Na podstawie art. 39a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 1996 r. Nr 13, poz. 74, Nr 58, poz. 261, Nr 106, poz. 496 i Nr 132, poz. 622, z 1997 r. Nr 9, poz. 43, Nr 106, poz. 679, Nr 107, poz. 686, Nr 113, poz. 734 i Nr 123, poz. 775 oraz z 1998 r. Nr 155, poz. 1014 i Nr 162, poz. 1126) zarządza się, co następuje:

§ 1.1. Ustala się instrukcję kancelaryjną dla organów gmin i związków międzygminnych, określającą zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gmin i związków międzygminnych, w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, stanowiącą załącznik [1] do rozporządzenia.

2. Przepisy instrukcji kancelaryjnej mają zastosowanie przy załatwianiu spraw przez organy wykonawcze jednostek pomocniczych, o których mowa w art. 39 ust. 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 1996 r. Nr 13, poz. 74, Nr 58, poz. 261, Nr 106, poz. 496 i Nr 132, poz. 622, z 1997 r. Nr 9, poz. 43, Nr 106, poz. 679, Nr 107, poz. 686, Nr 113, poz. 734 i Nr 123, poz. 775 oraz z 1998 r. Nr 155, poz. 1014 i Nr 162, poz. 1126).

§ 2.Traci moc zarządzenie nr 40 Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lipca 1990 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gmin, związków komunalnych i sejmików samorządowych.

§ 3.Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2000 r.

Załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 22 grudnia 1999 r. (poz. 1319)

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ORGANÓW GMINY I ZWIĄZKÓW MIĘDZYGMINNYCH

Spis treści

Rozdział I Postanowienia ogólne

Rozdział II Przyjmowanie i obieg korespondencji

Rozdział III Przekazywanie korespondencji wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta) oraz jego zastępcom

Rozdział IV Czynności kancelaryjne sekretariatów

Rozdział V Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

Rozdział VI Wewnętrzny obieg akt

Rozdział VII System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt

Rozdział VIII Załatwianie spraw

Rozdział IX Wysyłanie i doręczanie pism

Rozdział X Przechowywanie akt

Rozdział XI Przekazywanie akt do archiwum zakładowego

Rozdział XII Opłaty skarbowe

Rozdział XIII Postępowanie z aktami organów gminy

Rozdział XIV Powielanie i publikowanie

Rozdział XV Zbiory wspomagające

Rozdział XVI Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

Rozdział XVII Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

Załączniki

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1. 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej „Instrukcją”, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gmin i związków międzygminnych.

2. Określone w Instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w urzędach.

3. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają zastosowanie odrębne przepisy, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. Z dokumentami z klauzulą „zastrzeżone” postępuje się według Instrukcji.

§ 2. 1. Instrukcja może być stosowana w gminnych jednostkach organizacyjnych.

2. O wprowadzeniu Instrukcji do stosowania w jednostkach organizacyjnych, o których mowa w ust. 1, rozstrzyga wójt albo burmistrz (prezydent miasta).

§ 3. Użyte w Instrukcji następujące określenia oznaczają:

1) akta sprawy - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierającą dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,

2) aprobata - wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,

3) czystopis - tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez wystawcę,

4) dokument - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo itp.),

5) kancelaria - wewnętrzną komórkę organizacyjną właściwego urzędu lub stanowisko pracy załatwiające sprawy obsługi kancelaryjnej,

6) kierownik urzędu – wójta (burmistrza, prezydenta miasta),

7) kierownik wydziału - kierownika wydziału lub innej komórki organizacyjnej w urzędzie,

8) korespondencja - każde pismo wpływające do urzędu lub wysyłane przez urząd,

9) nośnik informatyczny - dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.,

10) nośnik papierowy - arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.,

11) organy gminy – radę gminy i wójta (burmistrza, prezydenta miasta) oraz zgromadzenie związku międzygminnego i zarząd związku międzygminnego,

12) paragrafy bez bliższego określenia - paragrafy niniejszej Instrukcji,

13) pieczęć - stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne do podpisu itp.,

14) pieczęć urzędowa – pieczęć okrągłą z wizerunkiem herbu gminy pośrodku (do czasu ustalenia herbu z polem niewypełnionym) i nazwą w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym,

15) poprzedniki - akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie,

16) przesyłka - pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, telenoty, teleksy i telefaksy,

17) punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej załatwieniem,

18) referent - pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania,

19) rejestr kancelaryjny - zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny,

20) rzeczowy wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt,

21) sekretariat – stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna wójta (burmistrza, prezydenta miasta), jego zastępców lub kierowników wydziału urzędu gminy,

22) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w urzędzie,

23) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych,

24) teczka aktowa (spraw) - teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną,

25) urząd - urząd gminy lub związku międzygminnego,

26) wydział - wydział, biuro, oddział, referat lub inną komórkę organizacyjną,

27) załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.),

28) znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt,

29) znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw.

§ 4. Przez Kodeks należy rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 1980 r. Nr 9, poz. 26 i Nr 27, poz. 111, z 1982 r. Nr 7, poz. 55 i Nr 45, poz. 289, z 1983 r. Nr 41, poz. 185, z 1984 r. Nr 34, poz. 183, z 1986 r. Nr 47, poz. 228, z 1987 r. Nr 21, poz. 123 i Nr 33, poz. 186, z 1989 r. Nr 20, poz. 107, z 1990 r. Nr 34, poz. 201, z 1991 r. Nr 100, poz. 442 i Nr 119, poz. 513, z 1994 r. Nr 122, poz. 593, z 1995 r. Nr 1, poz. 1 i Nr 74, poz. 368, z 1996 r. Nr 43, poz. 189 i Nr 106, poz. 496, z 1997 r. Nr 75, poz. 471, Nr 102, poz. 643, Nr 137, poz. 926 i Nr 141, poz. 944 oraz z 1998 r. Nr 162, poz. 1126).

§ 5. 1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:

1) ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek,

2) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,

3) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,

4) wysyłanie korespondencji i przesyłek,

5) przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, dalekopisów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp.,

6) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby - kierowanie ich do właściwych wydziałów lub stanowisk pracy.

2. Czynności kancelaryjne w urzędach wykonują:

1) kancelaria,

2) sekretariaty,

3) referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie danej sprawy,

4) pracownicy sporządzający czystopisy.

Rozdział II

Przyjmowanie i obieg korespondencji

§ 6. 1. Korespondencję przyjmuje kancelaria, rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym, a podania składane do protokołu przyjmują właściwi referenci, zgodnie z podziałem czynności, i przekazują kierownikowi wydziału.

2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia kancelaria sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

3. Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy, telefonogramy, dalekopisy, faksy, poczta elektroniczna, pisma organów naczelnych i centralnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe) kancelaria wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju według wzoru ustalonego przez kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych w urzędzie, sporządza o tym adnotację w obrębie pieczęci wpływu i bezzwłocznie doręcza adresatom za pokwitowaniem. Na telegramach, telefonogramach i dalekopisach oprócz daty wpływu zamieszcza się godzinę i minutę przyjęcia, a na telefonogramach - także imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe nadającego i przyjmującego. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr 1.

4. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki, z zastrzeżeniem § 1 ust. 4, z wyjątkiem:

1) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,

2) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem.

5. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nie oznaczonych jako wartościowe, pieniądze, znaczki skarbowe itp. walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej, składa się do kasy podręcznej kancelarii, a pismo opatruje pieczęcią depozytową i przesyła do właściwej komórki organizacyjnej, która zarządzi dalsze postępowanie z depozytem.

6. Po otwarciu koperty sprawdza się:

1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.

7. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

8. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:

1) wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,

2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,

3) w których brak nadawcy lub daty pisma,

4) mylnie skierowanych,

5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,

6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.

9. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo.

10. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji.

11. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego.

12. Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1-11 kancelaria segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje sekretariatom i wydziałom.

13. Kancelaria jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego doręczenia, wydziały przekazują sobie za pośrednictwem swoich pracowników bez pokwitowań.

Rozdział III

Przekazywanie korespondencji wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta) oraz jego zastępcom

§ 7. 1. Kierownikowi urzędu kancelaria przekazuje za pośrednictwem sekretariatu następującą korespondencję:

1) adresowaną do kierownika urzędu,

2) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym,

3) od organów naczelnych i centralnych, wojewody i marszałka województwa, starosty,

4) od organów gminy oraz organów związków międzygminnych,

5) zastrzeżoną dla kierownika urzędu,

6) dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania urzędu,

7) skargi i wnioski dotyczące działalności urzędu lub jego pracowników,

8) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w urzędzie przez organy kontrolne,

9) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych przez organy kontrolne w gminnych jednostkach organizacyjnych.

2. Zastępcom kierownika urzędu kancelaria przekazuje, poprzez ich sekretariaty, korespondencję:

1) imiennie do nich adresowaną,

2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności,

3) zastrzeżoną dla zastępcy kierownika urzędu.

3. (uchylony).

Rozdział IV

Czynności kancelaryjne sekretariatów

§ 8. 1. Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję oraz, jeżeli nie została wprowadzona do żadnego z rejestrów, rejestruje ją w dzienniku korespondencji i przekazuje odpowiednio: kierownikowi urzędu lub zastępcom kierownika urzędu, a następnie przekazuje kancelarii w celu umieszczenia jej w rejestrze kancelaryjnym.

2. Wzór dziennika korespondencji określa załącznik nr 2.

§ 9. 1. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez kierownika urzędu lub zastępców kierownika urzędu pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na:

1) podlegającą załatwieniu przez kierownika urzędu lub zastępców kierownika urzędu,

2) podlegającą załatwieniu przez wydziały.

2. Korespondencję, o której mowa w ust. 1 pkt 2, pracownik sekretariatu przekazuje właściwym wydziałom.

Rozdział V

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

§ 10. 1. Kierownik urzędu lub jego zastępca, przeglądając korespondencję:

1) decyduje, którą korespondencję załatwia sam,

2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwe wydziały bądź stanowiska pracy. Wzór formularza poleceń kierownika urzędu określają załączniki nr 3a, 3b, 3c.

2. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez wydziały bądź stanowiska pracy, umieszcza się dyspozycje dotyczące:

1) sposobu załatwienia sprawy,

2) terminu załatwienia sprawy,

3) aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu.

3. Do przekazywania dyspozycji powinno się stosować typowe skróty.

4. Kierownicy wydziałów przeglądają korespondencję:

1) mającą dyspozycję kierownika urzędu lub zastępców kierownika urzędu,

2) adresowaną do nich imiennie,

3) zawierającą ponaglenie i interwencje,

4) wymagającą osobistego przyjęcia do wiadomości, zajęcia stanowiska lub wydania wstępnych poleceń, dotyczących sposobu ich załatwienia.

5. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych wydziałów lub pracowników, przekazuje się ją wydziałowi lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie.

Rozdział VI

Wewnętrzny obieg akt

§ 11. Obieg akt między wydziałami odbywa się, z zastrzeżeniem § 6 ust. 13 zdanie drugie, za pośrednictwem kancelarii lub poczty elektronicznej.

§ 12. Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.

Rozdział VII

System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt

§ 13. 1. W wydziałach urzędów obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt powstających w toku działalności urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności urzędu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. Jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gmin i związków międzygminnych określa załącznik nr 4.

3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9.

4. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje: 00-99 oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest 000-999, a w ramach klas trzeciego rzędu - podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest: 0000-9999.

5. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie.

6. Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych urzędu będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będą symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej.

7. W uzasadnionych przypadkach kierownik urzędu może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej.

8. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt.

9. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem „A” zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego.

10. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „B” i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym, zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne.

11. Do dokumentacji oznaczonej symbolem „BC” zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwale znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe.

12. Dokumentacja zaliczana do kategorii „BE”, przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji.

§ 14. 1. Komórki organizacyjne mogą sporządzać na własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w działalności tych komórek.

2. Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej w zależności od potrzeb może zawierać:

1) nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowanej,

2) pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych.

3. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie dana komórka organizacyjna, a drugi przekazuje się do archiwum zakładowego.

§ 15. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach trzeciego i czwartego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia kierownika urzędu w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.

§ 16. 1. Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy.

2. Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.

3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowym.

4. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry roku (np. Or. I-0258-10-6/98).

5. Dla ułatwienia pracy referenci mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej „Spisy spraw do teczek symbol...”. Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt.

§ 17. 1. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, lub do rejestru kancelaryjnego.

2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub w rejestrach elektronicznych.

3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. Wzór formularza spisu spraw określa załącznik nr 5.

4. Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia – rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.

§ 18. 1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.

2. Znak sprawy zawiera:

1) symbol literowy komórki organizacyjnej,

2) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,

3) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,

4) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.

3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką, kreskami poziomymi oraz kreską poprzeczną, np. Or.I.0012-15/99, gdzie „Or.I” - oznacza symbol wydziału i oddziału (jeśli taki utworzono w wydziale), „0012” - oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt, „15” - oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, „99” - oznacza dwie ostatnie cyfry roku.

4. Znak sprawy może zawierać także symbol literowy pracownika, jeżeli taki został ustalony w regulaminach wewnętrznych wydziałów. Symbol litery umieszcza się po symbolu wydziału i oddziału. Symbole wydziałów i wewnętrznych komórek organizacyjnych określa regulamin organizacyjny urzędu.

5. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się, z zastrzeżeniem ust. 6, w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.

6. W razie konieczności wznowienia sprawy z urzędu, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę: „przeniesiono do teczki hasło...”.

§ 19. 1. Nie podlegają rejestracji:

1) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.),

2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,

3) rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe,

4) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

2. Pisma wymienione w ust. 1 należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt.

§ 20. 1. W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, zamiast spisów spraw, o których mowa w § 16, zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formularzach albo w postaci informatycznej.

2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol (znak).

3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje kierownik wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych.

4. Rejestry prowadzą referenci spraw.

5. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru.

6. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr 1.

7. Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze.

§ 21. 1. W urzędzie prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne:

1) rejestr uchwał rady gminy i zarządzeń wójta (burmistrza, prezydenta miasta),

2) rejestr skarg i wniosków,

3) rejestr aktów wewnętrznych,

4) rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw.

2. Sekretariat kierownika urzędu może prowadzić dziennik korespondencyjny (na nośniku papierowym lub jako rejestr informatyczny), w którym rejestrowane będą wszystkie pisma kierowane do kierownika urzędu według wzoru ustalonego przez kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych.

3. Prowadzenie innych centralnych rejestrów kancelaryjnych niż wymienione w ust. 1 dozwolone jest za zgodą kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych.

Rozdział VIII

Załatwianie spraw

§ 22. 1. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:

1) odręczną,

2) korespondencyjną,

3) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu).

2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.

3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę.

§ 23. 1. Załatwienie spraw może być:

1) tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,

2) ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.

2. Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu „odr.” Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się znak „Oz.”, który oznacza „ostatecznie załatwione”.

§ 24. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki lub adnotacje podpisuje osoba, która je sporządziła. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.

§ 25. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: „Stwierdzam zgodność z oryginałem”, a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.

§ 26. 1. Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.

2. Referent opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi. Referent powoduje sporządzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis kancelarii celem wysłania adresatowi. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być rozesłane według rozdzielnika, referent powinien przekazać do kancelarii odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism, z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnotacji o wysyłce. Kancelaria sprawdza ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi, a kopię pisma zwraca referentowi z odpowiednią adnotacją.

3. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) - do podpisania.

§ 27. 1. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:

1) nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,

2) znak sprawy,

3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,

4) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,

5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem,

6) treść pisma,

7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe),

8) listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości.

2. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać:

1) parafę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma),

2) termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej części arkusza.

3. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia:

1) nad adresem z prawej strony - wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: „polecony”, „ekspres”, „za zwrotnym dowodem doręczenia”, „pilne”, „poufne” itp.,

2) pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza liczbę przesyłanych załączników (Zał. ...) lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych; na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr ... do pisma znak ...),

3) adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: „Otrzymują do wiadomości” - jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma,

4) pod treścią pisma z lewej strony - termin wyznaczony do załatwienia sprawy (Termin do dnia ...); określenia tego używa się wyłącznie w stosunku do jednostek podległych; dla uniknięcia zbędnych ponagleń należy wyznaczyć termin, w którym możliwe jest załatwienie sprawy; terminy należy w zasadzie wyznaczać dekadowo: 10, 20, 30 danego miesiąca; po upływie terminu wyznaczonego do załatwienia sprawy referent decyduje o wysłaniu ponaglenia lub przesunięciu terminu i fakt ten odnotowuje w aktach sprawy,

5) ewentualne wskazówki dla kancelarii.

4. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.

§ 28. Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu.

§ 29. 1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych stosowanych w urzędach oraz wzory pieczęci do podpisu określa załącznik nr 6.

2. Zakres kompetencji kierownika urzędu i zastępców kierownika urzędu w sprawie aprobaty, podpisywania dokumentów, pism i decyzji określa regulamin organizacyjny urzędu.

3. Na blankietach korespondencyjnych stosowanych przez kierownika urzędu zamieszcza się nad tekstem w lewym górnym rogu herb gminy.

§ 30. 1. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

2. Wzór pieczęci urzędowej, o której mowa w ust. 1, oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy.

§ 31. 1. Czystopisy pism sporządza się ściśle według ich pierwotnych zapisów i zgodnie z zasadami dotyczącymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane jedynie w porozumieniu i za zgodą referenta.

2. Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwustronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej przez referenta.

Rozdział IX

Wysyłanie i doręczanie pism

§ 32. 1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:

1) przesyłką listową,

2) faksem,

3) teleksem lub dalekopisem,

4) na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową,

5) pocztą elektroniczną.

2. Pisma przeznaczone do wysłania pracownik kancelarii:

1) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo referentowi do uzupełnienia,

2) stwierdza swoją parafką lub w odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym wysyłkę pisma, wraz z datą jego wysłania,

3) zwraca referentom kopie wysłanych pism,

4) wpisuje przesyłki specjalnego rodzaju do odpowiednich rejestrów kontrolnych,

5) do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza wypełniony przez referenta sprawy odpowiedni formularz i przypina go do koperty.

3. Dla pism otrzymanych do wysyłki kancelaria przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej części zamieszcza adres odbiorcy, składający się z:

1) imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji,

2) nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości.

4. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.

5. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania.

6. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, ekspres itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.

§ 33. Do doręczenia niektórych terminowych pism miejscowych bezpośrednio adresatom służy książka doręczeń, w której adresat kwituje ich odbiór. Szczegółowe zasady i tryb doręczania pisma w indywidualnych sprawach z zakresu administracji państwowej regulują Kodeks oraz inne przepisy proceduralne. Wzór książki doręczeń określa załącznik nr 7.

Rozdział X

Przechowywanie akt

§ 34. 1. Akta spraw przechowuje się w wydziałach i w archiwum zakładowym.

2. W wydziałach przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego - przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego.

3. Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącznik nr 8.

Rozdział XI

Przekazywanie akt do archiwum zakładowego

§ 35. 1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych urzędy prowadzą archiwa zakładowe.

2. Akta spraw ostatecznie załatwionych urzędy przechowują na nośnikach papierowych w archiwach zakładowych.

3. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie 1 roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw.

4. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego, w porozumieniu z kierownikami wydziałów, ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum zakładowego.

§ 36. 1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów. Przez uporządkowanie akt rozumie się:

1) takie ułożenie akt wewnątrz teczek, aby sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę,

2) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc,

3) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,

4) odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych,

5) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie,

6) w odniesieniu do akt kategorii A - przesznurowanie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki liczby stron zawartych w teczce.

2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 9.

3. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt.

4. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent przekazujący akta i pracownik prowadzący archiwum zakładowe.

§ 37. 1. Komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum zakładowego wyłącznie kompletnymi rocznikami.

2. Do akt przekazanych archiwum zakładowemu dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.

3. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne.

§ 38. 1. W razie zniesienia urzędu, w wyniku likwidacji jednostki podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum państwowego, a dokumentację niearchiwalną (kategorii B) - urzędowi przejmującemu sprawy jednostki.

2. Jeżeli tereny likwidowanej jednostki podziału terytorialnego wchodzą w skład kilku jednostek podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum państwowego. Dokumentację niearchiwalną (kategorii B) przejmuje jednostka wyznaczona w akcie likwidacyjnym.

3. W przypadku zmiany granic między gminami przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.

4. W razie likwidacji związku międzygminnego przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio.

Rozdział XII

Opłaty skarbowe

§ 39. 1. Znaki opłaty skarbowej od podania lub protokołu zastępującego podanie i dołączonych załączników nakleja się na podaniu lub protokole. Wartość naklejonych znaków opłaty skarbowej powinna być równa kwocie należnej opłaty skarbowej od podania i załączników do niego. Jeżeli załączniki są składane w terminie późniejszym niż podanie, znaki opłaty skarbowej należnej od załączników nakleja się na załącznikach.

2. Znaki opłaty skarbowej na podaniu (protokole) i załącznikach kasuje wstępnie pracownik, który je przyjął, pieczęcią, kasownikiem albo ręcznie, tak aby część odcisku pieczęci, kasownika lub kreski skasowania znajdowała się również na dokumencie poza znakami.

3. W przypadku złożenia dokumentów w postaci poczty elektronicznej znak opłaty skarbowej nakleja się na akta sprawy lub w specjalnym rejestrze prowadzonym na nośniku informatycznym prowadzonym przez referenta załatwiającego sprawę.

4. Referent rozpatrując podanie sprawdza, czy uiszczono opłatę we właściwej wysokości, i dokonuje powtórnego skasowania znaków opłaty skarbowej na podaniu, wpisując na znakach datę załatwienia sprawy oraz umieszczając swój podpis w ten sposób, aby część daty i podpisu przechodziła na znak sąsiedni lub na dokument, na którym znak naklejono.

§ 40. 1. Rozpatrzenie podania, dokonanie czynności urzędowej, a także wydanie świadectwa lub zezwolenia podlegających opłacie skarbowej należy uzależnić od uiszczenia tej opłaty.

2. Jeżeli wniesiono podanie bez uiszczenia należnej opłaty skarbowej, należy wezwać osobę zobowiązaną do uiszczenia opłaty w terminie 14 dni, z pouczeniem, że w razie niewykonania tego obowiązku, podanie zostanie pozostawione bez rozpatrzenia lub czynność podlegająca opłacie nie zostanie dokonana. O wysłaniu wezwania należy uczynić odpowiednią adnotację na podaniu.

3. W razie gdy zobowiązany złoży w wyznaczonym terminie znaki opłaty skarbowej odpowiedniej wartości, nakleja się je na podaniu i kasuje w sposób określony w § 39 ust. 2. Gdy zobowiązany naklei znaki opłaty skarbowej na otrzymanym wezwaniu i doręczy je organowi, który wysłał wezwanie, znaki opłaty skarbowej kasuje się na wezwaniu i dołącza się je do podania, na którym odnotowuje się wysokość wpłaconej kwoty i datę doręczenia wezwania.

4. Rozpatrzenie podania, pomimo nieuiszczenia opłaty skarbowej, może nastąpić tylko w przypadkach, gdy:

1) za niezwłocznym rozpatrzeniem przemawiają względy społeczne lub ważny interes strony,

2) wniesienie podania stanowi czynność, dla której jest ustanowiony termin wniesienia,

3) podanie wniosła osoba zamieszkała za granicą bez pośrednictwa polskiego urzędu konsularnego.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4 pkt 1 i 2, należy wezwać osobę zobowiązaną do uiszczenia opłaty w sposób określony w ust. 2 i 3, a w razie jej nieuiszczenia, po załatwieniu sprawy, przekazać podanie urzędowi skarbowemu właściwemu dla miejsca zamieszkania osoby wnoszącej podanie, w celu pobrania należnej opłaty skarbowej.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 pkt 3, odpowiedź na podanie należy przekazać polskiemu urzędowi konsularnemu właściwemu dla miejsca zamieszkania osoby wnoszącej podanie, w celu doręczenia i pobrania należnych opłat.

§ 41. 1. Znaki opłaty skarbowej od czynności urzędowej nakleja się na wniosku o dokonanie tej czynności lub protokole stwierdzającym jej wykonanie i kasuje w sposób określony w § 39 ust. 2.

2. Znaki opłaty skarbowej za świadectwa lub zezwolenia wydawane w wyniku wniesienia podania, naklejone na podaniu, kasuje się w sposób określony w § 39 ust. 4, a na wydanym dokumencie umieszcza się odpowiednią adnotację. Jeżeli wydanie świadectwa lub zezwolenia nie wymaga wniesienia podania, znaki opłaty skarbowej nakleja się na wydanym dokumencie i kasuje pieczęcią.

3. Jeżeli opłatę skarbową uiszczono gotówką, adnotację stwierdzającą wysokość i datę wpłaty oraz numer pokwitowania lub numer rachunku bankowego umieszcza się na protokole stwierdzającym dokonanie czynności urzędowej albo na świadectwie lub zezwoleniu.

§ 42. 1. Jeżeli opłata skarbowa została uiszczona nienależnie lub w kwocie wyższej od należnej albo jeżeli pomimo jej uiszczenia nie wydano świadectwa lub zezwolenia albo nie dokonano czynności urzędowej, referent, który skasował znaki opłaty skarbowej albo zamieścił na dokumencie adnotację o uiszczeniu opłaty gotówką, jest obowiązany przekazać dokument ze skasowanymi znakami opłaty skarbowej bądź z pokwitowaniem uiszczenia tej opłaty właściwemu urzędowi skarbowemu w celu dokonania zwrotu opłaty.

2. Jeżeli podanie, świadectwo, zezwolenie lub czynność urzędowa są zwolnione od opłaty skarbowej, na podaniu, świadectwie, zezwoleniu lub dokumencie stwierdzającym czynność urzędową należy uczynić adnotację o zwolnieniu, ze wskazaniem podstawy prawnej.

Rozdział XIII

Postępowanie z aktami organów gminy

§ 43. 1. Ogólne przepisy Instrukcji mają również zastosowanie przy załatwianiu spraw związanych z działalnością rady gminy, innych organów kolegialnych powołanych przez radę gminy oraz wójta (burmistrza, prezydenta miasta), jeżeli postanowienia niniejszego rozdziału nie stanowią inaczej.

2. Przepisy niniejszego rozdziału stosuje się odpowiednio do organów związków międzygminnych.

§ 44. 1. Ustala się wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych dla przewodniczącego rady i jego zastępców oraz pieczęci do podpisu według załącznika nr 6.

2. Na blankietach korespondencyjnych dla rady gminy oraz przewodniczącego rady zamieszcza się herb gminy. Rada gminy może ustanowić dodatkowe oznaczenia na blankietach korespondencyjnych.

§ 45. 1. Sprawy związane z organizacją sesji rady gminy i posiedzeń komisji rejestruje się w spisach spraw, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.

2. Protokoły sesji rady gminy, posiedzeń komisji, a także akty tych organów (uchwały, postanowienia, opinie itp.) sporządza się i ewidencjonuje według zasad ustalonych przez radę gminy.

§ 46. 1. Protokoły otrzymują w ciągu kadencji kolejne numery, począwszy od numeru jeden.

2. Protokoły sesji są numerowane cyframi rzymskimi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (z wyjątkiem roku 2000, który należy wpisywać w całości) (np. nr I/99, nr XXXII/2000 itp.), a protokoły komisji – cyframi arabskimi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (z wyjątkiem roku 2000, który należy wpisywać w całości) (np. nr 1/99, nr 2/99, nr 35/2000).

§ 47. 1. Oryginały protokołów przechowuje się w zbiorach protokołów.

2. Po zakończeniu kadencji protokoły, ułożone chronologiczne, oprawia się w formie książkowej kolejno latami i opatruje spisem treści (zawierającym: daty sesji lub posiedzenia, numery protokołów, tematykę obrad, numer strony zbioru) oraz podpisem:

„Protokoły sesji (posiedzenia Komisji) ......... Rady Gminy nr ...... gmina ........ za rok ...........” .

3. Jeżeli jest to możliwe, wszystkie protokoły powinny być dostępne w wewnętrznej sieci informatycznej urzędu oraz w powszechnie dostępnych zbiorach informatycznych.

§ 48. 1. W wydziale urzędu wskazanym przez kierownika urzędu, niezależnie od spisów spraw prowadzonych na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, powinny być założone na okres kadencji następujące rejestry:

1) uchwał rady gminy i zarządzeń wójta (burmistrza, prezydenta miasta),

2) wniosków i opinii komisji rady gminy,

3) interpelacji i wniosków radnych.

2. Jeżeli jest to możliwe, rejestry te powinny być również dostępne w wewnętrznej sieci informatycznej urzędu oraz w powszechnie dostępnych zbiorach danych.

Rozdział XIV

Powielanie i publikowanie

§ 49. 1. Podstawą sporządzenia kopii dokumentu i wykonania określonego nakładu jest polecenie kierownika wydziału lub upoważnionej osoby.

2. Dyspozycja polecenia zawiera:

1) zwięzłe oznaczenie dokumentu,

2) format,

3) nakład,

4) datę,

5) podpis kierownika wydziału lub upoważnionej osoby.

Rozdział XV

Zbiory wspomagające

§ 50. 1. W urzędach mogą być prowadzone zbiory wspomagające, służące potrzebom pracowników urzędu. Zbiory podlegają wydziałom załatwiającym sprawy budżetowe i gospodarcze.

2. Zasady gromadzenia materiałów i zbiorów wspomagających, organizację i zasady prowadzenia zbiorów oraz obowiązki ich pracowników określają kierownicy wydziałów właściwi w sprawach gospodarczych.

§ 51. 1. W zbiorach wspomagających urzędów mogą być przechowywane:

1) przepisy prawne i zbiory wydawnicze tych przepisów,

2) publikacje (opracowania) własne i wydawnictwa obce zakwalifikowane do zbiorów.

2. Podstawą systematyki i ewidencji zbiorów są katalogi i skorowidze prowadzone w sposób zapewniający łatwość wyszukiwania poszczególnych pozycji według hasła rzeczowego bądź tytułu pozycji.

Rozdział XVI

Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

§ 52. Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w urzędach, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa.

§ 53. 1. Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu:

1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej, z zastrzeżeniem § 1 ust. 3,

2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnątrzurzędową pocztą elektroniczną,

3) prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz urzędów,

4) udostępnienia upoważnionym pracownikom:

a) zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności:

- edytorów tekstów,

- arkuszy kalkulacyjnych,

- baz danych,

- programów graficznych,

- oprogramowania antywirusowego,

b) zakupionych baz danych, a w szczególności:

- prawnych,

- baz adresowych,

- baz danych statystycznych,

c) utworzonych w urzędzie baz danych, a w szczególności:

- ewidencji prawa miejscowego,

- ewidencji zarządzeń kierowników urzędu,

- baz adresowych,

- baz danych o regionie,

5) współdziałania z dostępnymi bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie urzędy organów administracji publicznej,

6) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów,

7) tworzenia i udostępniania zbiorowego kalendarza zajęć kierowników urzędu,

8) monitorowania zaleceń kierownika urzędu,

9) monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz urzędu,

10) umieszczania na wykupionych stronach Internetu stale aktualizowanej informacji o urzędzie, kadrze kierowniczej i kompetencjach,

11) informowania interesantów o procedurach wymaganych przy załatwianiu wybranych typów spraw.

2. Zaleca się powierzenie kierowania procesem informatyzacji w urzędach osobie z wykształceniem informatycznym, zatrudnionej w komórce organizacyjnej właściwej do spraw organizacji urzędu.

§ 54. 1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:

1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników,

2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.

2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez:

1) system haseł identyfikujących pracownika,

2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień,

3) zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych przez użycie kart magnetycznych lub kart obiegowych.

3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez:

1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania:

a) operacyjnego,

b) narzędziowego,

c) aplikacyjnego,

2) archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu,

3) archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu,

4) archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów na odpowiednich nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu poza gmachem urzędu.

4. Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w urzędzie ogranicza się poprzez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi przy całkowitym zakazie użycia nośników nie oznakowanych (z wyjątkiem wydzielonych stanowisk nie podłączonych do sieci informatycznej urzędu i z zainstalowanym programem antywirusowym).

5. Korzystanie z dostępu do światowych sieci informatycznych (typu Internet) jest możliwe wyłącznie w wydzielonych i nie podłączonych do wewnętrznej sieci informatycznej urzędu stanowiskach komputerowych.

6. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych.

Rozdział XVII

Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

§ 55. 1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników urzędu czynności kancelaryjnych należy do obowiązków kierownika urzędu.

2. Obowiązki kierownika wydziału w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania Instrukcji przez pracowników wydziału i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu:

1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek,

2) prawidłowości załatwiania spraw,

3) terminowości załatwiania spraw,

4) prawidłowości obiegu akt, ustalonego Instrukcją,

5) prawidłowości pobierania opłaty skarbowej i kasowania znaczków,

6) prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad określonych w § 27,

7) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego.

3. Do obowiązków kierownika wydziału należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników wydziału, w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią. Celowe jest prowadzenie przez każdego referenta podręcznych skorowidzów przepisów (skorowidze te powinny być bieżąco aktualizowane).

Załączniki do instrukcji kancelaryjnej dla organów
gmin i związków międzygminnych

Załącznik nr 1

PIECZĘĆ WPŁYWU KANCELARII OGÓLNEJ

Załącznik nr 2

DZIENNIK KORESPONDENCJI

Sekretariatu/Pionu

Załącznik nr 3a

Wzór formularza poleceń Wójta

Załącznik nr 3b

Wzór formularza poleceń Burmistrza

Załącznik nr 3c

Wzór formularza poleceń Prezydenta Miasta

Załącznik nr 4

JEDNOLITY, RZECZOWY WYKAZ AKT DLA ORGANÓW GMIN I ZWIĄZKÓW MIĘDZYGMINNYCH

WYKAZ HASEŁ KLASYFIKACYJNYCH PIERWSZEGO, DRUGIEGO l TRZECIEGO RZĘDU

0 ZARZĄDZANIE

00 ORGANY JEDNOOSOBOWE l KOLEGIALNE

000 Przepisy prawne dotyczące organów jednoosobowych i kolegialnych

001 Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej – wybory Prezydenta RP

002 Sejm i Senat Rzeczypospolitej Polskiej

003 Referenda

004 Organy samorządu terytorialnego

005 Działalność organów gminy

006 Komisje i zespoły organów gminy

007 Zjazdy, narady, konferencje

01 ORGANIZACJA

010 Przepisy prawne dotyczące organizacji i zarządzania

011 Organizacja urzędu gminy

012 Organizacja jednostek pomocniczych i podległych

013 Organizacja innych jednostek organizacyjnych

014 Akty normatywne

015 Akty normatywne organów gminy oraz realizacja uchwał i zarządzeń

016 Akty normatywne innych, gminnych jednostek organizacyjnych

017 Prace naukowo-badawcze

018 Metody pracy

02 PROGNOZOWANIE, PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ l STATYSTYKA

020 Metodyka i organizacja prognozowania, planowania i sprawozdawczości statystycznej

021 Planowanie i sprawozdawczość

022 Statystyka i analizy

023 Meldunki i raporty sytuacyjne

03 INFORMATYKA

030 Projektowanie i koordynowanie systemów i programów

031 Tworzenie i eksploatacja baz danych

032 Elektroniczne archiwizowanie danych na nośnikach informatycznych

04 PODZIAŁ TERYTORIALNY

040 Ustalanie nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych

041 Podział terytorialny, zmiany granic administracyjnych

05 OBSŁUGA PRAWNA, SKARGI l WNIOSKI

050 Przepisy prawne dotyczące obsługi prawnej oraz skarg i wniosków

051 Prowadzenie spraw cywilnych

052 Prowadzenie spraw karnych

053 Opiniowanie projektów aktów prawnych

054 Opinie prawne

055 Interpretacje prawne i spory kompetencyjne

056 Skargi i wnioski

06 WYDAWNICTWA l PUBLIKACJE, POPULARYZACJA

060 Przepisy prawne dotyczące wydawnictw i publikacji

061 Wydawnictwa

062 Dzienniki, czasopisma, ogłoszenia, wywiady

063 Kroniki i monografie

064 Wystawy, pokazy, imprezy

07 WSPÓŁDZIAŁANIE, KONTAKTY

070 Współdziałanie z organami władzy państwowej

071 Współdziałanie z jednostkami samorządu terytorialnego i innymi instytucjami

072 Kontakty zagraniczne

08 BIUROWOŚĆ, ARCHIWUM, BIBLIOTEKA

080 Przepisy prawne dotyczące biurowości, archiwów zakładowych, bibliotek

081 Instrukcje, rejestry, regulaminy

082 Archiwum zakładowe

083 Biblioteka urzędowa

084 Organizacja i stosowanie nowoczesnej techniki pracy biurowej

085 Formularze i druki

086 Godła i herby, pieczęcie, tablice urzędowe

087 Opłaty pocztowe, telefoniczne

09 NADZÓR, KONTROLE, BADANIA

090 Zasady i tryb postępowania w sprawach nadzoru, kontroli i badań

091 Kontrole, inspekcje, lustracje

092 Badania

093 Uczestnictwo w obcych kontrolach i badaniach

1 KADRY

10 OGÓLNE ZASADY PRACY l PŁAC, EWIDENCJA OSOBOWA

100 Zbiór przepisów prawnych dotyczących pracy i płac oraz spraw osobowych

101 Ogólne zasady pracy i płacy

102 Ewidencja osobowa, legitymacje, zaświadczenia

103 Sprawy pracownicze

11 ZATRUDNIENIE l WYNAGRADZANIE

110 Przepisy prawne dotyczące zatrudniania i wynagradzania

111 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników własnego urzędu

112 Nagradzanie i awansowanie pracowników własnego urzędu

113 Zatrudnianie, nagradzanie i awansowanie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych

114 Opiniowanie pracowników

115 Odznaczenia państwowe i resortowe

116 Prace dodatkowe pracowników

12 SZKOLENIE PRACOWNIKÓW

120 Przepisy prawne dotyczące szkolenia pracowników

121 Ośrodki doskonalenia kadr pracowniczych

122 Formy i metody szkolenia

123 Uczestnicy szkolenia

13 DYSCYPLINA PRACY, URLOPY, KARY

130 Przepisy prawne dotyczące dyscypliny pracy, urlopów, karania pracowników

131 Dyscyplina pracy

132 Urlopy pracownicze

133 Kary porządkowe i dyscyplinarne

134 Postępowanie dyscyplinarne

14 SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE

140 Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno-bytowych pracowników

141 Mieszkania, dziatki, dojazdy

142 Opieka zdrowotna

143 Wypoczynek pracowników i ich rodzin

144 Sport, oświata, kultura

15 EMERYTURY, RENTY, UBEZPIECZENIA

150 Przepisy prawne emerytalno-rentowe i ubezpieczeniowe

151 Emerytury i renty

152 Ubezpieczenia społeczne

16 BEZPIECZEŃSTWO l HIGIENA PRACY

160 Przepisy prawne dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy

161 Stan bezpieczeństwa i higieny pracy

162 Środki ochronne

163 Wypadki przy pracy, choroby zawodowe

2 ŚRODKI RZECZOWE

20 ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCIAMI

200 Podstawowe zasady gospodarowania nieruchomościami

201 Administrowanie nieruchomościami

202 Ochrona obiektów i mienia

21 GOSPODARKA ŚRODKAMI RUCHOMYMI

210 Zaopatrzenie w materiały i pomoce biurowe

211 Meble i sprzęt biurowy

212 Maszyny i urządzenia

213 Gospodarka materiałowa i narzędziowa

214 Inwentaryzacja

22 INWESTYCJE l REMONTY BUDOWLANE

220 Przepisy prawne dotyczące inwestycji i remontów

221 Przygotowanie inwestycji i remontów

222 Inwestycje budowlane

223 Remonty

23 TRANSPORT WŁASNY

230 Przepisy prawne dotyczące transportu własnego

231 Zakupy i ewidencja środków transportu

232 Eksploatacja środków transportu

233 Warsztaty, garaże, myjnie

234 Ubezpieczenia samochodu

3 BUDŻET, PODATKI, RACHUNKOWOŚĆ

30 PLANOWANIE l WYKONANIE BUDŻETU

300 Przepisy prawne dotyczące planowania budżetowego

301 Budżet gminy

302 Realizacja budżetu gminy

303 Gospodarka pozabudżetowa

304 Finansowanie inwestycji i remontów

305 Fundusze specjalne i celowe, środki specjalne, pożyczki

31 PODATKI l OPŁATY

310 Zobowiązania podatkowe

311 Akta podatkowo-wymiarowe

312 Opłaty

313 Egzekucja należności pieniężnych z tytułu podatków i opłat

32 DOCHODY INNE

320 Dochody z majątku gminy

321 Odsetki

33 RACHUNKOWOŚĆ, KSIĘGOWOŚĆ, OBSŁUGA KASOWA

330 Przepisy prawne dotyczące rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej

331 Plan kont

332 Księgowość

333 Płace

334 Rozliczenia, diety, ubezpieczenia

335 Obsługa kasowa

336 Nadzór głównego księgowego

34 ZAMÓWIENIA PUBLICZNE

340 Rejestr zamówień publicznych

341 Dokumentacja zamówień publicznych

342 Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych

4 KULTURA, SPORT, TURYSTYKA, OŚWIATA

40 UPOWSZECHNIANIE KULTURY

400 Przepisy prawne dotyczące upowszechniania kultury

401 Organizacja i programy upowszechniania kultury

402 Stowarzyszenia kulturalne, twórcy

403 Organizacja imprez kulturalnych

404 Ochrona dóbr kultury, zabytki nieruchome

405 Zabytki archeologiczne

406 Zabytki ruchome

41 SPORT, KULTURA FIZYCZNA

410 Przepisy prawne dotyczące sportu i kultury fizycznej

411 Kierunki i programy rozwoju kultury fizycznej i sportu oraz sprawozdania z ich realizacji

412 Wychowanie fizyczne i sport masowy

413 Obiekty sportowe i rekreacyjne

42 TURYSTYKA l WYPOCZYNEK

420 Przepisy prawne dotyczące turystyki i wypoczynku

421 Kierunki i programy rozwoju turystyki i wypoczynku na terenie gminy

422 Zagospodarowanie turystyczno-wypoczynkowe

43 OŚWIATA

430 Przepisy prawne dotyczące oświaty

431 System oświaty publicznej

432 Niepubliczne szkoły i placówki oświatowe

433 Baza lokalowa, sprzęt

5 SPRAWY OBYWATELSKIE, URZĘDY STANU CYWILNEGO, SPRAWY WOJSKOWE, OBRONA CYWILNA, STRAŻ POŻARNA, KOMUNIKACJA, DROGOWNICTWO, ŁĄCZNOŚĆ

50 SPRAWY OBYWATELSKIE l SPOŁECZNE

500 Przepisy prawne dotyczące spraw obywatelskich i społecznych

501 Stowarzyszenia

502 Sprawy społeczne

503 Obywatelstwo

51 EWIDENCJA LUDNOŚCI, DOWODY OSOBISTE, URZĘDY STANU CYWILNEGO

510 Przepisy prawne dotyczące ewidencji ludności, dowodów osobistych i urzędów stanu cywilnego

511 Ewidencja ludności

512 Dowody osobiste

513 Urzędy stanu cywilnego

514 Wydawanie odpisów i zaświadczeń z ksiąg s.c.

515 Wpisywanie zagranicznych aktów s.c., odtwarzanie treści aktów s.c., statystyka

52 SPRAWY WOJSKOWE, BEZPIECZEŃSTWO l PORZĄDEK PUBLICZNY, OCHRONA INFORMACJI NIEJAWNYCH

520 Przepisy prawne dotyczące spraw wojskowych, bezpieczeństwa i porządku

521 Sprawy wojskowe

522 Bezpieczeństwo i porządek publiczny, ochrona informacji niejawnych

523 Straż gminna (miejska)

524 Ochrona danych osobowych

53 SPRAWY OBRONY, OBRONA CYWILNA

530 Przepisy prawne dotyczące spraw obronnych i obrony cywilnej

531 Terenowe komitety obrony

532 Obrona cywilna

533 Szkolenie obronne i ćwiczenia

534 Ochrona zakładów pracy i obiektów użyteczności publicznej

535 Świadczenia na rzecz obronności

54 OCHRONA PRZECIWPOŻAROWA, STRAŻE POŻARNE l INNE JEDNOSTKI OCHRONY PRZECIWPOŻAROWEJ ORAZ PODMIOTY RATOWNICZE

540 Przepisy prawne dotyczące ochrony przeciwpożarowej, jednostek ochrony przeciwpożarowej oraz systemu ratowniczo-gaśniczego

541 Sieć straży pożarnych, innych jednostek ochrony przeciwpożarowej i podmiotów ratowniczych oraz ich organizacja

542 Działalność jednostek ochrony przeciwpożarowej i innych podmiotów ratowniczych

543 Wyposażenie straży pożarnych

544 Profilaktyka przeciwpożarowa

55 KOMUNIKACJA, DROGOWNICTWO, TRANSPORT

550 Przepisy prawne dotyczące komunikacji, drogownictwa, transportu

551 Bezpieczeństwo ruchu drogowego

552 Ewidencja i rejestracja pojazdów

553 Uprawnienia do kierowania pojazdami

554 Gospodarka i zarządzanie drogami

555 System komunikacyjny

56 ŁĄCZNOŚĆ

560 Przepisy prawne dotyczące łączności

561 Zaopatrzenie w sprzęt do łączności

562 Organizacja łączności alarmowej

6 ROLNICTWO, LEŚNICTWO, GOSPODARKA WODNA. PRZEMYSŁ, USŁUGI, HANDEL

60 GOSPODARKA ROLNA, WETERYNARIA

600 Przepisy prawne dotyczące rolnictwa i weterynarii

601 Obrót nieruchomościami rolnymi

602 Ochrona gruntów rolnych

603 Produkcja roślinna

604 Ochrona roślin

605 Produkcja zwierzęca, rybactwo

606 Sprawy ogólne rolnictwa

607 Nadzór weterynaryjny

61 LEŚNICTWO, ŁOWIECTWO, OCHRONA PRZYRODY

610 Przepisy prawne dotyczące gospodarki leśnej, łowieckiej, ochrony przyrody

611 Gospodarka leśna i ochrona lasów

612 Łowiectwo

613 Ochrona przyrody

62 GOSPODARKA WODNA

620 Przepisy prawne dotyczące gospodarki wodnej

621 Sprawy techniczne

622 Ochrona wód

623 Ochrona przeciwpowodziowa

63 GEODEZJA ROLNA

630 Przepisy prawne dotyczące geodezji rolnej

631 Służba geodezji rolnej

632 Wykonawstwo geodezyjne rolne

64 PRZEMYSŁ, USŁUGI, HANDEL

640 Przepisy prawne dotyczące przemysłu, usług i handlu

641 Sieć zakładów przemysłowych i usługowych

642 Polityka gospodarcza

643 Zezwolenia, decyzje, zgłoszenia

644 Działalność handlowa

645 Prywatyzacja przedsiębiorstw komunalnych

646 Ochrona konsumenta

7 GOSPODARKA KOMUNALNA, MIESZKANIOWA, LOKALOWA, PRZESTRZENNA, BUDOWNICTWO, URBANISTYKA, ARCHITEKTURA, GEOLOGIA, OCHRONA ŚRODOWISKA

70 GOSPODARKA KOMUNALNA

700 Przepisy prawne dotyczące gospodarki komunalnej

701 Urządzenia komunalne, nadzór

702 Inwestycje komunalne

703 Zaopatrzenie ludności w wodę i kanalizację

704 Drogi, ulice, mosty

705 Usługi komunalne

706 Utrzymanie czystości

707 Tereny zielone, sportowe

708 Inne usługi komunalne

709 Cmentarze i grobownictwo

71 GOSPODARKA MIESZKANIOWA l LOKALOWA

710 Budownictwo mieszkaniowe

711 Gospodarowanie budynkami, nadzór

712 Indywidualne budownictwo mieszkaniowe

713 Fundusz mieszkaniowy

714 Gospodarka lokalami

72 GOSPODARKA NIERUCHOMOŚCIAMI

720 Przepisy prawne dotyczące gospodarki nieruchomościami

721 Ewidencja gruntów nierolniczych i nieruchomości

722 Gospodarka gruntami

723 Grunty pod budownictwo mieszkaniowe

724 Nadzór nad zarządzaniem gruntami

725 Ogródki działkowe

73 BUDOWNICTWO, URBANISTYKA, ARCHITEKTURA

730 Przepisy prawne dotyczące budownictwa, urbanistyki, architektury

731 Programy prac urbanistycznych i ich realizacja

732 Planowanie przestrzenne

733 Lokalizacja inwestycji

734 Organizacja służb projektowania i budownictwa

735 Nadzór urbanistyczno-budowlany

74 GEODEZJA l KARTOGRAFIA

740 Przepisy prawne dotyczące geodezji i kartografii

741 Ewidencja gruntów i budynków

742 Osnowy geodezyjne, mapa zasadnicza, mapy topograficzne

743 Prace różne (geodezyjne)

744 Prace geodezyjne i kartograficzne

745 Nadzór, ewidencja, udostępnianie zasobu

75 GEOLOGIA

750 Przepisy prawne dotyczące geologii

751 Geologia surowcowa

752 Nadzór nad robotami geologicznymi

753 Hydrogeologia

754 Geologia inżynierska

76 OCHRONA ŚRODOWISKA

760 Przepisy prawne dotyczące ochrony środowiska

761 Plany i programy dotyczące ochrony środowiska

762 Nadzór, koordynacja i kontrola ochrony środowiska

763 Ochrona gleby, zieleni, obiektów i urządzeń wodnych

764 Ochrona powietrza atmosferycznego

765 Szkody górnicze

766 Gospodarka odpadami

8 ZDROWIE, POMOC SPOŁECZNA. OSOBY NIEPEŁNOSPRAWNE

80 OCHRONA ZDROWIA LUDNOŚCI

800 Przepisy prawne dotyczące ochrony zdrowia ludności

801 Plany i programy ochrony zdrowia ludności

802 Organizacja opieki zdrowotnej

803 Profilaktyka i oświata zdrowotna

804 Lecznictwo

805 Sprawy sanitarne i przeciwepidemiologiczne

806 Środki lecznicze i sanitarne

81 POMOC SPOŁECZNA, SPRAWY OSÓB NIEPEŁNOSPRAWNYCH, OPIEKA NAD DZIEĆMI

810 Przepisy prawne dotyczące pomocy społecznej i rehabilitacji osób niepełnosprawnych

811 Jednostki organizacyjne pomocy społecznej

812 Świadczenia pomocy

813 Działalność opiekuńcza i usługi opiekuńcze

814 Sprawy osób niepełnosprawnych

815 Zatrudnianie i opieka nad osobami niepełnosprawnymi

816 Opieka nad dziećmi

817 Zapobieganie patologiom społecznym

9 ZATRUDNIENIE l SPRAWY SOCJALNE

90 ZATRUDNIENIE

900 Przepisy prawne dotyczące zatrudnienia

901 Plany i programy zatrudnienia

902 Pośrednictwo pracy

903 Sprawy bezrobotnych

904 Zatrudnianie młodocianych i absolwentów szkół

905 Zatrudnianie za granicą i zatrudnianie cudzoziemców

91 SPRAWY SOCJALNE

910 Przepisy prawne dotyczące spraw socjalnych

911 Fundusz Pracy

912 Różne akcje socjalne

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT DLA ORGANÓW GMIN I ZWIĄZKÓW MIĘDZYGMINNYCH *

0 – ZARZĄDZANIE

2 – ŚRODKI RZECZOWE

3 – BUDŻET, PODATKI, RACHUNKOWOŚĆ

4 – KULTURA, SPORT, TURYSTYKA, OŚWIATA

5 – SPRAWY OBYWATELSKIE, URZĘDY STANU CYWILNEGO, SPRAWY WOJSKOWE, OBRONA CYWILNA, STRAŻ POŻARNA, KOMUNIKACJA, DROGOWNICTWO, ŁĄCZNOŚĆ

6 – ROLNICTWO, LEŚNICTWO, GOSPODARKA WODNA, PRZEMYSŁ, USŁUGI, HANDEL

7 – GOSPODARKA KOMUNALNA, MIESZKANIOWA, LOKALOWA, PRZESTRZENNA, BUDOWNICTWO, URBANISTYKA, ARCHITEKTURA, GEOLOGIA, OCHRONA ŚRODOWISKA

8 – ZDROWIE, POMOC SPOŁECZNA, OSOBY NIEPEŁNOSPRAWNE

9 – ZATRUDNIENIE I SPRAWY SOCJALNE

Załącznik nr 5

Wzór formularza spisu spraw

Spis spraw

Załącznik nr 6

Załącznik nr 7

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ

Załącznik nr 8

OPIS TECZKI AKTOWEJ

Załącznik nr 9

........................................

(nazwa jednostki

i komórki organizacyjnej)

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT Nr .............

Przekazujący akta Kierownik komórki Przyjmujący akta

organizacyjnej

imię i nazwisko imię i nazwisko imię i nazwisko

........................... ............................ ..........................

(podpis) (podpis) (podpis)