§ 1.[Zakres przedmiotowy] 1. [1] Rozporządzenie określa sposób oznaczania materiałów, w tym klauzulami tajności, oraz sposób umieszczania klauzul na materiałach będących w posiadaniu jednostek organizacyjnych, określonych w art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych, zwanej dalej „ustawą”.

2. Przez oznaczenie materiałów klauzulami tajności należy rozumieć umieszczenie tych klauzul na materiałach.

§ 2.[Sposób nadania klauzuli tajności] 1. Nadaną klauzulę tajności nanosi się w sposób wyraźny, w pełnym brzmieniu.

2. Zmiany nadanej klauzuli dokonuje się przez jej skreślenie i wpisanie obok niej nowej z podaniem daty, imienia i nazwiska oraz podpisem dokonującego zmiany; skreślenie bez wpisania daty, imienia i nazwiska oraz podpisu dokonującego zmiany uważa się za nie dokonane. Skreślenia oraz pozostałych wpisów dokonuje się kolorem czerwonym. Wycieranie, wywabianie lub zamazywanie klauzuli, która podlega zmianie, i dokonanych zmian jest niedozwolone.

3. Zmiany klauzuli dokumentu lub przedmiotu należy dokonać w odpowiednich dziennikach ewidencyjnych lub rejestrach materiałów niejawnych z podaniem przyczyny zmiany klauzuli.

4. [2] Skreślenia nadanej klauzuli tajności dokumentu lub przedmiotu albo skreślenia tej klauzuli i wpisania obok niej nowej, w sposób określony w ust. 2, dokonuje:

1) kierownik kancelarii tajnej lub pracownik kancelarii – w odniesieniu do dokumentów przechowywanych w kancelarii tajnej,

2) kierownik archiwum – w odniesieniu do dokumentów przechowywanych w archiwum

– na polecenie osoby, o której mowa w art. 21 ust. 1 lub art. 25 ust. 5 ustawy i za jej podpisem.

§ 3.[Nadawanie klauzuli tajności materiałom zawierającym informacje niejawne] Materiałom w postaci dokumentów zawierających informacje niejawne nadaje się stosowną klauzulę tajności oraz oznacza się w następujący sposób: [3]

1) na pierwszej stronie dokumentu umieszcza się:

a) w lewym górnym rogu, od góry:

– nazwę jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej,

– sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają się: literowe oznaczenie jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej oraz numer, pod którym dokument został zarejestrowany w odpowiednim dzienniku, poprzedzony cyframi: „00” – w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą „ściśle tajne”, „0”, w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą „tajne”, literami „Pf” – w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą „poufne”, literą „Z” – w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą „zastrzeżone” [4] , oddzielonymi od numeru rejestracyjnego myślnikiem,

b) [5] w prawym górnym rogu, od góry:

– nazwę miejscowości i datę sporządzenia dokumentu,

– numer egzemplarza dokumentu (w przypadku gdy dokument sporządzono w jednym egzemplarzu, umieszcza się napis: „Egzemplarz pojedynczy”),

c) w lewym dolnym rogu numer, pod jakim dokument został zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

d) [6] w prawym dolnym rogu, numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu,

e) [7] na górze i na dole z prawej strony – klauzulę tajności,

f) [8] na pismach korespondencyjnych – od góry pod klauzulą tajności w kolejności pionowej: nazwę stanowiska adresata, imię i nazwisko oraz nazwę miejscowości;

2) na kolejnych stronach dokumentu umieszcza się:

a) [9] w prawym górnym rogu numer egzemplarza dokumentu,

b) w lewym dolnym rogu numer, pod jakim dokument został zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

c) [10] w prawym dolnym rogu, numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu,

d) [11] na górze i na dole po prawej stronie klauzulę tajności;

3) na ostatniej stronie dokumentu umieszcza się:

a) [12] w prawym górnym rogu numer egzemplarza dokumentu,

b) z lewej strony pod treścią w kolejności pionowej:

– liczbę załączników (jeżeli są dołączone do dokumentu),

– klauzulę tajności załączników wraz z numerami, pod jakimi zarejestrowane zostały w odpowiednim dzienniku,

– liczbę stron każdego załącznika,

c) [13] z prawej strony pod treścią dokumentu i określeniem liczby załączników w kolejności pionowej: stanowisko oraz imię i nazwisko osoby podpisującej dokument,

d) [14] w lewym dolnym rogu w kolejności pionowej:

– liczbę wykonanych egzemplarzy,

– adresatów poszczególnych egzemplarzy dokumentu, jeżeli ich liczba nie przekracza pięciu lub numer z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów, pod jakim został zewidencjonowany rozdzielnik zawierający więcej niż pięciu adresatów,

– numer, pod jakim dokument został zewidencjonowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, nazwisko osoby, która sporządziła dokument, oraz nazwisko osoby, która wykonała dokument,

e) [15] w prawym dolnym rogu, numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu,

f) [16] po prawej stronie na górze i na dole klauzulę tajności;

4) na trwale oprawionych książkach, broszurach, reprodukcjach lub innych zbiorach dokumentów klauzule tajności umieszcza się po prawej stronie w widocznym miejscu:

a) na górze i dole zewnętrznych ścianek okładki,

b) na górze i dole strony tytułowej (jeżeli dokument ją posiada),

c) na górze i dole pierwszej oraz wszystkich pozostałych stron;

5) pod numerem egzemplarza, o którym mowa w pkt 1 lit. b) tiret drugie, można zamieścić dyspozycję dla adresata o treści: [17]

a) „udzielanie informacji zawartej w dokumencie bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”,

b) „wykonanie kopii bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”,

c) „wykonanie odpisu bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”,

d) „wykonanie kopii stron od ............... do ............... oraz od ............... do ............... bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”,

e) „wykonanie odpisu od ............... do............... oraz od ............... do ............... bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”,

f) „wykonanie wypisu (wyciągu) od ......... do .......... oraz od ............... do ............... bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”;

6) [18] w uzasadnionych przypadkach na dokumentach zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową pod numerem egzemplarza, o którym mowa w pkt 1 lit. b) tiret drugie, można zamieszczać dyspozycje dla adresata o treści: „do zapoznania w trybie obiegowym” lub zapis o treści: „dokument podlega ochronie przez ...”, jeżeli dokument podlega krótszemu okresowi ochrony niż przewiduje ustawa.

§ 4.[19] (skreślony).

§ 5.[Umieszczanie klauzuli tajności na materiałach w postaci wykresów map i rysunków] Na materiałach w postaci wykresów map i rysunków klauzulę tajności umieszcza się pod legendą, blokiem tytułowym lub skalą oraz na stronach zewnętrznych w miejscach widocznych po złożeniu. Na materiałach tych umieszcza się w zależności od klauzuli tajności oznaczenia:

1) [20] sygnaturę literowo-cyfrową, poprzedzoną cyframi lub literami oznaczającymi klauzulę tajności, o których mowa w § 3 pkt 1 lit. a), a w przypadku załączników – sygnaturę literowo-cyfrową materiału macierzystego,

2) numer egzemplarza materiału, a w przypadku załączników – numer kolejny załącznika,

3) adresatów poszczególnych egzemplarzy materiału, a w przypadku załączników – łączną ilość egzemplarzy załączników.

§ 6.[Postępowanie z dokumentami zawierającymi załączniki] 1. Na dokumentach stanowiących załączniki, na pierwszej stronie w górnej ich prawej części, umieszcza się dodatkowo napis: „Załącznik nr ............., do pisma nr .......... z dnia .................................”.

2. W przypadku gdy adresatowi wysyła się inną liczbę załączników niż pozostawia w aktach, przy miejscach, o których mowa w ust. 1, umieszcza się dodatkowo napisy:

1) „tylko adresat” – jeżeli załączniki mają być przekazane adresatowi bez pozostawiania ich w aktach,

2) „do zwrotu” – jeżeli załączniki mają zostać zwrócone do osoby podpisującej dokument.

3. Jeżeli przy dokumencie przesyła się załączniki oznaczone różnymi klauzulami tajności, to klauzula dokumentu uwzględnia klauzulę załącznika o najwyższym stopniu tajności.

4. [21] Na piśmie przewodnim zawierającym informacje niejawne, przy którym przesyła się załączniki niejawne o treści zawierającej informacje o klauzuli wyższej niż informacje na piśmie przewodnim, na pierwszej stronie pod numerem egzemplarza można umieścić dyspozycję do adresata o obniżeniu lub zniesieniu klauzuli pisma przewodniego po odłączeniu załączników.

§ 7.[Umieszczanie klauzuli tajności na nośnikach danych elektronicznych] [22] Na materiałach zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową w formie mikrofilmów, negatywów, fotografii, nośników do zapisów informacji w postaci cyfrowej i taśm elektromagnetycznych, a także na odbitkach, kliszach, matrycach i dyskach optycznych, w sprzęcie elektronicznym z wbudowaną pamięcią lub na innych nośnikach danych elektronicznych klauzulę tajności umieszcza się w sposób widoczny na obudowie lub opakowaniu, nanosząc jednocześnie oznaczenia zgodnie z § 3 pkt 1 lit. a).

§ 9.[Umieszczanie klauzuli tajności na materiałach w postaci przedmiotów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową] 1. [23] Na materiałach w postaci przedmiotów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową lub przedmiotach stanowiących tajemnicę, nie wymienionych w rozporządzeniu, klauzulę tajności nanosi się w widocznym miejscu przez ostemplowanie, nadrukowanie, wpisanie odręczne, trwałe dołączenie metek, nalepek, kalkomanii lub podobnych oznaczeń, nanosząc na nie oznaczenia zgodnie z § 3 pkt 1 lit, a).

2. Obudowy lub opakowania, w których znajdują się materiały zawierające informacje niejawne, oznacza się taką klauzulą, jaką posiada materiał o najwyższym stopniu tajności.

§ 10.[Kopia dokumentu zawierającego informacje niejawne] 1. Na sporządzonych kopiach, odpisach, wypisach, wyciągach lub tłumaczeniach dokumentu zawierającego informacje niejawne umieszcza się numer, pod którym zostały zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów.

2. [24] Na kopii, odpisie, wyciągu lub tłumaczeniu:

1) umieszcza się w prawym górnym rogu na wszystkich stronach napis „Kopia”, „0dpis”, „Wypis”, „Wyciąg” lub „Tłumaczenie z języka – .............. (nazwa języka) – ................ (imię i nazwisko tłumacza)” oraz dodatkowo na pierwszej stronie numer egzemplarza wykonanej kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia,

2) pod podpisem osoby, o której mowa w § 3 pkt 3 lit. c), umieszcza się napis: „Za zgodność” i tuszową pieczęć jednostki lub komórki organizacyjnej.

3. Fakt sporządzenia kopii, odpisu, wyciągu lub tłumaczenia odnotowuje się na dokumencie, z którego kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie sporządzono, poprzez odcisk pieczęci informującej o:

1) nazwie jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej, w której dokonano kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia,

2) liczbie egzemplarzy wykonanych kopii, odpisów, wypisów, wyciągów lub tłumaczeń,

3) dacie sporządzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia,

4) pozycji dziennika ewidencji wykonanych dokumentów, pod którą kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie zarejestrowano.

4. [25] Pieczęć, o której mowa w ust. 3, odciska się na dokumencie przed sporządzeniem kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia.