Na podstawie art. 22 ust. 2 pkt 5 w związku z art. 32a ust. 4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 1996 r. Nr 67, poz. 329 i Nr 106, poz. 496, z 1997 r. Nr 28, poz. 153 i Nr 141, poz. 943, z 1998 r. Nr 117, poz. 759 i Nr 162, poz. 1126 oraz z 2000 r. Nr 12, poz. 136 i Nr 19, poz. 239) zarządza się, co następuje:

§ 1.[Dokumentacja prowadzona przez publiczne szkoły artystyczne] Publiczne szkoły artystyczne, zwane dale. „szkołami”, prowadzą następującą dokumentację przebiegu nauczania:

1) księgę uczniów i słuchaczy, zwanych dalej „uczniami”,

2) dzienniki lekcyjne i dzienniki zajęć,

3) arkusze ocen uczniów,

4) protokoły postępowania kwalifikacyjnego,

5) protokoły egzaminów.

2. Dokumentację przebiegu nauczania stanowią również uchwały rady pedagogicznej dotyczące klasyfikowania i promowania uczniów oraz ukończenia szkoły, pisemne prace kontrolne i egzaminacyjne, indeksy oraz zezwolenia wydane przez dyrektora szkoły na indywidualny tok nauki.

3. Publiczne placówki artystyczne, zwane dalej „placówkami”, prowadzą dokumentację wymienioną w ust. 1 pkt 2 i 4.

§ 2.[Świadectwa i dyplomy] Na podstawie prowadzonej dokumentacji szkoła wydaje uczniom świadectwa i dyplomy według wzorów określonych odrębnymi przepisami.

§ 3.[Księga uczniów] 1. Do księgi uczniów prowadzonej przez szkołę wpisuje się imiona i nazwisko oraz datę i miejsce urodzenia ucznia, imiona i nazwiska rodziców (prawnych opiekunów), datę przyjęcia do szkoły oraz klasę, do której ucznia przyjęto.

2. W księdze odnotowuje się datę ukończenia szkoły lub datę i przyczynę opuszczenia szkoły przez ucznia.

3. Księgę uczniów prowadzi się chronologicznie według dat przyjęcia uczniów do szkoły.

§ 4.[Dziennik lekcyjny] 1. Dla każdej klasy szkoła lub placówka prowadzi dziennik lekcyjny dokumentujący przebieg nauczania uczniów w danym roku szkolnym.

2. Dziennik lekcyjny zakłada wychowawca klasy (nauczyciel) lub inna osoba wskazana przez dyrektora szkoły lub placówki. Kartę tytułową dziennika opatruje się podłużną pieczątką szkoły lub placówki oraz wpisuje klasę, rok szkolny, imię i nazwisko wychowawcy (nauczyciela).

3. Do dziennika lekcyjnego wpisuje się w porządku alfabetycznym nazwiska i imiona uczniów, daty i miejsca urodzenia oraz adresy ich zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców (prawnych opiekunów) oraz adresy ich zamieszkania, tygodniowy plan zajęć edukacyjnych, oznaczenie realizowanych programów nauczania zawartych w zestawie programów nauczania oraz imiona i nazwiska nauczycieli prowadzących poszczególne zajęcia.

4. W dzienniku lekcyjnym odnotowuje się:

1) obecność uczniów na poszczególnych zajęciach,

2) tematy przeprowadzonych zajęć,

3) oceny uzyskane przez uczniów,

4) wyniki klasyfikacji śródrocznej i rocznej.

5. Dzienniki lekcyjne zajęć artystycznych, realizowanych indywidualnie i zbiorowo, zawierają informacje wymienione w ust. 3, dostosowane do rodzaju prowadzonych zajęć.

§ 5.[Dziennik zajęć dokumentujący działalność wychowawczą i opiekuńczą] 1. Szkoły realizujące zgodnie z planem nauczania zajęcia dydaktyczno-wyrównawcze oraz szkoły (placówki) zatrudniające pedagoga szkolnego (psychologa) prowadzą dzienniki zajęć dokumentujące działalność wychowawczą i opiekuńczą.

2. W dzienniku zajęć prowadzący zajęcia dydaktyczno-wyrównawcze wpisuje:

1) tygodniowy plan zajęć,

2) wykaz uczniów i ich obecność na zajęciach,

3) indywidualny program pracy z uczniem,

4) tematy przeprowadzonych zajęć,

5) ocenę postępów ucznia,

6) wnioski do dalszej pracy.

3. W dzienniku zajęć pedagog szkolny (psycholog) wpisuje:

1) tygodniowy plan zajęć,

2) wykaz uczniów zakwalifikowanych do różnych form pomocy,

3) informację o kontaktach z osobami i instytucjami, z którymi pedagog szkolny (psycholog) współdziała przy wykonywaniu swoich zadań,

4) wnioski do dalszej pracy.

§ 6.[Arkusz ocen] 1. Po przyjęciu ucznia do szkoły wychowawca klasy (nauczyciel) lub inna osoba wskazana przez dyrektora szkoły zakłada arkusz ocen ucznia.

2. Wzór arkusza ocen określają odrębne przepisy. Pierwsza strona arkusza ocen powinna być opatrzona podłużną pieczątką szkoły oraz pieczątką i podpisem dyrektora szkoły.

3. Arkusz ocen ucznia dokumentuje przebieg nauczania w całym cyklu kształcenia ucznia w szkole.

4. Wpisów w arkuszu ocen dokonuje się na podstawie danych zawartych w księdze uczniów, dzienniku lekcyjnym, protokołach egzaminów.

5. Podstawą wpisu o klasyfikowaniu, promowaniu lub ukończeniu przez ucznia szkoły jest uchwała rady pedagogicznej. Datę uchwały wpisuje się do arkusza ocen.

6. W arkuszu ocen ucznia oceny wpisuje się słowami w pełnym brzmieniu lub w formie opisowej, zgodnie z odrębnymi przepisami. W rubrykach niewypełnionych wpisuje się poziomą kreskę, a w przypadku zwolnienia ucznia z nauki przedmiotu wpisuje się „zwolniony/a”.

7. W arkuszu ocen ucznia zamieszcza się również adnotację o wydaniu świadectwa ukończenia szkoły i jego duplikatu, zezwoleniu na indywidualny tok lub program nauki, sporządzeniu odpisu arkusza ocen oraz wpisuje się datę i przyczynę opuszczenia szkoły przez ucznia. Osoba wypełniająca arkusz ocen potwierdza podpisem zgodność wpisów z dokumentami, na podstawie których ich dokonano.

8. W przypadku przeniesienia się ucznia do innej szkoły przesyła się do tej szkoły odpis arkusza ocen ucznia.

§ 7.[Księga ocen] 1. Do czasu ukończenia szkoły przez uczniów arkusze ocen przechowuje się oddzielnie dla każdej klasy wraz ze spisem uczniów.

2. Arkusze ocen uczniów wraz ze spisem uczniów, którzy w danym roku szkolnym ukończyli szkołę, stanowią księgę ocen. Księgę ocen, której stronice należy ponumerować, przechowuje się w archiwum szkolnym.

§ 8.[Protokoły postępowania kwalifikacyjnego] Protokoły postępowania kwalifikacyjnego, stanowiące dokumentację przyjęć kandydatów do szkół i placówek, sporządza się i przechowuje zgodnie z przepisami w sprawie warunków przyjmowania uczniów do szkół i placówek artystycznych.

§ 9.[Indeksy] Szkoły mogą wydawać uczniom indeksy, które są dokumentem potwierdzającym odbycie zajęć, uzyskanie zaliczeń i złożenie egzaminów. Wzór indeksu określają odrębne przepisy.

§ 10.[Przechowywanie pisemnych prac kontrolnych i egzaminacyjnych] Pisemne prace kontrolne i egzaminacyjne uczniów przechowywane są przez szkołę przez okres jednego roku, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

§ 11.[Obowiązki dyrektora szkoły w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji przebiegu nauczania] Dyrektor szkoły (placówki) ponosi odpowiedzialność za właściwe, zgodne z obowiązującymi przepisami, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji przebiegu nauczania oraz za wydawanie uczniom dokumentów zgodnych z posiadaną przez szkołę dokumentacją.

§ 12.[Przepisy uchylone] Traci moc zarządzenie nr 45 Ministra Kultury i Sztuki z dnia 9 grudnia 1993 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne szkoły i placówki artystyczne dokumentacji przebiegu nauczania (Dz. Urz. MKiS Nr 6, poz. 24).

§ 13.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.