Na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (Dz.U. z 2021 r. poz. 1275 ze zm.) oraz § 6 Statutu Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe, stanowiącego załącznik do Zarządzenia nr 50 Ministra Ochrony Środowiska, Zasobów Naturalnych i Leśnictwa z dnia 18 maja 1994 r., zarządza się, co następuje:

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 20
Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych
z dnia 23 lutego 2022 r.

ZARZĄDZENIE NR 1
DYREKTORA GENERALNEGO LASÓW PAŃSTWOWYCH

z dnia 3 stycznia 2022 r.

w sprawie procedur udzielania przez Dyrekcję Generalną Lasów Państwowych zamówień nie podlegających ustawie - Prawo zamówień publicznych

EZ.0210.1.2022

Na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (Dz.U. 2021 poz. 1275 ze zm.) oraz § 6 Statutu Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe, stanowiącego załącznik do Zarządzenia nr 50 Ministra Ochrony Środowiska, Zasobów Naturalnych i Leśnictwa z dnia 18 maja 1994 r. w sprawie nadania statutu Państwowemu Gospodarstwu Leśnemu Lasy Państwowe zarządzam, co następuje:

§ 1

1. Zarządzenie reguluje procedury udzielania przez Dyrekcję Generalną Lasów Państwowych, dalej „Zamawiający”, zamówień o wartości poniżej 130 000¹ złotych oraz innych zamówień nie podlegających ustawie - Prawo zamówień publicznych² na podstawie jej art. 10 ust. 2, oraz art. 11 ust. 1 i 5, z wyjątkiem zamówień na usługi w zakresie badań naukowych, regulowanych odrębnym zarządzeniem.

2. Procedurę udzielenia zamówienia:

1) o wartości szacunkowej do 1000 złotych oraz zamówienia związanego z podróżą służbową, udzielanego samodzielnie przez pracownika odbywającego podróż - regulują przepisy §§ 2-3 i 11;

2) o wartości szacunkowej powyżej 1000 złotych do 50 000 złotych - regulują przepisy §§ 2-4 i 11;

3) o wartości szacunkowej powyżej 50 000 złotych - regulują przepisy §§ 2-11.

§ 2

1. Zamówienia powinny być udzielane w sposób celowy i oszczędny, przy zachowaniu zasady uzyskiwania założonych efektów.

2. Zakazuje się dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów niniejszego zarządzenia lub ustawy - Prawo zamówień publicznych.

3. Przy ustalaniu wartości zamówienia należy opierać się na przepisach ustawy - Prawo zamówień publicznych dotyczących szacowania wartości zamówienia, a w szczególności na art. 28 tej ustawy³.

4. Biorąc pod uwagę charakter zamówienia lub możliwość zwiększenia konkurencyjności, możliwe jest przeprowadzenie wyboru wykonawcy z zastosowaniem procedury przewidzianej w niniejszym zarządzeniu dla wartości szacunkowej wyższej niż wartość wnioskowanego zamówienia.

§ 3

1. Komórką organizacyjną odpowiedzialną za udzielanie zamówień na potrzeby biura DGLP jest wydział właściwy ds. administracji, a w przypadku zamówienia o charakterze specjalistycznym - komórka organizacyjna zainteresowana jego udzieleniem.

2. Komórka wskazana w ust. 1 odpowiada za oszacowanie wartości zamówień tożsamych (rodzajowo, czasowo i podmiotowo) planowanych do udzielenia w roku kalendarzowym pod kątem potwierdzenia lub wykluczenia potrzeby zastosowania ustawy - Prawo zamówień publicznych.

3. Zamówienia związanego z podróżą służbową może udzielić samodzielnie pracownik odbywający podróż.

4. Zamówienia o wartości do 1000 złotych może udzielić komórka organizacyjna zainteresowana jego udzieleniem.

§ 4

1. Udzielenie zamówienia o wartości powyżej 1000 złotych wymaga sporządzenia wniosku o udzielenie zamówienia przez komórkę organizacyjną zainteresowaną jego udzieleniem oraz komórkę odpowiedzialną wskazaną w § 3. Wzór wniosku określa załącznik do zarządzenia.

1a. W przypadku drobnych zamówień tożsamych rodzajowo, które Zamawiający jest w stanie przewidzieć, udzielanych w ciągu roku w zależności od bieżących potrzeb, możliwe jest sporządzenie wniosku zbiorczego wskazującego na sumaryczną szacowaną wartość zamówień w skali roku.

2. Wniosek o udzielenie zamówienia wymaga akceptacji przez komórkę właściwą ds. zamówień publicznych, a także kontrasygnaty i zatwierdzenia przez stanowiska pracy określone w Zasadach obiegu dokumentów w DGLP⁴.

3. Po akceptacji i zatwierdzeniu wniosek jest realizowany przez komórkę odpowiedzialną wskazaną w § 3.

4. Wniosek o udzielenie zamówienia podlega rejestracji w EZD przez komórkę odpowiedzialną wskazaną w § 3. Komórka ta odpowiada za sporządzenie i archiwizację dokumentacji z postępowania.

§ 5

1. Udzielenie zamówienia o wartości powyżej 50 000 złotych wymaga:

1) sporządzenia wniosku o udzielenie zamówienia, o którym mowa w § 4,

2) przeprowadzenia i udokumentowania procedury wyboru wykonawcy,

3) sporządzenia pisemnej umowy.

2. Czynności wskazane w ust. 1 wykonuje komórka wskazana w § 3, przy czym w przypadku zamówień realizowanych w procedurze zapytania ofertowego, czynności wskazane w ust. 1 pkt 2 są przeprowadzane po uprzedniej konsultacji z komórką właściwą ds. zamówień publicznych.

3. Czynności wskazane w ust. 1 pkt. 1 i 3, wymagają akceptacji przez komórkę właściwą ds. zamówień publicznych, a także kontrasygnaty i zatwierdzenia przez stanowiska pracy określone w Zasadach obiegu dokumentów w DGLP.

4. Wniosek o udzielenie zamówienia podlega rejestracji w EZD przez komórkę odpowiedzialną wskazaną w § 3. Komórka ta odpowiada za sporządzenie i archiwizację dokumentacji z postępowania.

§ 6

1. Procedura wyboru wykonawcy polega na przeprowadzeniu, w zależności od wielkości i/lub charakteru zamówienia:

1) rozeznania rynku potencjalnych wykonawców (zgodnie z § 7),

2) zapytania ofertowego (zgodnie z § 8) albo,

3) przetargu albo aukcji w trybie kodeksu cywilnego (zgodnie z § 9).

2. Jeżeli ze względu na szczególny charakter lub rodzaj zamówienia celowe i uzasadnione jest udzielenie zamówienia konkretnemu wykonawcy, nie przeprowadza się procedury wyboru wykonawcy. Należy wówczas, jeżeli to możliwe, przeprowadzić negocjacje z wykonawcą w celu uzyskania jak najlepszych warunków zamówienia.

§ 7

1. Rozeznanie rynku co do zasady ma zastosowanie w przypadku zamówień ogólnie dostępnych o powszechnie znanych parametrach.

2. Rozeznanie rynku polega na przesłaniu do co najmniej trzech wykonawców prośby o informację o oferowanych przez nich warunkach wykonania zamówienia, zwanych dalej „informacjami”, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Jeżeli uzyskanie informacji zwrotnej od co najmniej trzech wykonawców jest niemożliwe lub znacznie utrudnione, można poprzestać na uzyskaniu informacji od jednego wykonawcy.

4. Potwierdzeniem uzyskania informacji jest pismo, faks lub e-mail od wykonawcy, notatka służbowa z rozmowy telefonicznej lub wydruk ze strony internetowej. Dokumenty te powinny wskazywać nazwę i adres wykonawcy, przedmiot zamówienia, warunki wykonania zamówienia, a w szczególności cenę, a także nazwisko osoby udzielającej informacji lub adres strony internetowej oraz datę uzyskania informacji.

5. Spośród wykonawców, od których uzyskano informacje, komórka odpowiedzialna wskazana w § 3 wybiera wykonawcę, któremu ma zostać udzielone zamówienie oraz sporządza wewnętrzną notatkę z uzasadnieniem wyboru.

§ 8

1. Procedura zapytania ofertowego jest prowadzona przy wykorzystaniu platformy zakupowej⁵.

2. Zapytanie ofertowe powinno zawierać co najmniej następujące informacje:

- określenie przedmiotu, wielkości lub zakresu zamówienia,

- termin wykonania zamówienia,

- kryteria oceny ofert,

- warunki udziału w zapytaniu ofertowym - jeżeli Zamawiający określa takie warunki,

- informacje o możliwości przeprowadzenia negocjacji - jeżeli Zamawiający przewiduje prowadzenie negocjacji,

- sposób przygotowania oferty i jej zawartość,

- termin i sposób przekazania oferty,

- informacje o zawarciu umowy,

- istotne postanowienia umowy (projekt umowy).

3. Projekt zapytania ofertowego oraz umowy przygotowany przez komórkę wskazaną w § 3, podlega akceptacji przez naczelnika komórki właściwej ds. zamówień publicznych oraz właściwego Zastępcę Dyrektora Generalnego lub Dyrektora Generalnego.

4. Wykonawcy w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, składają Zamawiającemu, w określonym terminie oferty.

5. Postępowanie uważa się za ważne w przypadku, gdy złożona została co najmniej jedna ważna oferta.

6. Spośród wykonawców, od których uzyskano oferty, komórka odpowiedzialna wskazana w § 3 wybiera wykonawcę, któremu ma zostać udzielone zamówienie oraz sporządza protokół z wyboru wykonawcy.

7. Protokół z wyboru wykonawcy jest akceptowany przez naczelnika komórki odpowiedzialnej wskazanej w § 3, naczelnika komórki właściwej ds. zamówień publicznych oraz właściwego Zastępcę Dyrektora Generalnego lub Dyrektora Generalnego.

§ 9

1. W przypadku uzasadnionym wielkością lub rodzajem zamówienia można również przeprowadzić przetarg albo aukcję w trybie kodeksu cywilnego, po uzyskaniu pozytywnej opinii komórki właściwej ds. zamówień publicznych oraz radcy prawnego.

2. Przetarg (aukcję) prowadzi komórka odpowiedzialna wskazana w § 3. Wynik przetargu (aukcji) albo ich zamknięcie bez dokonania wyboru wymaga akceptacji przez radcę prawnego i zatwierdzenia przez Dyrektora Generalnego lub Zastępcę Dyrektora Generalnego.

§ 10

1. Projekt umowy o udzielenie zamówienia sporządza komórka odpowiedzialna wskazana w § 3. Sporządzony projekt wymaga akceptacji przez komórkę właściwą ds. zamówień publicznych, radcę prawnego i Głównego Księgowego.

2. Z wyłączeniem trybu zapytania ofertowego, o którym mowa w § 8, jeśli zachodzi taka potrzeba, projekt umowny może powstać w uzgodnieniu z uprzednio wybranym wykonawcą.

3. Komórka właściwa ds. zamówień publicznych nadaje umowie numer zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt i przechowuje oryginał podpisanej umowy.

4. Za realizację zawartej umowy odpowiada komórka odpowiedzialna wskazana w § 3.

§ 11

Każda faktura lub rachunek przed akceptacją wymaga potwierdzenia przez komórkę właściwą ds. zamówień publicznych, czy wydatek ten podlega ustawie - Prawo zamówień publicznych, a jeżeli nie podlega - na podstawie którego przepisu. W opisie faktury należy wskazać numer umowy lub, w przypadku braku umowy, wniosku, na podstawie którego zrealizowano zamówienie (jeśli dotyczy).

§ 12

Uchyla się zarządzenie nr 2 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 19 stycznia 2021 r. w sprawie procedur udzielania przez Dyrekcję Generalną Lasów Państwowych zamówień nie podlegających ustawie - Prawo zamówień publicznych (znak: EZ.021.1.2021).

§ 13

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania

p.o. DYREKTORA GENERALNEGO
LASÓW PAŃSTWOWYCH
Józef Kubica

Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 1
Dyrektora Generalnego LP
z dnia 3 stycznia 2022r.

WZÓR - WNIOSEK O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

---

¹ Wszystkie wartości zastosowane w Zarządzeniu są wartościami netto.

² Ustawa z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1129 ze zm.).

³ Art. 28 ustawy - Prawo zamówień publicznych brzmi: „Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością”.

⁴ Na dzień podpisania niniejszego zarządzenia zasady obiegu dokumentów w DGLP określa załącznik nr 1 do zarządzenia nr 38 Dyrektora Generalnego LP z dnia 26 czerwca 2020 r.; wniosek o udzielenie zamówienia opisany jest w pkt. 16 i 34 tego załącznika, a umowa - w pkt. 17 i 35.

⁵ Na dzień podpisania niniejszego zarządzenia DGLP korzysta z platformy zakupowej: platformazakupowa.pl Open Nexus Sp. z o.o.