§ 1. 1. Podmioty uprawnione do obrotu z zagranicą towarami i technologiami na podstawie certyfikatu importowego oraz pozwolenia na przywóz lub wywóz, zwane dalej „podmiotami uprawnionymi", są obowiązane prowadzić ewidencję tego obrotu w sposób określony w rozporządzeniu.

2. Ewidencja, o której mowa w ust. 1, obejmuje obrót towarami i technologiami wymienionymi w wykazach ustalanych przez Ministra Współpracy Gospodarczej z Zagranicą na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 2 grudnia 1993 r. o zasadach szczególnej kontroli obrotu z zagranicą towarami i technologiami w związku z porozumieniami i zobowiązaniami międzynarodowymi (Dz. U. Nr 129, poz. 598), zwanej dalej „ustawą".

3. Ewidencja, o której mowa w ust. 1 i 2, obejmuje obrót z zagranicą, jak i obrót w kraju.

§ 2. 1. Kierownicy podmiotów uprawnionych wyznaczą odpowiednie komórki organizacyjne do prowadzenia ewidencji obrotu towarami i technologiami, o której mowa w § 1, oraz wyznaczą osoby uprawnione do prowadzenia ewidencji.

2. O wyznaczeniu komórek organizacyjnych lub osób, o których mowa w ust. 1, kierownicy podmiotów uprawnionych niezwłocznie zawiadomią Ministerstwo Współpracy Gospodarczej z Zagranicą, podając odpowiednio ich nazwy lub imiona i nazwiska oraz zajmowane stanowiska.

3. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio w przypadku zmiany komórek organizacyjnych lub osób.

§ 3. Ewidencja obrotu z zagranicą towarami i technologiami oraz ich obrotu w kraju powinna być prowadzona w sposób zapewniający identyfikację towarów i technologii objętych szczególną kontrolą, ustalenie procesu postępowania i wykorzystania towarów i technologii od chwili ich przywozu do kraju, jak i do chwili ich wywozu z kraju, a także ustalenie importerów i użytkowników towarów i technologii w przypadku ich przywozu do kraju, a w przypadku wywozu z kraju - ustalenie eksporterów, producentów towarów lub twórców technologii.

§ 4. 1. Ewidencja towarów objętych szczególną kontrolą powinna obejmować:

1) nazwę towaru, nazwę handlową,

2) typ, model, numer fabryczny,

3) masę, liczbę sztuk oraz ich wartość,

4) skład, rodzaj, rozmiary, gatunek i określenie jakości oraz jednostki mocy,

5) nazwę wytwórcy,

6) numer serii,

7) znak firmowy,

8) miejsce zainstalowania towaru i sposób jego ostatecznego wykorzystania,

9) datę sprzedaży towaru,

10) nazwy ostatecznych użytkowników,

11) numer faktury,

12) w przypadku czasowego przekazania towarów do użytkowania - okres użytkowania oraz dane dotyczące użytkowników,

13) numer i datę dowodu odprawy celnej (SAD),

14) numer kontrolny towaru.

2. W razie wywozu towaru za granicę ewidencja powinna obejmować, poza danymi wymienionymi w ust. 1 pkt 1-8, 11 i 13, także dane dotyczące ostatecznego odbiorcy towaru za granicą.

3. Ewidencja technologii objętych szczególną kontrolą powinna obejmować:

1) nazwę technologii oraz jej nazwę handlową,

2) źródło pochodzenia (opracowanie własne, umowa o pracę badawczą, licencja itp.), datę pozyskania, dane o podmiocie udostępniającym technologię,

3) wyszczególnienie oraz zwięzły opis załączników technicznych do umowy o pracę naukową, badawczo-rozwojową, usługową lub wdrożeniową, jeżeli w załącznikach tych występują dane umożliwiające odtworzenie technologii,

4) wyszczególnienie oraz zwięzły opis wyników pracy naukowej, badawczo-rozwojowej lub usługowej (projektu koncepcyjnego, programu badań, sprawozdań, opisów, receptur, instrukcji, rysunków, schematów, dokumentacji, oprogramowania) - w części umożliwiającej odtworzenie technologii,

5) wskazanie opisu patentowego dotyczącego technologii, pozwalającego na jej odtworzenie,

6) wyszczególnienie oraz zwięzły opis dokumentacji technicznej do produkcji (wymagań technicznych, schematów ideowych, blokowych, funkcjonalnych, logicznych, montażowych, rysunków, receptur, instrukcji technologicznych, opisów technicznych, dokumentacji oprogramowania) - w części umożliwiającej odtworzenie technologii,

7) wykaz towarów, które są wytwarzane przez przedsiębiorstwo z wykorzystaniem w procesie produkcji technologii podlegającej szczególnej kontroli,

8) informacje o sposobie udostępnienia technologii nowemu użytkownikowi (umowa sprzedaży, umowa licencyjna itp.) oraz dane o nowym użytkowniku,

9) wskazanie wszelkich innych dokumentów dotyczących technologii, takich jak kalki, dyskietki, fotokopie, zapisy magnetowidowe, magnetofonowe, protokoły narad itp.

4. Ewidencja, w zakresie danych, o których mowa w ust. 3 pkt 3-6 i 9, powinna zawierać wskazanie miejsca przechowywania dokumentów wymienionych w tych przepisach.

5. W razie wywozu technologii za granicę ewidencja powinna obejmować, poza danymi wymienionymi w ust. 3, także dane dotyczące ostatecznego odbiorcy technologii za granicą.

§ 5. 1. Ewidencja towarów i technologii powinna być prowadzona w formie księgi rejestrowej, oddzielnie dla towarów i oddzielnie dla technologii.

2. Wpisów do księgi rejestrowej dokonują osoby uprawnione do prowadzenia ewidencji.

§ 6. 1. Podstawą wpisów do księgi rejestrowej są certyfikaty importowe, pozwolenia na przywóz z zagranicy lub wywóz towarów za granicę, certyfikaty weryfikacji dostawy, dowody odpraw celnych, dokumenty, na których podstawie dokonano obrotu towarami lub technologiami w kraju, oraz dokumenty postępowania z towarami lub technologiami wewnątrz przedsiębiorstwa podmiotu uprawnionego, zwane dalej „aktami rejestrowymi".

2. Akta rejestrowe bądź ich odpisy powinny być przechowywane łącznie z księgami rejestrowymi.

3. Księgi rejestrowe i akta rejestrowe przechowuje się zgodnie z przepisami dotyczącymi klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji do celów archiwalnych.

4. Księga rejestrowa nie może być wynoszona poza miejsce jej przechowywania.

§ 7. 1. Każdy wpis do księgi rejestrowej oznacza się numerem wynikającym z kolejności wpisów oraz zaopatruje w datę dokonania wpisu i podpis osoby uprawnionej do prowadzenia ewidencji.

2. W treści wpisu można powołać się na dokument złożony do akt rejestrowych. Powołane dokumenty uważa się wówczas za objęte treścią wpisu.

3. Wpis w księdze rejestrowej nie może być wymazywany albo w inny sposób usuwany.

4. Poprawek we wpisie można dokonywać wyłącznie w taki sposób, aby wyrazy poprawione były czytelne.

5. O dokonywanych poprawkach osoba uprawniona do prowadzenia ewidencji sporządza na końcu wpisu adnotację o treści poprawki i jej podstawie, ze szczególnym wskazaniem miejsca dokonanej poprawki, oraz opatruje adnotację podpisem.

§ 8. Przepisy dotyczące wpisu do księgi rejestrowej stosuje się odpowiednio do wykreślenia wpisu.

§ 9. Księga rejestrowa może być udostępniona do wglądu w obecności osoby uprawnionej do prowadzenia ewidencji.

§ 10. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.