służbowych z części dnia służby w wymiarze i na warunkach, o których mowa w ust. 1, jeżeli przemawia za tym interes służby, a w szczególności gdy poziom i kierunek kształcenia odpowiada wymaganiom na stanowisku służbowym zajmowanym przez policjanta lub planowanym do objęcia.

§ 11.[Obowiązek zawiadomienia bezpośredniego przełożonego w związku z urlopem] Policjant przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego i urlopu dodatkowego jest obowiązany zawiadomić bezpośredniego przełożonego o przewidywanym miejscu pobytu albo o możliwości nawiązania z nim kontaktu podczas urlopu.

§ 12.[Obowiązki policjanta zawieszonego w czynnościach służbowych] Policjant zawieszony w czynnościach służbowych jest obowiązany stawić się w jednostce organizacyjnej Policji na wezwanie przełożonego właściwego w sprawach osobowych.

§ 13.[Obowiązek informowania o zmianie danych osobowych] Policjant jest obowiązany niezwłocznie poinformować w pisemnym raporcie drogą służbową przełożonego właściwego w sprawach osobowych o:

1) zmianie lub ustaleniu pisowni nazwiska lub imienia;

2) zmianie stanu cywilnego;

3) wszczęciu i zakończeniu postępowania karnego lub postępowania karnego skarbowego przeciwko niemu, małżonkowi lub dzieciom pozostającym na jego utrzymaniu;

4) ukaraniu za wykroczenie;

5) utracie uprawnienia lub prawa wykonywania zawodu lub czynności, które pozostają w bezpośrednim związku z zajmowanym stanowiskiem służbowym,

6) zmianie miejsca zamieszkania;

7) urodzeniu się dziecka, przysposobieniu dziecka lub przyjęciu dziecka na wychowanie,

8) innych przypadkach, jeżeli przepisy odrębne tak stanowią.

§ 14.[Badania określone w przepisach o służbie medycyny pracy] 1. Policjant podlega badaniom określonym w przepisach o służbie medycyny pracy w zakresie i terminie wskazanym przez przełożonego właściwego w sprawach osobowych.

2. Policjant skierowany do komisji lekarskiej podległej ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, zwanej dalej „komisją lekarską”, w celu określenia stanu zdrowia oraz ustalenia zdolności fizycznej i psychicznej do służby jest obowiązany bez zbędnej zwłoki poddać się badaniom lekarskim zleconym przez komisję lekarską.

3. Przełożony właściwy w sprawach osobowych jest obowiązany umożliwić dostęp do badań, o których mowa w ust. 1 i 2.

§ 15.[Obowiązek uprzedzenia bezpośredniego przełożonego o niemożności stawienia się do służby lub spóźnieniu] 1. Policjant jest obowiązany uprzedzić bezpośredniego przełożonego o niemożności stawienia się do służby lub spóźnieniu z przyczyny z góry wiadomej lub możliwej do przewidzenia oraz określić przewidywany czas trwania nieobecności.

2. W razie niestawienia się do służby lub spóźnienia z innej przyczyny niż określona w ust. 1, policjant jest obowiązany poinformować bezpośredniego przełożonego tego samego dnia o przyczynie nieobecności w służbie i przewidywanym czasie jej trwania lub przyczynie spóźnienia, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. W razie zaistnienia przyczyny uniemożliwiającej dopełnienie obowiązku, o którym mowa w ust. 2, policjant jest obowiązany poinformować o przyczynie nieobecności w służbie i przewidywanym czasie jej trwania lub przyczynie spóźnienia, niezwłocznie po ustaniu tej przyczyny.

4. W przypadkach, o których mowa w ust. 1–3, policjant jest obowiązany poinformować bezpośredniego przełożonego osobiście lub za pośrednictwem innej osoby, poprzez środek łączności lub drogą pocztową. Za datę przekazania informacji drogą pocztową uważa się datę stempla pocztowego.

§ 16.[Służba kandydacka a opuszczenie miejsca służbowego zakwaterowania] Policjant w służbie kandydackiej może opuścić miejsce służbowego zakwaterowania po uzyskaniu zezwolenia bezpośredniego przełożonego.

§ 17.[Usprawiedliwienie nieobecności w służbie z powodu choroby] Policjant usprawiedliwia nieobecność w służbie z powodu choroby, przedstawiając bezpośredniemu przełożonemu zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do służby z powodu choroby.

§ 19.[Rozkaz personalny o mianowaniu policjanta na stanowisko służbowe] 1. Rozkaz personalny o mianowaniu policjanta na stanowisko służbowe powinien w szczególności zawierać:

1) oznaczenie przełożonego właściwego w sprawach osobowych;

2) datę wydania rozkazu personalnego;

3) podstawę prawną;

4) stopień policyjny, nazwisko i imię policjanta, imię ojca oraz numer identyfikacyjny,

5) charakter służby (kandydacka, kontraktowa, przygotowawcza lub stała);

6) datę zwolnienia z dotychczas zajmowanego stanowiska służbowego oraz datę mianowania na nowe stanowisko służbowe;

7) nazwę i kod stanowiska służbowego oraz nazwę jednostki organizacyjnej Policji;

8) grupę zaszeregowania stanowiska służbowego oraz przyznane dodatki do uposażenia, a także wysokość miesięcznych stawek uposażenia zasadniczego i dodatków do uposażenia, jeżeli mają one charakter uznaniowy;

9) termin rozliczenia się z realizacji zadań i czynności służbowych na dotychczas zajmowanym stanowisku;

10) uzasadnienie faktyczne i prawne mianowania na stanowisko służbowe;

11) (pouczenie o przysługujących policjantowi środkach odwoławczych;

12) podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby wydającej rozkaz personalny.

2. W przypadku mianowania na stanowisko służbowe w związku z nawiązaniem stosunku służbowego rozkaz personalny o mianowaniu na to stanowisko powinien także określać:

1) datę, od której liczy się początek służby;

2) podstawę mianowania na stopień policyjny.

3. Kopię rozkazu personalnego, o którym mowa w ust. 1, wraz z potwierdzeniem jego doręczenia włącza się do akt osobowych policjanta.

§ 20.[Zapoznanie policjanta nowo przyjętego do służby z przepisami określającymi prawa i obowiązki oraz odpowiedzialność dyscyplinarną policjantów] 1. Kierownik komórki organizacyjnej właściwej w sprawach osobowych lub upoważniona przez niego osoba zapoznaje policjanta nowo przyjętego do służby z przepisami określającymi prawa i obowiązki oraz odpowiedzialność dyscyplinarną policjantów, a także przepisami w sprawie szczegółowych praw i obowiązków oraz przebiegu służby policjantów.

2. Kierownik jednostki organizacyjnej lub upoważniony przez niego kierownik komórki organizacyjnej miejsca pełnienia służby policjanta zapoznaje go z przepisami regulującymi sposób pełnienia służby.

3. Policjant potwierdza fakt zapoznania się z przepisami, o których mowa w ust. 1 i 2, czytelnym podpisem oraz datą. Potwierdzenie włącza się do akt osobowych policjanta.

§ 21.[Informowanie policjanta o zamiarze rozwiązania stosunku służbowego w przypadku nabycia prawa do emerytury z tytułu osiągnięcia 30 lat wysługi emerytalnej] O zamiarze rozwiązania stosunku służbowego z policjantem, który nabył prawo do emerytury z tytułu osiągnięcia 30 lat wysługi emerytalnej, przełożony właściwy w sprawach osobowych jest obowiązany poinformować policjanta co najmniej 3 miesiące przed przewidywanym terminem zwolnienia ze służby.

§ 22.[Rozkaz personalny o zwolnieniu policjanta ze służby] 1. Rozkaz personalny o zwolnieniu policjanta ze służby powinien w szczególności zawierać:

1) oznaczenie przełożonego właściwego w sprawach osobowych;

2) datę wydania rozkazu personalnego;

3) podstawę prawną i datę zwolnienia;

4) stopień policyjny, nazwisko i imię policjanta, imię ojca oraz numer identyfikacyjny;

5) charakter pełnionej służby (kandydacka, kontraktowa, przygotowawcza lub stała);

6) nazwę i kod stanowiska służbowego oraz nazwę jednostki organizacyjnej Policji;

7) grupę zaszeregowania ostatnio zajmowanego stanowiska służbowego oraz przyznane dodatki do uposażenia, a także wysokość miesięcznych stawek uposażenia zasadniczego i dodatków do uposażenia, jeżeli mają one charakter uznaniowy;

8) termin rozliczenia się policjanta z obowiązków służbowych na ostatnio zajmowanym stanowisku służbowym;

9) uzasadnienie faktyczne i prawne zwolnienia ze służby;

10) pouczenie o przysługujących policjantowi środkach odwoławczych;

11) podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby uprawnionej do wydania rozkazu personalnego.

2. Rozkaz personalny o zwolnieniu ze służby może określać uprawnienia do nagrody rocznej oraz innych świadczeń pieniężnych, w tym z tytułu zwolnienia ze służby.

3. Przepis § 19 ust. 3 stosuje się odpowiednio.

§ 23.[Orzeczenie komisji lekarskiej o trwałej niezdolności do służby - niezwłoczne zwolnienie policjanta] Przełożony właściwy w sprawach osobowych po otrzymaniu orzeczenia komisji lekarskiej o trwałej niezdolności do służby policjanta niezwłocznie zwalnia go od zajęć służbowych na okres do dnia zwolnienia ze służby.

§ 25.[Świadectwo służby a rozliczenie się policjanta z obowiązków służbowych] Świadectwo służby wydaje się bez względu na rozliczenie się policjanta z obowiązków służbowych.

§ 26.[Świadectwo służby a śmierć policjanta] Przełożony właściwy w sprawach osobowych w przypadku ustania stosunku służbowego z powodu śmierci policjanta niezwłocznie wydaje świadectwo służby i włącza je do akt osobowych policjanta. Świadectwo służby wydaje się członkowi rodziny policjanta, o którym mowa w art. 77 ust. 1 ustawy, lub osobie będącej spadkobiercą policjanta na ich pisemny wniosek.

§ 27.[Wniosek o sprostowanie świadectwa służby] 1. Policjant zwolniony ze służby może złożyć wniosek o sprostowanie świadectwa służby w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Wniosek składa się przełożonemu właściwemu w sprawach osobowych, który wydał świadectwo służby.

2. Przełożony właściwy w sprawach osobowych, uwzględniając wniosek o sprostowanie świadectwa służby, wydaje nowe świadectwo służby w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku. Odmowa sprostowania świadectwa służby wymaga pisemnego uzasadnienia.

§ 28.[Usuwanie z akt osobowych policjanta poprzednio sporządzonego świadectwa służby] Przełożony właściwy w sprawach osobowych w przypadkach, o których mowa w § 24 ust. 4 i § 27 ust. 2, najpóźniej w dniu wydania nowego świadectwa służby, usuwa z akt osobowych policjanta poprzednio sporządzone świadectwo służby i niszczy je wraz z wcześniej wydanym egzemplarzem.

§ 29.[Wydanie nowego świadectwa służby] 1. Przełożony właściwy w sprawach osobowych w przypadku zmiany rozkazu personalnego o zwolnieniu ze służby wydaje nowe świadectwo służby, które zawiera informacje o dokonanych zmianach, jeżeli mają one wpływ na treść wcześniej wydanego świadectwa. Przepisy § 24 ust. 1 oraz § 26 stosuje się odpowiednio.

2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do rozwiązania stosunku służbowego w przypadkach, o których mowa w art. 42 ust. 2 i 3 ustawy.

§ 30.[Opinia służbowa] 1. Na pisemny wniosek policjanta kierownik komórki organizacyjnej właściwej w sprawach osobowych lub upoważniona przez niego osoba przygotowuje niezwłocznie, w oparciu o akta osobowe policjanta, opinię o służbie, zwaną dalej „opinią”.

2. Wzór opinii stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.

3. Opinię wydaje przełożony właściwy w sprawach osobowych.

4. Opinia powinna w szczególności zawierać:

1) stopień, imię, nazwisko, imię ojca, datę i miejsce urodzenia;

2) okres służby;

3) kwalifikacje i wykształcenie;

4) nazwę jednostki organizacyjnej i ostatnio zajmowane stanowisko służbowe oraz ocenę wywiązywania się z obowiązków służbowych;

5) szczególne osiągnięcia zawodowe, nagrody i wyróżnienia, a także ordery i odznaczenia uzyskane w okresie służby;

6) naruszenia dyscypliny służbowej i kary, które nie zostały zatarte;

7) pouczenie o prawie do złożenia odwołania.

§ 31.[Odwołanie od opinii służbowej] 1. Policjant, który nie zgadza się z treścią opinii, może w terminie 7 dni od daty otrzymania opinii wnieść na piśmie odwołanie do wyższego przełożonego za pośrednictwem przełożonego właściwego w sprawach osobowych, który wydał opinię. W przypadku wydania opinii przez Komendanta Głównego Policji, od opinii takiej służy odwołanie do ministra właściwego do spraw wewnętrznych.

2. Przełożony właściwy w sprawach osobowych, który wydał opinię, może uwzględnić odwołanie i wydać nową opinię. W przypadku nieuwzględnienia odwołania przełożony przesyła je wyższemu przełożonemu wraz z opinią oraz własnym stanowiskiem w sprawie.

3. Wyższy przełożony w terminie miesiąca od dnia wniesienia odwołania:

1) uwzględnia odwołanie i uchyla opinię w całości lub w części oraz nakazuje przełożonemu właściwemu w sprawach osobowych, który wydał zaskarżoną opinię, wydanie nowej opinii, określając w pisemnym wystąpieniu, jakie okoliczności należy wziąć pod uwagę przy jej wydaniu, albo

2) nie uwzględnia odwołania.

4. Odmowa uwzględnienia odwołania wymaga pisemnego uzasadnienia.

5. W przypadku wydania nowej opinii przełożony właściwy w sprawach osobowych, który wydał opinię, niszczy poprzednio sporządzoną opinię.

§ 33.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Załącznik do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji z dnia 2 września 2002 r. (poz. 1261)

Załącznik nr 1

Załącznik nr 2