Na podstawie art. 77⁴ pkt 2 Kodeksu pracy zarządza się, co następuje:

§ 1.[Zakres regulacji] 1. Rozporządzenie określa zasady ustalania oraz wysokość należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej odbywanej poza granicami kraju.

2. Podróżą służbową odbywaną poza granicami kraju, zwaną dalej „podróżą służbową”, jest wykonywanie zadania w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę.

§ 2.[Czas pobytu pracownika poza granicami kraju] Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży służbowej odbywanej środkami komunikacji:

1) lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,

2) lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,

3) morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

§ 3.[Świadczenia przysługujące z tytułu podróży służbowej] Z tytułu podróży służbowej przysługują:

1) diety,

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów i dojazdów,

b) noclegów,

c) innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

§ 4.[Dieta] 1. Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

2. Wysokość diety za dobę podróży służbowej w poszczególnych państwach określa załącznik do rozporządzenia.

3. (skreślony).

4. (skreślony).

5. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży służbowej.

6. Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:

1) za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,

2) za niepełną dobę:

a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

§ 5.[Ustalanie diety w przypadku otrzymywania za granicą wyżywienia lub ekwiwalentu na wyżywienie] 1. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej) - przysługuje 25% diety ustalonej według zasad określonych w § 4 ust. 6.

2. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na:

1) śniadanie - 15% diety,

2) obiad - 30% diety,

3) kolację - 30% diety,

4) inne wydatki - 25% diety.

3. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli jednak ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

§ 6.[Dieta kuriera dyplomatycznego] Pracownikowi odbywającemu podróż służbową w charakterze kuriera dyplomatycznego przysługuje dieta podwyższona o 25%.

§ 7.[Dieta za pobyt w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą] Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25% diety.

§ 8.[Zwrot kosztów przejazdu] 1. Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca.

2. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga na dany środek transportu przysługuje.

§ 9.[Zwrot kosztów za nocleg] 1. Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia.

2. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1.

3. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

4. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się w przypadku, gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg.

§ 10.[Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca oraz dojazdów środkami komunikacji miejscowej] 1. Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

2. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej.

3. Ryczałty, o których mowa w ust. 1 i 2, nie przysługują, jeżeli pracownik odbywa podróż służbową pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym) lub gdy strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy, a także w razie gdy pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty.

§ 11.[Zwrot kosztów za przejazd samochodem pracownika w podróży służbowej] 1. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem stanowiącym własność pracownika.

2. Za przejazd w podróży służbowej, o której mowa w ust. 1, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów według stawek za 1 km przebiegu, określonych przez pracodawcę na podstawie przepisów w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy.

3. (skreślony).

§ 12.[Zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego] Jeżeli podróż służbowa trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie, pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu.

§ 13.[Zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz lekarstw] 1. W razie choroby pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz lekarstw.

2. Nie podlegają zwrotowi koszty lekarstw, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty leczenia z zakresu kosmetyki oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów.

3. Zwrot kosztów leczenia następuje ze środków pracodawcy.

4. W razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

§ 14.[Ryczałt w walucie obcej obejmujący ogólną kwotę należności] 1. Pracownikowi wchodzącemu w skład polskich drużyn kolejowych, pocztowych, obsługi wagonów sypialnych i restauracyjnych, samolotów oraz pojazdów samochodowych, konwojentowi pociągów i innemu pracownikowi odbywającemu wielokrotne podróże służbowe za granicę pracodawca może ustalić, za zgodą pracownika - z uwzględnieniem zasad wynikających z rozporządzenia - ryczałt w walucie obcej obejmujący ogólną kwotę należności.

2. (skreślony).

3. W ryczałcie nie uwzględnia się kosztów noclegu, jeżeli pracownik, z uwagi na charakter pracy, nie ma możliwości skorzystania z noclegu poza miejscem pracy.

§ 15.[Zaliczka w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju] 1. Pracownik odbywający podróż służbową otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

2. Rozliczenia kosztów podróży służbowej należy dokonać w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od zakończenia podróży.

3. Do rozliczenia należy załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik obowiązany jest złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

§ 16.[Przepisy uchylone] Traci moc zarządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Monitor Polski Nr 34, poz. 346 i z 1997 r. Nr 34, poz. 328).

§ 17.[Wejście w życie] [1] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia z mocą od dnia 1 lipca 1998 r.

Załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej
z dnia 3 lipca 1998 r. (poz. 568)

WYSOKOŚĆ DIETY ZA DOBĘ PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ ORAZ LIMITU NA NOCLEG W HOTELU

Przy podróżach do:

- Gibraltaru dieta i limit hotelowy jak w Wielkiej Brytanii,

- Hong Kongu dieta wynosi 46 USD, a limit hotelowy 160 USD,

- Tajwanu dieta wynosi 45 USD, a limit hotelowy 80 USD.

*^/ Dotyczy kwoty diety.