Na podstawie art. 187 ustawy z dnia 16 lipca 1998 r. – Ordynacja wyborcza do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw (Dz. U. Nr 95, poz. 602 i Nr 160, poz. 1060) zarządza się, co następuje:

§ 1.[Dokumenty z wyborów] Dokumentami z wyborów w rozumieniu rozporządzenia są:

1) spisy wyborców,

2) karty do głosowania (wykorzystane i nie wykorzystane),

3) protokoły rejestracji list kandydatów na radnych wraz ze zgłoszeniem list kandydatów i załączonymi do zgłoszeń dokumentami,

4) protokoły głosowania w obwodzie,

5) protokoły z wyborów wraz z zestawieniami wyników głosowania w okręgach wyborczych,

6) protokoły z obsadzenia mandatów radnych bez głosowania,

7) protokoły zbiorczych wyników głosowania na obszarze powiatu (okręgu wyborczego) w wyborach do sejmiku województwa,

8) obwieszczenia wojewódzkich komisarzy wyborczych o wynikach wyborów do rad na obszarze województwa,

9) protokoły posiedzeń, uchwały, urzędowe obwieszczenia i inne dokumenty komisji wyborczych,

10) postanowienia wojewódzkich komisarzy wyborczych i zastępców wojewódzkich komisarzy wyborczych.

§ 2.[Przekazywanie dokumentów] 1. Dokumenty z wyborów obwodowe i terytorialne komisje wyborcze przekazują, jako depozyt, odpowiednio wójtowi, burmistrzowi, prezydentowi miasta, staroście i marszałkowi województwa.

2. Dokumenty z wyborów przekazane w trybie określonym w ust. 1 są udostępniane tylko przez organy wyborcze wyłącznie na żądanie sądów w związku z postępowaniami w sprawach protestów wyborczych oraz na żądanie sądów lub prokuratury i policji prowadzących postępowania karne.

§ 3.[Dokumenty podlegające zniszczeniu] 1. Po upływie 30 dni od podjęcia przez sąd ostatecznych rozstrzygnięć w sprawach, o których mowa w § 2 ust. 2, wojewódzki komisarz wyborczy bądź zastępca wojewódzkiego komisarza wyborczego nakazuje organom przechowującym dokumenty z wyborów ich zniszczenie. Sposób zniszczenia określa dyrektor delegatury wojewódzkiej Krajowego Biura Wyborczego. Zniszczenie następuje na podstawie zezwolenia dyrektora właściwego archiwum państwowego.

2. Zniszczeniu podlegają następujące dokumenty z wyborów:

1) spisy wyborców (oba egzemplarze),

2) karty do głosowania (wykorzystane i nie wykorzystane),

3) przekazane na zasadach określonych w § 2 ust. 1 drugie egzemplarze:

a) protokołów rejestracji list kandydatów na radnych oraz wykazy podpisów osób popierających zgłoszone listy,

b) protokołów głosowania w obwodzie,

c) protokołów z wyborów wraz z zestawieniami wyników głosowania w okręgach wyborczych,

d) protokołów z obsadzenia mandatów radnych bez głosowania,

e) protokołów zbiorczych wyników głosowania na obszarze powiatu (okręgu wyborczego) w wyborach do sejmiku województwa.

3. Pozostałe dokumenty z wyborów, tj. zgłoszenia list kandydatów wraz z załączonymi do zgłoszeń dokumentami oraz protokoły posiedzeń, uchwały, urzędowe obwieszczenia i inne dokumenty obwodowych i terytorialnych komisji wyborczych, nie podlegają zniszczeniu i są przekazywane dyrektorowi właściwej terytorialnie delegatury wojewódzkiej Krajowego Biura Wyborczego.

§ 4.[Zasób archiwalny] 1. Dokumenty z wyborów przekazane przez terytorialne komisje wyborcze wojewódzkim komisarzom wyborczym bądź ich zastępcom, dokumenty wymienione w § 3 ust. 3 oraz dokumenty z wyborów sporządzone przez wojewódzkich komisarzy wyborczych i ich zastępców stanowią zasób archiwalny.

2. Zasób archiwalny, o którym mowa w ust. 1, stanowią:

1) pierwsze egzemplarze protokołów rejestracji list kandydatów na radnych oraz zgłoszenia list kandydatów i załączone do zgłoszeń dokumenty,

2) pierwsze egzemplarze protokołów głosowania w obwodzie,

3) pierwsze egzemplarze protokołów z wyborów wraz z zestawieniami wyników głosowania w okręgach wyborczych,

4) pierwsze egzemplarze protokołów z obsadzenia mandatów radnych bez głosowania,

5) pierwsze egzemplarze protokołów zbiorczych wyników głosowania na obszarze powiatu (okręgu wyborczego) w wyborach do sejmiku województwa,

6) obwieszczenie wojewódzkiego komisarza wyborczego o wynikach wyborów do rad na obszarze województwa,

7) protokoły posiedzeń, uchwały, urzędowe obwieszczenia i inne dokumenty komisji wyborczych,

8) postanowienia wojewódzkich komisarzy wyborczych i zastępców wojewódzkich komisarzy wyborczych.

§ 5.[Przechowywanie dokumentów] Dokumenty z wyborów stanowiące zasób archiwalny, o którym mowa w § 4, są przechowywane w delegaturach wojewódzkich Krajowego Biura Wyborczego w sposób ustalony dla zasobu archiwalnego archiwów zakładowych do końca kadencji rad gmin, powiatów i sejmików województw, wybranych w wyborach powszechnych. Po upływie tego terminu dokumenty z wyborów przekazuje się do właściwych archiwów państwowych.

§ 6.[Sposób przechowywania zasobu archiwalnego] Dokumenty z wyborów przekazane przez wojewódzkich komisarzy wyborczych Państwowej Komisji Wyborczej stanowią zasób archiwalny przechowywany w Krajowym Biurze Wyborczym. Dokumenty te są przekazywane do właściwego archiwum państwowego na zasadach określonych w przepisach odrębnych.

§ 7.[Udostępnianie dokumentów] 1: Dokumenty z wyborów stanowiące zasób archiwalny udostępnia się w obecności i pod nadzorem upoważnionego pracownika jednostki organizacyjnej Krajowego Biura Wyborczego, w której dokumenty są przechowywane.

2. Sporządzenie urzędowego odpisu, kserokopii bądź udostępnienie w innej formie danych z dokumentów z wyborów następuje za zgodą odpowiednio dyrektora delegatury wojewódzkiej Krajowego Biura Wyborczego bądź kierownika Krajowego Biura Wyborczego.

§ 8.[Stosowanie przepisów rozporządzenia] Przepisy rozporządzenia stosuje się do postępowania z dokumentami z wyborów, które są przeprowadzane w toku kadencji rad gmin, rad powiatów i sejmików województw.

§ 9.[Podmioty odpowiedzialne za przekazywanie dokumentów] 1. Przepisy rozporządzenia stosuje się odpowiednio do postępowania z dokumentami z wyborów do Rady miasta stołecznego Warszawy oraz do rad dzielnic w Gminie Warszawa-Centrum, przeprowadzonych w dniu 11 października 1998 r., oraz w toku ich kadencji.

2. W wyborach do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw oraz do Rady miasta stołecznego Warszawy, przeprowadzonych w dniu 11 października 1998 r., wojewódzkie komisje wyborcze przekazują dokumenty z wyborów, jako depozyt, wojewodom, a powiatowe komisje wyborcze – burmistrzom lub prezydentom miast zapewniającym obsługę tych komisji. Przepis § 2 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

3. Wojewodowie, burmistrzowie i prezydenci miast przekazują odpowiednio marszałkom województw oraz starostom, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia wejścia w życie rozporządzania, zdeponowane dokumenty z wyborów dotyczące wyborów rad powiatów i sejmików województw, przeprowadzonych w dniu 11 października 1998 r. Przepis § 2 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

§ 10.[Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.