Na podstawie art. 43 ust. 2 ustawy z dnia 11 grudnia 1997 r. o administrowaniu obrotem
z zagranicą towarami i usługami oraz o obrocie specjalnym (Dz. U. Nr 157, poz. 1026) zarządza się, co następuje:

§ 1.Osoby dokonujące obrotu specjalnego z zagranicą na podstawie pozwolenia na przywóz lub wywóz są zobowiązane prowadzić ewidencję tego obrotu w sposób określony w rozporządzeniu.

§ 2.1. Osoby, o których mowa w § 1, wyznaczą komórkę organizacyjną lub wskażą imiennie pracownika upoważnionego do prowadzenia ewidencji obrotu specjalnego z zagranicą.

2. O wyznaczeniu komórki organizacyjnej lub upoważnieniu pracownika należy niezwłocznie zawiadomić Ministra Gospodarki.

3. W zawiadomieniu należy podać nazwę komórki organizacyjnej lub imię i nazwisko oraz stanowisko pracownika upoważnionego do prowadzenia ewidencji.

4. Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio w przypadku zmiany komórki organizacyjnej lub zmiany pracownika upoważnionego do prowadzenia ewidencji.

§ 3.1. Ewidencja obrotu specjalnego z zagranicą powinna być prowadzona w formie księgi ewidencyjnej, oddzielnie dla towarów i oddzielnie dla technologii.

2. Wpisów do księgi ewidencyjnej dokonują pracownicy upoważnieni do prowadzenia ewidencji.

§ 4.1. Podstawą wpisów do księgi ewidencyjnej są świadectwa o końcowym użytkowniku, pozwolenia na przywóz z zagranicy lub wywóz za granicę i tranzyt, dowody odpraw celnych, dokumenty, na których podstawie dokonano obrotu towarami lub technologiami w kraju, dokumenty postępowania z towarami lub technologiami wewnątrz przedsiębiorstwa osoby uprawnionej, zwane dalej „aktami ewidencyjnymi”.

2. Akta ewidencyjne bądź ich odpisy przechowywane są łącznie z księgami ewidencyjnymi.

3. Księgi ewidencyjne i akta ewidencyjne przechowuje się zgodnie z przepisami dotyczącymi klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji do celów archiwalnych.

4. Księga ewidencyjna nie może być wynoszona poza miejsce jej przechowywania.

§ 5.1. Każdy wpis do księgi ewidencyjnej oznacza się numerem wynikającym z kolejności wpisów oraz zaopatruje w datę dokonania wpisu i podpis osoby uprawnionej do prowadzenia ewidencji.

2. W treści wpisu można powołać dokumenty złożone do akt ewidencyjnych. Powołane dokumenty uważa się wówczas za objęte treścią wpisu.

3. Wpis w księdze ewidencyjnej nie może być wymazywany ani w inny sposób usuwany.

4. Poprawki powinny być dokonywane w sposób czytelny.

5. O dokonanych poprawkach osoba upoważniona do prowadzenia ewidencji sporządza na końcu wpisu adnotację o treści poprawki i jej podstawie, ze szczególnym wskazaniem miejsca dokonanej poprawki, oraz opatruje adnotację podpisem.

§ 6.Ewidencja obrotu specjalnego z zagranicą towarami i technologiami powinna być prowadzona w sposób zapewniający identyfikację towarów i technologii objętych szczególną kontrolą, ustalenie procesu postępowania i wykorzystania towarów i technologii od chwili ich przywozu do kraju, jak i od chwili ich wywozu z kraju, a także ustalenie importerów i użytkowników towarów i technologii w przypadku ich przywozu do kraju, a w przypadku wywozu z kraju - ustalenie eksporterów, producentów lub twórców technologii.

§ 7.1. Ewidencja towarów objętych szczególną kontrolą powinna obejmować:

1) nazwę towaru, nazwę handlową,

2) typ, model, numer fabryczny,

3) masę, liczbę sztuk oraz ich wartość,

4) skład, rodzaj, rozmiary, gatunek i określenie jakości oraz jednostki mocy,

5) nazwę twórcy,

6) numer serii,

7) znak firmowy,

8) miejsce zainstalowania towaru i sposób jego ostatecznego wykorzystania,

9) datę sprzedaży towaru,

10) nazwy ostatecznych użytkowników,

11) numer faktury,

12) w przypadku czasowego przekazania towarów do użytkowania - okres użytkowania oraz dane dotyczące użytkowników,

13) numer i datę dowodu odprawy celnej (SAD),

14) numer kontrolny towaru.

2. Ewidencja towarów wywożonych za granicę powinna obejmować, poza danymi wymienionymi w ust. 1 pkt 1-8, 11 i 13, także dane dotyczące ostatecznego odbiorcy towaru za granicą.

3. Ewidencja technologii objętych szczególną kontrolą powinna obejmować:

1) nazwę technologii oraz jej nazwę handlową,

2) źródło pochodzenia (opracowanie własne, umowę o pracę badawczą, licencję itp.), datę pozyskania, dane o osobie udostępniającej technologię,

3) wyszczególnienie oraz zwięzły opis załączników technicznych do umowy o pracę badawczo-rozwojową, naukową, usługową lub wdrożeniową, jeśli w załącznikach tych występują dane umożliwiające odtworzenie technologii,

4) wyszczególnienie oraz zwięzły opis wyników pracy badawczo-rozwojowej, naukowej lub usługowej (projektu koncepcyjnego, programu badań, sprawozdań, opisów, receptur, instrukcji, rysunków, schematów, dokumentacji, oprogramowania) - w części umożliwiającej odtworzenie technologii,

5) wskazanie opisu patentowego dotyczącego technologii, pozwalającego na jej odtworzenie,

6) wyszczególnienie oraz zwięzły opis dokumentacji technicznej do produkcji (wymagań technicznych, schematów ideowych, blokowych, funkcjonalnych, logicznych, montażowych, rysunków, receptur, instrukcji technologicznych, opisów technicznych, dokumentacji oprogramowania) - w części umożliwiającej odtworzenie technologii,

7) wykaz towarów, które są wytwarzane przez przedsiębiorstwo z wykorzystaniem w procesie produkcji technologii podlegającej szczególnej kontroli,

8) informacje o sposobie udostępniania technologii nowemu użytkownikowi (umowę sprzedaży, umowę licencyjną itp.) oraz dane o nowym użytkowniku,

9) wskazanie wszelkich innych dokumentów dotyczących technologii, takich jak kalki, dyskietki, fotokopie, zapisy magnetowidowe, magnetofonowe, protokoły narad itp.

4. W ewidencji, o której mowa w ust. 3 pkt 3-6 i 9, należy wskazać miejsce przechowywania wymienionych dokumentów.

5. W razie wywozu technologii za granicę ewidencja powinna obejmować, poza danymi wymienionymi w ust. 3, także dane dotyczące ostatecznego odbiorcy technologii za granicą.

§ 8.Przepisy dotyczące wpisu do księgi ewidencyjnej stosuje się odpowiednio do wykreślenia wpisu.

§ 9.Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.