Akt prawny
archiwalny
Wersja archiwalna od 2022-02-23 do 2024-03-07
Wersja archiwalna od 2022-02-23 do 2024-03-07
archiwalny
Alerty
ZARZĄDZENIE NR 1
DYREKTORA GENERALNEGO LASÓW PAŃSTWOWYCH
z dnia 3 stycznia 2022 r.
w sprawie procedur udzielania przez Dyrekcję Generalną Lasów Państwowych zamówień nie podlegających ustawie - Prawo zamówień publicznych
EZ.0210.1.2022
(ostatnia zmiana: BILP. z 2022 r., poz. 5)
Na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (Dz. U. 2021 poz. 1275 ze zm.) oraz § 6 Statutu Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe, stanowiącego załącznik do Zarządzenia nr 50 Ministra Ochrony Środowiska, Zasobów Naturalnych i Leśnictwa z dnia 18 maja 1994 r. w sprawie nadania statutu Państwowemu Gospodarstwu Leśnemu Lasy Państwowe zarządzam, co następuje:
Alerty
§ 1
1. Zarządzenie reguluje procedury udzielania przez Dyrekcję Generalną Lasów Państwowych, dalej „Zamawiający”, zamówień o wartości poniżej 130 0001 złotych oraz innych zamówień nie podlegających ustawie - Prawo zamówień publicznych2 na podstawie jej art. 10 ust. 2, oraz art. 11 ust. 1 i 5, z wyjątkiem zamówień na usługi w zakresie badań naukowych, regulowanych odrębnym zarządzeniem.
2. [1] Procedurę udzielenia zamówienia:
1) o wartości szacunkowej do 1000 złotych oraz zamówienia związanego z podróżą służbową, udzielanego samodzielnie przez pracownika odbywającego podróż - regulują przepisy §§ 2-3 i 11;
2) o wartości szacunkowej powyżej 1000 złotych do 50 000 złotych - regulują przepisy §§ 2-4 i 11;
3) o wartości szacunkowej powyżej 50 000 złotych - regulują przepisy §§ 2-11.
§ 2
1. Zamówienia powinny być udzielane w sposób celowy i oszczędny, przy zachowaniu zasady uzyskiwania założonych efektów.
2. Zakazuje się dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów niniejszego zarządzenia lub ustawy - Prawo zamówień publicznych.
3. Przy ustalaniu wartości zamówienia należy opierać się na przepisach ustawy - Prawo zamówień publicznych dotyczących szacowania wartości zamówienia, a w szczególności na art. 28 tej ustawy3.
4. Biorąc pod uwagę charakter zamówienia lub możliwość zwiększenia konkurencyjności, możliwe jest przeprowadzenie wyboru wykonawcy z zastosowaniem procedury przewidzianej w niniejszym zarządzeniu dla wartości szacunkowej wyższej niż wartość wnioskowanego zamówienia.
§ 3
1. Komórką organizacyjną odpowiedzialną za udzielanie zamówień na potrzeby biura DGLP jest wydział właściwy ds. administracji, a w przypadku zamówienia o charakterze specjalistycznym - komórka organizacyjna zainteresowana jego udzieleniem.
2. Komórka wskazana w ust. 1 odpowiada za oszacowanie wartości zamówień tożsamych (rodzajowo, czasowo i podmiotowo) planowanych do udzielenia w roku kalendarzowym pod kątem potwierdzenia lub wykluczenia potrzeby zastosowania ustawy - Prawo zamówień publicznych.
3. Zamówienia związanego z podróżą służbową może udzielić samodzielnie pracownik odbywający podróż.
4. Zamówienia o wartości do 1000 złotych może udzielić komórka organizacyjna zainteresowana jego udzieleniem.
Alerty
§ 4
1. Udzielenie zamówienia o wartości powyżej 1000 złotych wymaga sporządzenia wniosku o udzielenie zamówienia przez komórkę organizacyjną zainteresowaną jego udzieleniem oraz komórkę odpowiedzialną wskazaną w § 3. Wzór wniosku określa załącznik do zarządzenia.
1a. [2] W przypadku drobnych zamówień tożsamych rodzajowo, które Zamawiający jest w stanie przewidzieć, udzielanych w ciągu roku w zależności od bieżących potrzeb, możliwe jest sporządzenie wniosku zbiorczego wskazującego na sumaryczną szacowaną wartość zamówień w skali roku.
2. Wniosek o udzielenie zamówienia wymaga akceptacji przez komórkę właściwą ds. zamówień publicznych, a także kontrasygnaty i zatwierdzenia przez stanowiska pracy określone w Zasadach obiegu dokumentów w DGLP4.
3. Po akceptacji i zatwierdzeniu wniosek jest realizowany przez komórkę odpowiedzialną wskazaną w § 3.
4. Wniosek o udzielenie zamówienia podlega rejestracji w EZD przez komórkę odpowiedzialną wskazaną w § 3. Komórka ta odpowiada za sporządzenie i archiwizację dokumentacji z postępowania.
Alerty
§ 5
1. Udzielenie zamówienia o wartości powyżej 50 000 złotych [3] wymaga:
1) sporządzenia wniosku o udzielenie zamówienia, o którym mowa w § 4,
2) przeprowadzenia i udokumentowania procedury wyboru wykonawcy,
3) sporządzenia pisemnej umowy,
2. Czynności wskazane w ust. 1 wykonuje komórka wskazana w § 3, przy czym w przypadku zamówień realizowanych w procedurze zapytania ofertowego, czynności wskazane w ust. 1 pkt 2 są przeprowadzane po uprzedniej konsultacji z komórką właściwą ds. zamówień publicznych.
3. Czynności wskazane w ust. 1 pkt. 1 i 3, wymagają akceptacji przez komórkę właściwą ds. zamówień publicznych, a także kontrasygnaty i zatwierdzenia przez stanowiska pracy określone w Zasadach obiegu dokumentów w DGLP.
4. Wniosek o udzielenie zamówienia podlega rejestracji w EZD przez komórkę odpowiedzialną wskazaną w § 3. Komórka ta odpowiada za sporządzenie i archiwizację dokumentacji z postępowania.
§ 6
1. Procedura wyboru wykonawcy polega na przeprowadzeniu, w zależności od wielkości i/lub charakteru zamówienia:
1) rozeznania rynku potencjalnych wykonawców (zgodnie z § 7),
2) zapytania ofertowego (zgodnie z § 8) albo,
3) przetargu albo aukcji w trybie kodeksu cywilnego (zgodnie z § 9).
2. Jeżeli ze względu na szczególny charakter lub rodzaj zamówienia celowe i uzasadnione jest udzielenie zamówienia konkretnemu wykonawcy, nie przeprowadza się procedury wyboru wykonawcy. Należy wówczas, jeżeli to możliwe, przeprowadzić negocjacje z wykonawcą w celu uzyskania jak najlepszych warunków zamówienia.
Alerty
§ 7
1. Rozeznanie rynku co do zasady ma zastosowanie w przypadku zamówień ogólnie dostępnych o powszechnie znanych parametrach.
2. [4] Rozeznanie rynku polega na przesłaniu do co najmniej trzech wykonawców prośby o informację o oferowanych przez nich warunkach wykonania zamówienia, zwanych dalej „informacjami”, z zastrzeżeniem ust. 3.
3. [5] Jeżeli uzyskanie informacji zwrotnej od co najmniej trzech wykonawców jest niemożliwe lub znacznie utrudnione, można poprzestać na uzyskaniu informacji od jednego wykonawcy.
4. Potwierdzeniem uzyskania informacji jest pismo, faks lub e-mail od wykonawcy, notatka służbowa z rozmowy telefonicznej lub wydruk ze strony internetowej. Dokumenty te powinny wskazywać nazwę i adres wykonawcy, przedmiot zamówienia, warunki wykonania zamówienia, a w szczególności cenę, a także nazwisko osoby udzielającej informacji lub adres strony internetowej oraz datę uzyskania informacji.
5. Spośród wykonawców, od których uzyskano informacje, komórka odpowiedzialna wskazana w § 3 wybiera wykonawcę, któremu ma zostać udzielone zamówienie oraz sporządza wewnętrzną notatkę z uzasadnieniem wyboru.
§ 8
1. Procedura zapytania ofertowego jest prowadzona przy wykorzystaniu platformy zakupowej5.
2. Zapytanie ofertowe powinno zawierać co najmniej następujące informacje:
- określenie przedmiotu, wielkości lub zakresu zamówienia,
- termin wykonania zamówienia,
- kryteria oceny ofert,
- warunki udziału w zapytaniu ofertowym - jeżeli Zamawiający określa takie warunki,
- informacje o możliwości przeprowadzenia negocjacji - jeżeli Zamawiający przewiduje prowadzenie negocjacji,
- sposób przygotowania oferty i jej zawartość,
- termin i sposób przekazania oferty,
- informacje o zawarciu umowy,
- istotne postanowienia umowy (projekt umowy).
3. Projekt zapytania ofertowego oraz umowy przygotowany przez komórkę wskazaną w § 3, podlega akceptacji przez naczelnika komórki właściwej ds. zamówień publicznych oraz właściwego Zastępcę Dyrektora Generalnego lub Dyrektora Generalnego.
4. Wykonawcy w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, składają Zamawiającemu, w określonym terminie oferty.
5. Postępowanie uważa się za ważne w przypadku, gdy złożona została co najmniej jedna ważna oferta.
6. Spośród wykonawców, od których uzyskano oferty, komórka odpowiedzialna wskazana w § 3 wybiera wykonawcę, któremu ma zostać udzielone zamówienie oraz sporządza protokół z wyboru wykonawcy.
7. Protokół z wyboru wykonawcy jest akceptowany przez naczelnika komórki odpowiedzialnej wskazanej w § 3, naczelnika komórki właściwej ds. zamówień publicznych oraz właściwego Zastępcę Dyrektora Generalnego lub Dyrektora Generalnego.
§ 9
1. W przypadku uzasadnionym wielkością lub rodzajem zamówienia można również przeprowadzić przetarg albo aukcję w trybie kodeksu cywilnego, po uzyskaniu pozytywnej opinii komórki właściwej ds. zamówień publicznych oraz radcy prawnego.
2. Przetarg (aukcję) prowadzi komórka odpowiedzialna wskazana w § 3. Wynik przetargu (aukcji) albo ich zamknięcie bez dokonania wyboru wymaga akceptacji przez radcę prawnego i zatwierdzenia przez Dyrektora Generalnego lub Zastępcę Dyrektora Generalnego.
Alerty
§ 10
1. Projekt umowy o udzielenie zamówienia sporządza komórka odpowiedzialna wskazana w § 3. Sporządzony projekt wymaga akceptacji przez komórkę właściwą ds. zamówień publicznych, radcę prawnego i Głównego Księgowego.
2. Z wyłączeniem trybu zapytania ofertowego, o którym mowa w § 8, jeśli zachodzi taka potrzeba, projekt umowy może powstać w uzgodnieniu z uprzednio wybranym wykonawcą.
3. Komórka właściwa ds. zamówień publicznych nadaje umowie numer zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt i przechowuje oryginał podpisanej umowy.
4. Za realizację zawartej umowy odpowiada komórka odpowiedzialna wskazana w § 3.
§ 11
Każda faktura lub rachunek przed akceptacją wymaga potwierdzenia przez komórkę właściwą ds. zamówień publicznych, czy wydatek ten podlega ustawie - Prawo zamówień publicznych, a jeżeli nie podlega - na podstawie którego przepisu. W opisie faktury należy wskazać numer umowy lub, w przypadku braku umowy, wniosku, na podstawie którego zrealizowano zamówienie (jeśli dotyczy).
§ 12
Uchyla się zarządzenie nr 2 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 19 stycznia 2021 r. w sprawie procedur udzielania przez Dyrekcję Generalną Lasów Państwowych zamówień nie podlegających ustawie - Prawo zamówień publicznych (znak: EZ.021.1.2021).
§ 13
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
1 Wszystkie wartości zastosowane w Zarządzeniu są wartościami netto.
2 Ustawa z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 ze zm.).
3 Art. 28 ustawy - Prawo zamówień publicznych brzmi: „Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością”.
4 Na dzień podpisania niniejszego zarządzenia zasady obiegu dokumentów w DGLP określa załącznik nr 1 do zarządzenia nr 38 Dyrektora Generalnego LP z dnia 26 czerwca 2020 r.; wniosek o udzielenie zamówienia opisany jest w pkt. 16 i 34 tego załącznika, a umowa w pkt. 17 i 35.
5 Na dzień podpisania niniejszego zarządzenia DGLP korzysta z platformy zakupowej: platformazakupowa.pl Open Nexus Sp. z o.o.
Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 1
Dyrektora Generalnego LP
z dnia 3 stycznia 2022 r.
WNIOSEK O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NIE PODLEGAJĄCEGO USTAWIE - PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
[1] § 1 ust. 2 w brzmieniu ustalonym przez § 1 ust. 1 pkt 1 zarządzenia nr 20 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 23 lutego 2023 r. w sprawie zmiany Zarządzenia nr 1 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 3 stycznia 2022 r. w sprawie procedur udzielania przez Dyrekcję Generalną Lasów Państwowych zamówień nie podlegających ustawie – Prawo zamówień publicznych (B.I.LP. poz. 5). Zmiana weszła w życie 23 lutego 2022 r.
[2] § 4 ust. 1a dodany przez § 1 ust. 2 zarządzenia nr 20 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 23 lutego 2023 r. w sprawie zmiany Zarządzenia nr 1 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 3 stycznia 2022 r. w sprawie procedur udzielania przez Dyrekcję Generalną Lasów Państwowych zamówień nie podlegających ustawie – Prawo zamówień publicznych (B.I.LP. poz. 5). Zmiana weszła w życie 23 lutego 2022 r.
[3] § 5 ust. 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 ust. 1 pkt 2 zarządzenia nr 20 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 23 lutego 2023 r. w sprawie zmiany Zarządzenia nr 1 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 3 stycznia 2022 r. w sprawie procedur udzielania przez Dyrekcję Generalną Lasów Państwowych zamówień nie podlegających ustawie – Prawo zamówień publicznych (B.I.LP. poz. 5). Zmiana weszła w życie 23 lutego 2022 r.
[4] § 7 ust. 2 w brzmieniu ustalonym przez § 1 ust. 1 pkt 3 zarządzenia nr 20 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 23 lutego 2023 r. w sprawie zmiany Zarządzenia nr 1 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 3 stycznia 2022 r. w sprawie procedur udzielania przez Dyrekcję Generalną Lasów Państwowych zamówień nie podlegających ustawie – Prawo zamówień publicznych (B.I.LP. poz. 5). Zmiana weszła w życie 23 lutego 2022 r.
[5] § 7 ust. 3 w brzmieniu ustalonym przez § 1 ust. 1 pkt 4 zarządzenia nr 20 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 23 lutego 2023 r. w sprawie zmiany Zarządzenia nr 1 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 3 stycznia 2022 r. w sprawie procedur udzielania przez Dyrekcję Generalną Lasów Państwowych zamówień nie podlegających ustawie – Prawo zamówień publicznych (B.I.LP. poz. 5). Zmiana weszła w życie 23 lutego 2022 r.
