§ 1. 1. Organy uprawnione do występowania do Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z wnioskami o nadanie orderów i odznaczeń, zwane dalej „wnioskodawcami”, przedstawiają Prezydentowi wnioski o nadanie orderów i odznaczeń w trybie określonym w rozporządzeniu.

2. Organem wykonawczym Prezydenta prowadzącym prace związane z nadawaniem orderów i odznaczeń jest Kancelaria Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, zwana dalej „Kancelarią”.

§ 2. 1. Wniosek o nadanie orderu lub odznaczenia sporządza się na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.

2. Do wniosków o nadanie orderów sporządza się notatkę, a do wniosków o nadanie odznaczeń – wykaz. Wzory tych dokumentów stanowią załączniki nr 2 i 3 do rozporządzenia.

3. W notatkach i wykazach należy zachować kolejność orderów i odznaczeń, określoną w § 15 i 16 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 10 listopada 1992 r. w sprawie opisu, materiału, wymiarów, wzorów rysunkowych oraz sposobu i okoliczności noszenia odznak orderów i odznaczeń (Dz. U. Nr 90, poz. 452). Nazwiska osób, których dotyczą wnioski, umieszcza się w porządku alfabetycznym w ramach każdej klasy orderu lub stopnia odznaczenia, stosując ciągłą numerację do wszystkich nazwisk umieszczonych w notatce lub wykazie.

4. Do wniosków o nadanie orderów lub odznaczeń pośmiertnie sporządza się dokumenty, o których mowa w ust. 2, odrębnie.

§ 3. 1. Wniosek o nadanie Medali Za Długoletnie Pożycie Małżeńskie sporządza się na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia.

2. Do wniosków o nadanie Medali Za Długoletnie Pożycie Małżeńskie sporządza się wykaz, o którym mowa w § 2 ust. 2.

§ 4. 1. Wnioski o nadanie orderów i odznaczeń przedstawia się Prezydentowi nie później niż na dwa miesiące przed przewidywanym przez wnioskodawcę terminem wręczenia odznak orderów i odznaczeń.

2. Wnioski o nadanie Medali Za Długoletnie Pożycie Małżeńskie przedstawia się w roku kalendarzowym, w którym osoby proponowane do odznaczenia obchodzić będą 50 rocznicę zawarcia związku małżeńskiego. W przypadku gdy rocznica ta przypada w styczniu lub w lutym danego roku, wnioski można przedstawiać od dnia 1 listopada roku poprzedzającego.

§ 5. Wnioski oraz dokumenty, o których mowa w § 2 i 3, sporządzone z uchybieniem przepisów rozporządzenia, mogą być przez Kancelarię zwrócone wnioskodawcy do uzupełnienia lub ponownego sporządzenia.

§ 6. 1. Kancelaria przekazuje wnioskodawcy odznaki nadanych orderów i odznaczeń oraz legitymacje, w celu ich wręczenia – w imieniu Prezydenta – osobom odznaczonym.

2. Odznaki orderów i odznaczeń powinny zostać osobom odznaczonym wręczone w ciągu trzech miesięcy od daty podjęcia przez Prezydenta postanowienia o nadaniu tych orderów i odznaczeń.

§ 7. Osoba odznaczona otrzymuje nieodpłatnie odznakę nadanego jej orderu lub odznaczenia wraz z legitymacją, której wzór stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia.

§ 8. W przypadku podjęcia przez Prezydenta decyzji o pozbawieniu orderu lub odznaczenia w trybie art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 16 października 1992 r. o orderach i odznaczeniach, Kancelaria wzywa osobę, która została pozbawiona orderu lub odznaczenia, do zwrotu odznaki tego orderu lub odznaczenia wraz z legitymacją.

§ 9. W przypadku utraty orderów i odznaczeń na skutek prawomocnego orzeczenia przez sąd kary dodatkowej pozbawienia praw publicznych lub orzeczenia przez Trybunał Stanu kary utraty orderów i odznaczeń, Kancelaria wzywa osobę, wobec której karę tę orzeczono, do zwrotu odznak utraconych orderów i odznaczeń oraz legitymacji.

§ 10. Jeżeli odznaka orderu lub odznaczenia została w trybie § 6 ust. 1 rozporządzenia przekazana wnioskodawcy, ale jeszcze nie została osobie odznaczonej wręczona, a zaistnieją okoliczności określone w § 8 lub § 9 rozporządzenia – wnioskodawca zwraca do Kancelarii odznakę orderu lub odznaczenia wraz z legitymacją.

§ 11. 1. W przypadku zgubienia lub zniszczenia odznaki posiadanego orderu lub odznaczenia Kancelaria na prośbę osoby odznaczonej może ponownie wydać odznakę nadanego jej orderu lub odznaczenia. Ponowne wydanie odznaki orderu lub odznaczenia następuje za zwrotem kosztów jej wytworzenia.

2. Przepis ust. 1 ma odpowiednie zastosowanie w przypadku zgubienia lub zniszczenia legitymacji posiadanego orderu lub odznaczenia. Wówczas Kancelaria może wydać wtórnik legitymacji, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do rozporządzenia. Wydanie wtórnika legitymacji następuje nieodpłatnie.

3. O ponowne wydanie odznaki orderu lub odznaczenia oraz wtórnika legitymacji może wystąpić również członek najbliższej rodziny osoby odznaczonej.

§ 12. Rozporządzenie wchodzi w życie w dniu wejścia w życie ustawy o orderach i odznaczeniach.