Na podstawie art. 25 ust. 2 ustawy z dnia 29 listopada 2000 r. o obrocie z zagranica towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa, a także dla utrzymania międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 119, poz. 1250) zarządza się, co następuje:

§ 1.1. Przedsiębiorca dokonujący obrotu towarami o znaczeniu strategicznym wyznacza pracownika upoważnionego do prowadzenia ewidencji tego obrotu.

2. O wyznaczeniu pracownika, o którym mowa w ust. 1, należy niezwłocznie pisemnie zawiadomić organ kontroli obrotu.

3. W zawiadomieniu należy podać imię i nazwisko oraz stanowisko pracownika, o którym mowa w ust. 1.

4. W przypadku wyznaczenia innego pracownika upoważnionego do prowadzenia ewidencji stosuje się odpowiednio przepis ust. 3.

§ 2.1. Ewidencję obrotu towarami o znaczeniu strategicznym prowadzi się w formie księgi ewidencyjnej oddzielnie dla towarów, technologii i usług o znaczeniu strategicznym.

2. Wpisów do księgi ewidencyjnej dokonuje pracownik upoważniony do prowadzenia ewidencji.

§ 3.1. Podstawą wpisów do księgi ewidencyjnej są oświadczenia przedsiębiorcy o rozpoczęciu obrotu towarami o znaczeniu strategicznym, oświadczenia końcowego użytkownika, certyfikaty importowe, certyfikaty weryfikacji dostawy, zezwolenia na obrót towarami o znaczeniu strategicznym, dowody odpraw celnych, dokumenty, na podstawie których zostało wydane zezwolenie na obrót towarami o znaczeniu strategicznym, dokumenty postępowania z towarami o znaczeniu strategicznym wewnątrz przedsiębiorstwa, dowody zakupu i sprzedaży towarów o znaczeniu strategicznym, zwane dalej „aktami ewidencyjnymi".

2. Akta ewidencyjne bądź ich odpisy lub kserokopie przechowywane są łącznie z księgami ewidencyjnymi w siedzibie przedsiębiorcy.

3. Księgi ewidencyjne i akta ewidencyjne przechowuje się zgodnie z przepisami dotyczącymi klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji do celów archiwalnych.

§ 4.1. Każdy wpis do księgi ewidencyjnej oznacza się numerem wynikającym z kolejności wpisów oraz zaopatruje w datę dokonania wpisu i podpis pracownika upoważnionego do prowadzenia ewidencji.

2. W treści wpisu można powołać dokumenty złożone do akt ewidencyjnych. Powołane dokumenty uważa się wówczas za objęte treścią wpisu.

3. Wpis w księdze ewidencyjnej powinien być trwały i wyraźny, nie może być wymazywany ani w inny sposób usuwany.

4. Poprawki powinny być dokonywane w sposób czytelny.

5. O dokonanych poprawkach pracownik upoważniony do prowadzenia ewidencji sporządza adnotację o treści poprawki i jej podstawie, ze szczególnym wskazaniem miejsca dokonanej poprawki, oraz opatruje adnotację podpisem.

§ 5.Dopuszcza się prowadzenie księgi ewidencyjnej w systemie elektronicznym, pod warunkiem że dane w nim zawarte znajdują potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę.

§ 6.Ewidencja obrotu towarami o znaczeniu strategicznym powinna być prowadzona w sposób zapewniający identyfikację tych towarów, ustalenie procesu postępowania oraz wykorzystania towarów o znaczeniu strategicznym od chwili ich przywozu do kraju, jak i od chwili ich wywozu z kraju, a także ustalenie importerów i użytkowników w przypadku przywozu do kraju, a w przypadku ich wywozu z kraju - ustalenie eksporterów. producentów lub twórców technologii.

§ 7.1. Ewidencja towarów o znaczeniu strategicznym powinna zawierać:

1) nazwę towaru, nazwę handlową towaru,

2) typ, model, numer fabryczny towaru,

3) masę, liczbę sztuk oraz wartość towaru,

4) skład, rodzaj, rozmiary, gatunek i określenie jakości oraz jednostki mocy towaru,

5) nazwę wytwórcy towaru,

6) numer serii towaru,

7) znak firmowy towaru,

8) miejsce usytuowania towaru i sposób jego ostatecznego wykorzystania,

9) datę sprzedaży towaru,

10) nazwę i adres końcowych użytkowników,

11) numer faktury,

12) w przypadku czasowego przekazania towarów do użytkowania - okres użytkowania oraz nazwy i adresy użytkowników,

13) numer i datę dowodu odprawy celnej (SAD),

14) numer kontrolny towaru z wykazu towarów i technologii objętych szczególną kontrolą.

2. Ewidencja technologii o znaczeniu strategicznym powinna zawierać:

1) nazwę technologii oraz jej nazwę handlową,

2) wskazanie źródła pochodzenia technologii, a w szczególności: umów o badania naukowe oraz prace rozwojowe, licencji, opracowań własnych, daty pozyskania technologii, danych o osobie udostępniającej technologię,

3) wyszczególnienie oraz zwięzły opis załączników technicznych do umowy o badania naukowe oraz prace rozwojowe, jeśli w załącznikach tych występują dane umożliwiające odtworzenie technologii,

4) wyszczególnienie oraz zwięzły opis wyników pracy rozwojowej, badań naukowych, a w szczególności projektu koncepcyjnego, programu badań, sprawozdań, opisów, receptur, instrukcji, rysunków, schematów, dokumentacji, oprogramowania, w części umożliwiającej odtworzenie technologii,

5) wskazanie opisu patentowego dotyczącego technologii, pozwalającego na jej odtworzenie,

6) wyszczególnienie oraz zwięzły opis dokumentacji technicznej do produkcji, a w szczególności wymagań technicznych, schematów ideowych, blokowych, funkcjonalnych, logicznych, montażowych, rysunków, receptur, instrukcji technologicznych, opisów technicznych, dokumentacji oprogramowania, w części umożliwiającej odtworzenie technologii,

7) wykaz towarów, które są wytwarzane przez przedsiębiorcę z wykorzystaniem w procesie produkcji technologii podlegającej szczególnej kontroli,

8) informacje o sposobie udostępniania technologii nowemu użytkownikowi, a w szczególności umowę sprzedaży, umowę licencyjną oraz nazwę i adres nowego użytkownika,

9) wskazanie wszelkich innych dokumentów dotyczących technologii, takich jak kalki, dyskietki, fotokopie, zapisy magnetowidowe, magnetofonowe, protokoły narad,

10) nazwę i adres końcowego użytkownika technologii.

3. W ewidencji, o której mowa w ust. 2 pkt 3-6 i 9, należy wskazać miejsce przechowywania wymienionych dokumentów.

4. Ewidencja usług związanych z obrotem towarami o znaczeniu strategicznym powinna zawierać:

1) nazwę i opis usługi,

2) opis towaru lub technologii, którego usługa dotyczy,

3) numer kontrolny towaru z wykazu towarów o znaczeniu strategicznym,

4) nazwę końcowego użytkownika,

5) nazwę i adres przedsiębiorcy korzystającego z usługi,

6) numery faktur oraz dane dotyczące kontraktów, na podstawie których wykonano usługę.

§ 8.[1] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.