Czy kontroler może mieć wgląd w akta osobowe

Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej: UODO) pracodawcy zwracają się z pytaniami, czy w ramach przeprowadzanych kontroli instytucje, takie jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych (dalej: ZUS) czy Państwowa Inspekcja Pracy (dalej: PIP), mogą mieć wgląd do akt osobowych pracowników. Kiedy instytucje państwowe wykonujące czynności kontrolne w ramach przyznanych im uprawnień mogą mieć wgląd w dokumentację pracownika?

UODO odpowiada, że uprawnienia takie nadawane są na podstawie przepisów szczególnych. Należy mieć na uwadze, że rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - dalej: RODOjest aktem o charakterze ogólnym, zatem wszędzie tam, gdzie obowiązują przepisy szczegółowe, których przestrzeganie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, będą miały one zastosowanie. Takimi aktami prawnymi mogą być na przykład ustawa z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (dalej: ustawa o PIP) czy ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa). Wskazane przykładowo instytucje, realizując swoje zadania ustawowe, przetwarzają dane na podstawie przepisów szczególnych, co w RODO znajdzie odzwierciedlenie w art. 6 ust. 1 pkt c), który legalizuje przetwarzanie, gdy dochodzi do niego w związku z realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa.