Rozliczenie delegacji osób zatrudnionych na umowę o dzieło

Mamy pracownika, który z umowy o pracę przeszedł na umowę o dzieło (bez wiedzy osoby wystawiającej delegacje) i pojechał na delegacje. Druk delegacji został wystawiony, rozliczono koszty, pracownik dostał przelewem bankowym pieniądze za wyjazd (diety). Czy w powyższej sytuacji można było tak postąpić? Czy taki pracownik powinien mieć wystawiony druk wyjazdu służbowego, jak rozliczyć mu koszty (czy należą mu się diety - hotel został zapłacony naszą kartą kredytową)?