Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Rozdział 1. Zmiany w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej

1.1. Zakres nowelizacji przepisów dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma wybór, czy gromadzić dokumenty związane ze stosunkiem pracy i akta osobowe w formie papierowej czy elektronicznej. Ponadto obowiązek ich archiwizacji został skrócony z 50 do 10 lat, ale nie w przypadku wszystkich pracowników. Dlatego pracodawca jest zobligowany do przekazywania raportów informacyjnych do ZUS, jeśli będzie chciał skorzystać z krótszego okresu przechowywania dokumentacji w stosunku do pracowników zatrudnionych w czasie przypadającym od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Takie są główne nowe rozwiązania w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, które obowiązują od początku 2019 r.

Nowelizacja przepisów dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej została wprowadzona przez ustawę z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (dalej: ustawa zmieniająca). Przewiduje ona zmiany w czterech ustawach, a mianowicie:

1) w Kodeksie pracy;

2) w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (dalej: ustawa archiwalna);

3) w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa);

4) w ustawie o emeryturach i rentach z FUS (dalej: ustawa emerytalna).

Ustawa zmieniająca dokonała modyfikacji w regulacjach kodeksowych dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, a także odpowiedzialności wykroczeniowej za nieprzestrzeganie nowych rozwiązań w zakresie dokumentacji - przedstawiamy je w dalszej części. Dodatkowo upoważniła do wydania aktu wykonawczego, określającego:

1) zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, w tym wymagania co do formy elektronicznej w obszarze organizacji przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi;