§ 2.[Definicje] 1. Określenia użyte w rozporządzeniu oznaczają:

1) „urząd” - urząd jednostki samorządu terytorialnego,

2) „inkasent” - osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nie mającą osobowości prawnej, zobowiązaną do pobrania podatku lub opłaty i wpłacenia ich we właściwym terminie do kasy urzędu lub na właściwy rachunek bankowy urzędu,

3) „kasjer” - pracownika, któremu powierzono prowadzenie kasy urzędu,

4) „księgowy” - pracownika referatu rachunkowości,

5) „należność główna” - określoną należność podatkową albo opłatę, podlegające zapłaceniu,

6) „należności uboczne” - odsetki za zwłokę, opłatę prolongacyjną i koszty upomnień,

7) „odpis” - kwotę zmniejszającą zobowiązanie podatkowe albo kwotę należną podatnikowi, ustaloną w wyniku dokonanego przez urząd rozliczenia stanu konta podatnika,

8) „Ordynacja podatkowa” - ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926, Nr 160, poz. 1083, z 1998 r. Nr 106, poz. 668 oraz z 1999 r. Nr 11, poz. 95),

9) „opłaty” - należności inne niż podatki, realizowane przez jednostkę samorządu terytorialnego, do których stosuje się przepisy Ordynacji podatkowej,

10) „podatki i opłaty” - podatki, opłaty i inne należności budżetu, do których ustalania lub określania uprawniony jest przewodniczący zarządu jednostki samorządu terytorialnego, zgodnie z art. 14 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych,

11) „przypis” - zobowiązanie podatkowe stanowiące obciążenie konta podatnika na podstawie deklaracji podatkowej, [1] decyzji administracyjnej, decyzji wydanej w wyniku kontroli albo dowodów wpłat, np. odsetki za zwłokę,

12) „referat rachunkowości” - komórkę organizacyjną w urzędzie prowadzącą rachunkowość podatków i opłat,

13) [2] „zobowiązanie pieniężne” - zobowiązanie określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 1999 r. w sprawie łącznego zobowiązania pieniężnego (Dz. U. Nr 105, poz. 1200).

2. Przepisy rozporządzenia dotyczące:

1) podatników - stosuje się odpowiednio do inkasentów, a także do następców prawnych, określonych w art. 93-106 Ordynacji podatkowej, i osób trzecich, określonych w art. 107-118 Ordynacji podatkowej; jeżeli jednak w treści przepisu rozróżnia się podatników i inkasentów, to przepisy dotyczące podatników odnoszą się również do następców prawnych i osób trzecich,

2) podatków - stosuje się odpowiednio do opłat.

§ 4.[Dokumentacja] 1. Do udokumentowania przypisów i odpisów służą:

1) [3] deklaracje podatkowe,

2) decyzje,

3) dowody zrealizowanych wpłat nie przypisanych, a należnych od podatników, w tym wpłat odsetek za zwłokę,

4) polecenia księgowania ujmujące przypisy należności zakwalifikowanych jako zobowiązania przedawnione,

5) postanowienia o dokonaniu potrącenia z urzędu albo inne dokumenty stwierdzające dokonanie potrącenia, o którym mowa w art. 65 Ordynacji podatkowej,

6) dokumenty stwierdzające obciążenie rachunku bankowego podatnika z tytułu zapłaty podatku w przypadku, gdy podatnik dokonał zapłaty podatku poleceniem przelewu do banku, który obciążył rachunek bankowy podatnika, ale nie przekazał środków na rachunek bankowy urzędu, przypisujące bankowi zobowiązanie w wysokości zapłaty dokonanej przez podatnika, w związku z art. 60 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej.

2. Do udokumentowania wpłat służą:

1) KWitariusze przychodowe K 103, jeżeli wpłata jest dokonana w kasie urzędu lub u inkasenta, z wyjątkiem wpłat w zakresie zobowiązania pieniężnego,

2) pokwitowania z kontokwitariusza zobowiązania pieniężnego, jeżeli wpłata jest dokonana u inkasenta w zakresie zobowiązania pieniężnego,

3) pokwitowania z KWitariuszy przychodowych KP, jeżeli dotyczą wpłat opłaty targowej,

4) dokumenty wpłaty, załączone do wyciągu bankowego, jeżeli wpłaty dokonywane są za pośrednictwem banku lub poczty,

5) dowody przerachowań (postanowienia o zaliczeniu wpłaty na poczet zaległości podatkowych), w przypadku gdy wpłata została dokonana na inny rodzaj podatku niż podatek, w którym występuje zobowiązanie podatkowe,

6) inne dowody wpłaty, zatwierdzone do stosowania przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego.

3. Do udokumentowania zapłaty w formie niepieniężnej służą:

1) postanowienia o dokonaniu z urzędu potrącenia, o którym mowa w art. 65 § 1 Ordynacji podatkowej, lub inne dokumenty stwierdzające dokonanie takiego potrącenia,

2) umowy lub inne dokumenty określające dzień przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz jednostki samorządu terytorialnego, o którym mowa w art. 66 § 4 Ordynacji podatkowej,

3) dokumenty stwierdzające obciążenie rachunku bankowego podatnika z tytułu zapłaty podatku w przypadku banku, który nie przekazał zadysponowanych środków na rachunek urzędu.

4. Do udokumentowania zwrotu służą:

1) dowody wypłat KW, jeżeli wypłaty dokonywane są w kasie urzędu,

2) dokumenty zwrotu, załączone do wyciągu bankowego, jeżeli zwroty dokonywane są za pośrednictwem banku lub poczty.

§ 13.[Konto 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych] 1. Konto 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych służy do ewidencji rozrachunków:

1) z podatnikami z tytułu należnych i wpłacanych przez nich podatków i opłat,

2) z osobami trzecimi, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 1, z tytułu odpowiedzialności solidarnej z podatnikami z tytułu podatków i opłat,

3) z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków i opłat,

4) z jednostkami budżetowymi z tytułu potrącenia,

5) z bankami z tytułu nie przekazanych wpłat,

6) wsi z tytułu zbiorczego zobowiązania pieniężnego wsi,

7) wpływów do wyjaśnienia.

1a. [7] Przy zakładaniu konta podatnika zapisuje się:

1) kwotę zaległości z poprzedniego roku,

2) kwotę nadpłaty z poprzedniego roku,

3) kwotę przypisu (wymiaru) na rok bieżący,

4) wysokość rat kwartalnych.

2. Ewidencję na koncie prowadzi się następująco:

1) na stronie Wn konta księguje się:

a) przypisy należności - w korespondencji ze stroną Ma konta 750 - Przychody i koszty finansowe,

b) naliczone odsetki za zwłokę i inne należności uboczne w kwocie wpłaconej - na podstawie dokumentu wpłaty - w korespondencji ze stroną Ma konta 750 - Przychody i koszty finansowe,

c) zwroty nadpłat - w korespondencji ze stroną Ma konta 130 - Rachunek bankowy urzędu, jeśli zwrot następuje na rachunek bankowy podatnika, albo konta 101 - Kasa, jeśli zwrot następuje bezpośrednio z kasy urzędu,

d) wypłaty należnego podatnikom oprocentowania za nieterminowy zwrot nadpłaty; zapisu dokonuje się na podstawie dokumentu wypłaty - w korespondencji ze stroną Ma konta 130 - Rachunek bankowy urzędu, jeśli zwrot następuje na rachunek bankowy podatnika, albo konta 101 - Kasa, jeśli zwrot następuje bezpośrednio z kasy urzędu,

2) na stronie Ma konta księguje się:

a) odpisy należności - w korespondencji ze stroną Wn konta 750 - Przychody i koszty finansowe,

b) odpisy z tytułu należnego podatnikowi oprocentowania za nieterminowy zwrot nadpłaty - w korespondencji ze stroną Wn konta 750 - Przychody i koszty finansowe,

c) wpłaty dokonane przelewem albo za pośrednictwem poczty - w korespondencji ze stroną Wn konta 130 - Rachunek bankowy urzędu,

d) wpłaty dokonane do kasy urzędu - w korespondencji ze stroną Wn konta 101 - Kasa,

e) zapłatę dokonaną przez przeniesienie własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz jednostki samorządu terytorialnego, o którym mowa w art. 66 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej - w korespondencji ze stroną Wn konta 011 - Środki trwałe,

f) zapłatę dokonaną przez potrącenie, o którym mowa w art. 65 § 1 Ordynacji podatkowej - w korespondencji ze stroną Wn konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych,

g) zapłatę dokonaną za pośrednictwem banku, który obciążył rachunek bankowy podatnika z tytułu zapłaty podatku, ale nie przekazał tych środków na rachunek bankowy urzędu - w korespondencji ze stroną Wn konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych

3. Jeżeli podatnicy są obowiązani okresowo wpłacać zaliczki na poczet należności bez wezwania urzędu, zaliczki powinny być zaksięgowane również jako przypisy w kwotach wpłat dokonanych za poszczególne okresy.

4. Do konta 221 prowadzi się konta pomocnicze dla podmiotów, określonych w ust. 1, z podziałem na dłużników, według podziałek klasyfikacji budżetowej.

5. Konto zamyka się dwoma saldami. Saldo Wn oznacza przypisane, a nie zrealizowane podatki i opłaty. Saldo Ma oznacza wpłacone, a nie przypisane podatki i opłaty - to jest nadpłaty.

§ 13a.[Konto 226 - Długoterminowe należności budżetowe] [8] 1. Konto 226 - Długoterminowe należności budżetowe służy do ewidencji należności podatkowych, które zostały zabezpieczone hipoteką:

1) na stronie Wn konta księguje się należności, w wysokości zabezpieczonej hipoteką, w korespondencji ze stroną Ma konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych,

2) na stronie Ma konta księguje się zmniejszenie należności w wyniku dokonanej wpłaty w korespondencji ze stroną Wn konta 130 - Rachunek bankowy urzędu.

2. Konto zamyka się saldem Wn oznaczającym wysokość należności zabezpieczonych hipoteką.

§ 14a.[Konto 020 - Wartości niematerialne i prawne] [9] 1. Konto 020 - Wartości niematerialne i prawne służy do ewidencji zwiększenia wartości niematerialnych i prawnych z tytułu zapłaty podatku dokonanej w formie niepieniężnej. Na stronie Wn konta księguje się zapłatę podatku dokonaną przez przeniesienie własności praw majątkowych na rzecz jednostki samorządu terytorialnego, o którym mowa w art. 66 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej - w korespondencji ze stroną Ma konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych.

2. Konto zamyka się saldem Wn oznaczającym zwiększenie wartości niematerialnych i prawnych z tytułu zapłaty podatku.

§ 14b.[Konto 310 - Materiały] [10] 1. Konto 310 - Materiały służy do ewidencji zwiększenia wartości materiałów z tytułu zapłaty podatku dokonanej w formie niepieniężnej. Na stronie Wn konta księguje się zapłatę podatku dokonaną przez przeniesienie własności rzeczy nie będących środkami trwałymi na rzecz jednostki samorządu terytorialnego, o którym mowa w art. 66 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej - w korespondencji ze stroną Ma konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych.

2. Konto zamyka się saldem Wn oznaczającym zwiększenie wartości materiałów z tytułu zapłaty podatku.

§ 22.[Rozrachunki z podatnikami z tytułu zobowiązania pieniężnego] 1. Do szczegółowej ewidencji rozrachunków z podatnikami z tytułu zobowiązania pieniężnego służą konta podatników prowadzone w kontokwitariuszu zobowiązania pieniężnego lub w jego odpowiedniku w przypadku pracy przy użyciu komputera.

2. Kontokwitariusze zobowiązania pieniężnego są zakładane dla każdej wsi oddzielnie.

3. Kontokwitariusz zobowiązania pieniężnego zawiera:

1) konta podatników, na których ewidencjonowane są przez urząd zobowiązania bieżące, zaległości i odpisy,

2) kwitariusz zawierający blankiety pokwitowań służących do udokumentowania wpłat dokonywanych przez podatników.

4. W kontokwitariuszu zakłada się konta podatników, którym dokonano wymiaru zobowiązania pieniężnego za rok bieżący, oraz podatników, którzy posiadają jedynie zaległości lub nadpłaty z lat ubiegłych. W ciągu roku konta nowych podatników zakłada się na końcu ostatniego kontokwitariusza założonego dla danej wsi, zawierającego nie zapisane arkusze.

5. Jeżeli podatnikom nie wymierza się zobowiązania pieniężnego za lata bieżące, a posiadają oni zaległości z lat poprzednich, na poczet których nie dokonują wpłat inkasentowi, można dla nich nie zakładać kont w kontokwitariuszu. Ewidencję operacji z tytułu tych zaległości prowadzi się na kontach podatkowych prowadzonych w referacie rachunkowości.

6. [11] (skreślony).

7. [12] (skreślony).

8. Na koncie podatnika w rubryce "Uwagi" księgowy wpisuje aktualne w bieżącym roku adnotacje pochodzące z roku ubiegłego, a w szczególności o rozłożeniu na raty zapłaty podatku lub zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę albo odroczeniu płatności podatku. Ponadto księgowy w odpowiednich rubrykach wpisuje daty wysłanych w ubiegłych latach upomnień oraz adnotacji o wystawionych tytułach wykonawczych, jeżeli objęte nimi zaległości nie zostały zlikwidowane.

§ 23.[Forma prowadzenia ewidencji podatków i opłat] 1. Jeżeli ewidencja podatków i opłat jest prowadzona techniką inną niż ręczna, należy zachować zasady określone w niniejszym rozporządzeniu i zapewnić wydruk określonych w nim dokumentów, formularzy i zestawień.

2. Jeżeli księgi rachunkowe prowadzone są za pomocą komputera, to:

1) dowody źródłowe mogą mieć postać dokumentów papierowych lub zapisów elektronicznych; w tym drugim przypadku muszą być zabezpieczone przed zniekształceniem lub usunięciem pierwotnej treści operacji gospodarczej, której dotyczą, i być opatrzone unikalnym identyfikatorem źródła pochodzenia,

2) zapisy w księgach rachunkowych mogą nastąpić za pośrednictwem klawiatury komputerowej, urządzeń czytających dokumenty papierowe, urządzeń transmisji danych lub elektronicznych nośników danych, pod warunkiem że podczas rejestracji operacji gospodarczej uzyskują one trwale czytelną postać odpowiadającą treści dowodu księgowego i możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu,

3) zapisy mogą być przenoszone między zbiorami danych, składającymi się na księgi rachunkowe prowadzone na komputerowych nośnikach danych, pod warunkiem że możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów w zbiorach, w których ich dokonano pierwotnie, a odpowiedni program zapewni zachowanie ich poprawności i kompletności,

4) zamiast kontokwitariusza można stosować rozwiązania, które zapewniają:

a) prowadzenie kont podatników zobowiązania pieniężnego w komputerowej bazie danych,

b) automatyczne wystawianie decyzji na zobowiązanie pieniężne (nakazu płatniczego), dla każdego podatnika oddzielnie, które następnie są dostarczane podatnikom,

c) [13] (skreślona).