Badania profilaktyczne pracowników – problemy praktyczne

Częstotliwość i zakres badań wykonywanych przez pracowników mogą być różne w zależności od tego, jakiego rodzaju pracę wykonują i na jakie czynniki niebezpieczne, szkodliwe lub uciążliwe są w jej trakcie narażeni. Jednak zasady dotyczące płatności za badania oraz wynagradzania pracowników za nieobecność w pracy z powodu wykonywania badań są wszędzie takie same. Jakie obowiązki obciążają pracodawcę? Jakich zasad muszą przestrzegać pracownicy? Czy lekarz medycy pracy może przyjmować pacjentów na terenie zakładu pracy? Na te i inne pytania odpowiadamy w tekście.

1. Badania profilaktyczne dzielą się na wstępne, okresowe i kontrolne.

2. Nie można dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego, stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

3. Zakres i częstotliwość badań okresowych określają wskazówki w sprawie przeprowadzania badań profilaktycznych pracowników, nazywane „wskazówkami metodycznymi”.

4. Pracodawca musi zapewnić okulary korygujące wzrok (soczewki kontaktowe) pracownikom użytkującym w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

5. Zasady zapewnienia pracownikowi okularów lub szkieł kontaktowych należy określić w regulacjach wewnątrzzakładowych.

6. Za każdym razem, gdy wada wzroku pracownika ulegnie zmianie, ma on obowiązek zapewnienia pracownikowi okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza.

7. W przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą, pracownik podlega kontrolnym badaniom lekarskim w celu ustalenia zdolności do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku.

8. Obowiązek pracodawcy polegający na skierowaniu pracownika na badania kontrolne powstaje w wyniku stawienia się pracownika do pracy i zgłoszenia chęci podjęcia pracy.

9. Nie da się udzielić jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, czy pracownik powracający do pracy po długotrwałej chorobie może wykorzystać urlop wypoczynkowy bezpośrednio po zwolnieniu lekarskim, czy też musi wcześniej wykonać badania kontrolne.

10. Okresowe i kontrolne badania lekarskie przeprowadza się w miarę możliwości w godzinach pracy.

11. Za czas niewykonywania pracy w związku z przeprowadzanymi badaniami pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

12. W razie przejazdu na badania do innej miejscowości pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów przejazdu według zasad obowiązujących przy podróżach służbowych.

13. Wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę.

14. Badania wstępne, okresowe i kontrolne pracowników oraz inne świadczenia zdrowotne są wykonywane na podstawie pisemnej umowy zawartej przez pracodawcę z podstawową jednostką służby medycyny pracy.

15. Pracownik powinien wykonać badania w placówce wskazanej na skierowaniu wystawionym przez pracodawcę, jednak w określonych sytuacjach (za wiedzą i zgodą pracodawcy lub bez niej) może przeprowadzić je w innym miejscu.

16. Po wykonaniu badań, jeśli dzień pracy trwa, pracownik ma obowiązek stawić się w zakładzie pracy i przystąpić do wykonywania swoich obowiązków.

17. Przeprowadzenie badań profilaktycznych na terenie zakładu pracy jest dopuszczalne.

18. Zawierając umowę zlecenia, należy pamiętać o tym, aby zawrzeć w niej zapisy dotyczące odbycia niezbędnych szkoleń i badań.

19. Dokumenty dotyczące badań profilaktycznych mogą znaleźć się zarówno w części A, jak i B akt osobowych pracownika (a w niektórych przypadkach także w części C).

Rodzaje badań profilaktycznych

Badania profilaktyczne pracowników są jednym z podstawowych elementów bezpieczeństwa i higieny pracy. Pojęcie to obejmuje przeprowadzanie badań lekarskich:

1. wstępnych,

2. okresowych,

3. kontrolnych.

Zasady ich przeprowadzania zostały uregulowane w art. 229 ustawy z 29 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.), a także w przepisach rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (dalej: rozporządzenie w sprawie badań lekarskich) oraz w przepisach ustawy z 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy (dalej: u.s.m.p.). Zasadą jest, że pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie. Jednak jak i kiedy prawidłowo przeprowadzić te badania?

Wstępne badania lekarskie

Przed rozpoczęciem pracy muszą się odbyć badania lekarskie u lekarza medycyny pracy. To, w którym momencie należy pracownika na takie badania skierować – czy przed podpisaniem umowy, czy po jej podpisaniu – często budzi wątpliwości. Przepisy Kodeksu pracy nie określają w tym zakresie żadnego dokładnego terminu, wskazując jedynie, że musi to nastąpić przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy. W zależności od konkretnych okoliczności może więc odbyć się to zarówno przed podpisaniem umowy, jak i po jej podpisaniu, jeśli „czas na to pozwala”. Żadne z tych postępowań nie będzie błędne, o ile pracownik w dniu rozpoczęcia świadczenia pracy będzie posiadał stosowne orzeczenie lekarza medycyny pracy. Jednak z uwagi na to, że moment podpisania umowy i moment rozpoczęcia świadczenia pracy nie są zazwyczaj zbyt odległe, zalecane jest jak najszybsze skierowanie przyszłego pracownika na badania wstępne. Warto także zwrócić uwagę na to, że ustawodawca wskazał, że okresowe i kontrolne badania lekarskie przeprowadza się w miarę możliwości w godzinach pracy. Regulacja ta nie dotyczy jednak badań wstępnych. To sugeruje, że badania te powinny zostać przeprowadzone przed rozpoczęciem stosunku pracy (choć może to mieć miejsce po podpisaniu umowy) – patrz: PRZYKŁAD 1.

Choć przeprowadzenie badań wstępnych jest co do zasady obowiązkowe, to jednak istnieją sytuacje, w których obowiązek ich przeprowadzenia nie powstanie. Nie podlegają im osoby przyjmowane:

1. ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowiska o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą,

2. do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli pracodawca ten stwierdzi, że warunki dotyczące aktualnego zaświadczenia o zdolności do pracy odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.

Żeby nie przeprowadzać badań lekarskich, kandydat musi przedstawić pracodawcy orzeczenie lekarskie stwierdzające zdolność do wykonywanej pracy, a także skierowanie na badania lekarskie, które było podstawą do wydania tego orzeczenia. Jeżeli ich nie dostarczy do dnia rozpoczęcia pracy, pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy.

Szczególną czujnością należy się wykazać także w przypadku pracowników zatrudnianych po przeprowadzeniu rekrutacji wewnętrznej. Choć będą oni zapewne posiadali w swoich aktach osobowych aktualne badania lekarskie, to jednak należy zwrócić uwagę na to, czy są one odpowiednie do pracy na stanowisku, na którym pracownik ma być zatrudniony.

Badania okresowe

Pracownik podlega okresowym badaniom lekarskim. Ich zakres i częstotliwość określają wskazówki w sprawie przeprowadzania badań profilaktycznych pracowników, nazywane „wskazówkami metodycznymi”, stanowiące załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie badań lekarskich.

W praktyce często pojawiają się wątpliwości, czy pracownik zatrudniony równolegle u dwóch pracodawców musi u każdego z nich wykonywać badanie okresowe. Oceniając problem przez analogię do badań wstępnych, można by sądzić, że nie, a pracodawca ma prawo uwzględnić badania wykonane u drugiego pracodawcy. Jak już bowiem wskazano, w przypadku równoległego zatrudnienia u dwóch pracodawców ustawodawca umożliwia uwzględnienie aktualnych badań profilaktycznych od pierwszego pracodawcy jako badań wstępnych u drugiego pracodawcy, pod warunkiem że:

1. pracownik nie będzie wykonywał prac szczególnie niebezpiecznych, i jednocześnie

2. warunki pracy opisane w skierowaniu na badania lekarskie u „pierwszego pracodawcy” odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy u „drugiego pracodawcy”.

Niestety nie istnieje przepis, który mógłby stać się podstawą takiego postępowania w przypadku badań okresowych. Oznacza to, że każdy pracodawca powinien we własnym zakresie skierować pracownika w odpowiednim terminie na badania okresowe. 

Zapewnienie okularów korygujących lub soczewek kontaktowych

Zagadnieniem, które ściśle wiąże się z przeprowadzaniem badań okresowych, jest zapewnienie pracownikom okularów korygujących wzrok. Po nowelizacji przepisów, która weszła w życie 17 listopada 2023 r., pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikom nie tylko okularów, ale również szkieł kontaktowych korygujących wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej (badań: wstępnych, okresowych lub kontrolnych) wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego (zarówno wolno stojącego, jak i laptopa). Choć jak wynika z przytoczonej regulacji, dla tego obowiązku pracodawcy mają znaczenie zarówno badania wstępne, kontrolne, jak i okresowe, to w praktyce „rytm” realizacji tego obowiązku jest najczęściej wyznaczany przeprowadzaniem przez pracowników badań okresowych. To one bowiem wykazują, czy stan wzroku uległ zmianie i konieczna jest zmiana okularów (soczewek), czy też nie.

Komu pracodawca musi zapewnić okulary (soczewki)

Obowiązek zapewnienia okularów lub soczewek obciąża pracodawcę w odniesieniu do osób zatrudnionych (w tym praktykantów i stażystów), które użytkują w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Zatem takie zapewnienie będzie dotyczyć pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, którzy przez co najmniej 4 godziny dziennie użytkują w pracy monitor (w przypadku pracowników, dla których dobowa norma jest niższa, np. niepełnosprawnych w stopniu znacznym i umiarkowanym będą to co najmniej 3,5 godziny dziennie takiego użytkowania).

Refundacja czy zakup

Zasady zapewnienia pracownikowi okularów lub szkieł kontaktowych bez względu na formę (zakupienie przez pracodawcę czy refundacja kosztów poniesionych przez pracownika) należy zawrzeć w regulacjach wewnątrzzakładowych, np. regulaminie pracy lub zarządzeniu, z którymi trzeba zapoznać pracowników. Ustalenie zasad zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych w formie refundacji jest o tyle istotne, że ich brak może zobowiązać pracodawcę do zwrotu całego wydatku poniesionego przez pracownika. Należy zaznaczyć, że w każdym przypadku wysokość refundacji może być miarkowana i pracodawca ma prawo zrefundować wydatek samodzielnie poniesiony przez pracownika, ale przy uwzględnieniu najniższych cen zakupu obowiązujących na rynku lokalnym (patrz: PRZYKŁAD 2). Ze względu na różnice w korzystaniu z okularów i szkieł kontaktowych zasady refundacji można ustalić odrębnie dla okularów i szkieł.

Jak często trzeba dokonywać refundacji

Tworząc regulamin, pracodawcy często zamieszczają w nim zapisy dotyczące częstotliwości, z jaką będzie dokonywana refundacja. Takie działanie jest jednak nieprawidłowe. Sądy są zgodne co do tego, że pracodawca nie ma prawa ograniczać w tym zakresie praw pracownika i za każdym razem, gdy jego wada wzroku ulegnie zmianie, ma on obowiązek zapewnienia mu okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza. Co więcej, jeśli przed terminem wykonania badań okresowych pracownik zauważy, że jego wzrok się pogarsza, to zanim nadejdzie ich termin, powinien zgłosić to pracodawcy, a ten powinien w związku z tym skierować go na badania. Jeśli okaże się, że wada wzroku postępuje (albo się cofa), to na podstawie odpowiedniego zaświadczenia wystawionego przez lekarza pracodawca będzie zobowiązany dokonać kolejnej refundacji, niezależnie od tego, ile czasu minęło od poprzedniej.

Refundacja soczewek po refundacji okularów 

Rozszerzenie zakresu refundacji o soczewki kontaktowe sprawiło, że wielu pracowników występowało do pracodawców z wnioskami o refundację, mimo że we wcześniejszym okresie pracodawca zrefundował im zakup okularów korygujących wzrok. Należy podkreślić, że choć przepisy uległy zmianie, pracodawca nie musi refundować zakupu szkieł kontaktowych tylko dlatego, że taka forma korygowania wzroku jest dla pracownika wygodniejsza. Obowiązek dokonania kolejnej refundacji powstanie po stronie pracodawcy dopiero wtedy, gdy wada wzroku pracownika ulegnie zmianie i przedstawi on stosowne zaświadczenie lekarskie.

Badania kontrolne

W przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą, pracownik podlega kontrolnym badaniom lekarskim w celu ustalenia zdolności do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku. W praktyce najwięcej wątpliwości dotyczących przeprowadzania badań kontrolnych jest związanych z tym, w którym momencie pracownik powinien je wykonać. Niektórzy pracodawcy przekazują długotrwale nieobecnym pracownikom skierowanie na badania kontrolne jeszcze w czasie, gdy korzystają oni ze zwolnienia lekarskiego. Chcą tym samym umożliwić im przeprowadzenie niezbędnych badań przed stawieniem się do pracy po zakończeniu okresu niezdolności do pracy. Choć takie postępowanie może wydawać się uzasadnione zdroworozsądkowo, to nie można uznać go za prawidłowe. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 20 października 2015 r. (sygn. akt I PK 287/14), obowiązek pracodawcy polegający na skierowaniu pracownika na badania kontrolne powstaje w wyniku stawienia się pracownika do pracy i zgłoszenia chęci podjęcia pracy. Oznacza to, że pracodawca nie może skierować pracownika na badania kontrolne w momencie, gdy ten korzysta ze zwolnienia lekarskiego, a więc jest uznawany przez lekarza za niezdolnego do pracy.

Kolejną kwestią, która budzi wątpliwości w kontekście długotrwałej choroby, jest udzielanie pracownikom urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po zakończeniu zwolnienia lekarskiego. Czy takie postępowanie jest dopuszczalne? W tym zakresie ani praktycy, ani sądy od lat nie są w stanie zaprezentować jednolitego stanowiska. Istnieją bowiem istotne argumenty przemawiające za uznaniem za słuszne zarówno jednego, jak i drugiego stanowiska.

Z jednej strony, przepisy wprost zabraniają pracodawcy udzielania urlopu wypoczynkowego pracownikowi niezdolnemu do pracy, z drugiej zaś, nakazują pracodawcy udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po zakończonym urlopie macierzyńskim i rodzicielskim. 

Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 26 października 2016 r. (sygn. akt III PK 9/16), pracodawca może nie udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego na żądanie do czasu przedłożenia orzeczenia lekarskiego, o którym mowa w art. 229 § 4 k.p. Analogiczne poglądy zostały przedstawione w wyrokach SN z 28 października 2009 r. (sygn. akt II PK 123/09), z 29 października 2007 r. (sygn. akt II PK 54/07) i z 18 maja 2006 r. (sygn. akt III PK 26/06). W każdym z nich zwrócono uwagę na to, że korzystanie z urlopu wypoczynkowego i niezdolność do pracy wykluczają się.

Jednocześnie jednak zarówno w praktyce, jak i orzecznictwie bez większych wątpliwości wskazuje się, że w przypadku korzystania z urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego, nawet jeśli były one poprzedzone długotrwałą nieobecnością pracownicy w pracy w związku z niezdolnością do pracy, co w ciąży jest częstym przypadkiem, pracodawca może udzielić pracownicy powracającej do pracy urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopach związanych z rodzicielstwem, a dopiero po ich zakończeniu skierować pracownicę na badania kontrolne (patrz np. wyroki Sądu Najwyższego z 9 marca 2011 r. (sygn. akt II PK 240/10) i z 20 marca 2008 r. (sygn. akt II PK 214/07)).

Jak z tego wynika, na gruncie obecnie obowiązujących przepisów i poglądów orzecznictwa nie da się udzielić jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, czy pracownik powracający do pracy po długotrwałej chorobie może wykorzystać urlop wypoczynkowy bezpośrednio po zwolnieniu lekarskim, czy też musi wcześniej wykonać badania kontrolne.

Zasady wykonywania badań profilaktycznych

Okresowe i kontrolne badania lekarskie przeprowadza się w miarę możliwości w godzinach pracy. Za czas niewykonywania pracy w związku z przeprowadzanymi badaniami pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, a w razie przejazdu na te badania do innej miejscowości, przysługują mu należności na pokrycie kosztów przejazdu według zasad obowiązujących przy podróżach służbowych.

Wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę. Skierowanie na badania należy wręczyć kandydatowi do pracy w dwóch egzemplarzach (jeden dla pracownika, drugi dla lekarza). Skierowanie zawiera następujące dane:

1. określenie rodzaju badania profilaktycznego jakie ma być wykonane,

2. określenie stanowiska pracy,

3. informacje o występowaniu na stanowisku lub stanowiskach pracy czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych oraz aktualne wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia, wykonanych na tych stanowiskach.

Badania przeprowadza się na koszt pracodawcy (z zastrzeżeniem PRZYKŁADU 4). Praktyczne aspekty przeprowadzania badań profilaktycznych budzą wiele wątpliwości. Bo choć przeprowadzenie ich w dużych miastach zazwyczaj nie przysparza pracownikom i pracodawcom zbyt wielu problemów, to sytuacja w mniejszych ośrodkach bywa w tym zakresie skomplikowana. Pierwszym aspektem, na jaki należy zwrócić uwagę, jest obowiązek zawarcia przez pracodawcę umowy z jednostką służby medycyny pracy.

Umowa z jednostką służby medycyny pracy

Obowiązek objęcia profilaktyczną opieką zdrowotną pracowników, osób pozostających w stosunku służbowym oraz osób wykonujących pracę na podstawie umowy o pracę nakładczą spoczywa na pracodawcach. Z art. 12 u.s.m.p. jasno wynika, że badania wstępne, okresowe i kontrolne pracowników oraz inne świadczenia zdrowotne, są wykonywane na podstawie pisemnej umowy zawartej przez pracodawcę z podstawową jednostką służby medycyny pracy. Ustawodawca wskazał cały szereg postanowień, które taka umowa powinna zawierać, a wśród nich:

1. zakres opieki zdrowotnej, który w odniesieniu do pracowników powinien obejmować co najmniej te rodzaje świadczeń, do których zapewnienia zleceniodawca jest obowiązany na podstawie Kodeksu pracy, ustawie o służbie medycyny pracy i przepisów wydanych na ich podstawie,

2. warunki i sposób udzielania świadczeń zdrowotnych, a w szczególności: sposób rejestracji osób objętych umową, organizację udzielania świadczeń, tryb przekazywania zaświadczeń lekarskich o zdolności do pracy bądź nauki oraz sposób podania tych informacji do wiadomości zainteresowanych,

3. dopuszczalność zlecania osobom trzecim, na podstawie umowy, wykonywania niektórych świadczeń, w szczególności badań diagnostycznych i specjalistycznych konsultacji lekarskich, podmiotom wykonującym działalność leczniczą uprawnionym do wykonywania tych świadczeń na podstawie odrębnych przepisów.

Wobec obowiązku zawarcia przez pracodawcę przedmiotowej umowy może rodzić się pytanie, czy w sytuacji, gdy pracownik wykona badania medycyny pracy w innej placówce niż ta, z którą pracodawca zawarł umowę, to będą one ważne? Przepisy nie regulują takiej sytuacji, a zdania w praktyce są podzielone. Z jednej strony, wskazuje się, że jeżeli pracownik wykonał badania w innej placówce niż wskazana przez pracodawcę, to w istocie nie wywiązał się z obowiązku przeprowadzenia tych badań i naruszył obowiązujący w zakładzie pracy porządek pracy. Jednak z drugiej strony, obowiązujące przepisy nie dają podstaw do uznania takiego orzeczenia za nieważne i nieuwzględnienia go przy ocenie możliwości dopuszczenia pracownika do pracy. Co więcej, na gruncie przepisów wprost przewidziano sytuacje, w których orzeczenie wydane przez innego lekarza medycyny pracy niż ten, z którym pracodawca zawarł umowę, należy uznać za poprawne i wystarczające. Jest tak np. w przypadku przyjęcia do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli pracownik posiada aktualne orzeczenie lekarskie, stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy. 

Podsumowując, choć co do zasady pracownik powinien wykonać badania w placówce wskazanej na skierowaniu wystawionym przez pracodawcę, to jednocześnie może się zdarzyć, że w określonych sytuacjach (za wiedzą i zgodą pracodawcy lub bez niej) przeprowadzi je w innym miejscu. Nie ma wówczas podstaw, by uznać te badania (i wydane na ich podstawie orzeczenie) za nieważne (patrz: PRZYKŁADY 3 i 4).

W przypadku pracodawców będących jednostkami budżetowymi pojawiają się również wątpliwości związane z tym, na jaki okres należy zawierać umowy z placówkami służby zdrowia. Ustawodawca wskazał w art. 12 ust. 2 pkt 8 u.s.m.p., że okres, na który zostaje zawarta umowa, nie może być krótszy niż rok. Na tym tle może rodzić się pytanie, jak regulacja ta ma się do czasu, na jaki została powołana osoba upoważniona do jej zawarcia (patrz: PRZYKŁAD 5)?

Wykonywanie badań profilaktycznych w godzinach pracy

Okresowe i kontrolne badania lekarskie przeprowadza się w miarę możliwości w godzinach pracy. Za czas niewykonywania pracy w związku z przeprowadzanymi badaniami pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, a w razie przejazdu na te badania do innej miejscowości przysługują mu należności na pokrycie kosztów przejazdu według zasad obowiązujących przy podróżach służbowych. Warto pamiętać, że fakt, iż pracownik ma prawo wykonać badania w godzinach pracy, nie oznacza, że przysługuje mu z tego tytułu zwolnienie z całego dnia pracy. Po wykonaniu badań, jeśli dzień pracy trwa, pracownik ma obowiązek stawić się w zakładzie pracy i przystąpić do wykonywania swoich obowiązków (patrz: PRZYKŁAD 6)

Pokrycie kosztów przejazdu

Wykonanie badań może być organizacyjnie trudniejsze w sytuacjach, gdy zakład pracy mieści się w mniejszej miejscowości. W takich przypadkach pracownik często musi dojechać do lekarza medycyny pracy do innej miejscowości. Dodatkowym utrudnieniem może być także sytuacja, w której z uwagi na rodzaj czynników niebezpiecznych, szkodliwych lub uciążliwych zachodzi konieczność przeprowadzenia szerszego zakresu badań profilaktycznych. Może się zdarzyć, że na wykonanie niezbędnych badań (wraz z dojazdem) pracownik będzie musiał poświęcić nie tylko cały dzień pracy, ale nawet dwa czy trzy dni. Pracodawcy zadają sobie w takich sytuacjach pytanie, czy muszą wyrazić na to zgodę? Odpowiedź jest twierdząca. Pracownik ma prawo wykonywać badania okresowe w godzinach pracy. W sytuacji gdy musi w tym celu dojechać do innej miejscowości, nie tylko zachowa za ten czas prawo do wynagrodzenia, ale również będą mu przysługiwały należności na pokrycie kosztów przejazdu według zasad obowiązujących przy podróżach służbowych. Wykonywanie badań profilaktycznych opiera się bowiem na szeroko rozumianej zasadzie, zgodnie z którą wszelkie koszty związane z zapewnieniem pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy ponosi pracodawca.

Ustalając koszt przejazdu na badania profilaktyczne do innej miejscowości, pracodawca powinien oprzeć się na zasadach wynikających z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Wynika z niego, że:

1. środek transportu właściwy do odbycia podróży, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca,

2. pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje,

3. na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy, pracownikowi będzie przysługiwał zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Przeprowadzanie badań na terenie zakładu pracy

Jeśli pracodawca nie jest zadowolony z tego, jak wiele czasu pracownicy muszą poświęcić na przeprowadzanie badań profilaktycznych lub z jakimi kosztami wiąże się ich dojazd do lekarza medycyny pracy, powinien przede wszystkim przeanalizować to, czy zawierając umowę z jednostką służby medycyny pracy, dołożył dostatecznych starań, ustalając wynikające z niej warunki współpracy.

Pracodawcy często rozważają, czy nie byłoby dla nich korzystne przeprowadzanie badań profilaktycznych na terenie zakładu pracy. Takie postępowanie jest co do zasady dopuszczalne i może zostać ustalone w umowie zawartej pomiędzy pracodawcą a jednostką medycyny pracy, jednak takie postępowanie nie zawsze będzie możliwe z uwagi na charakter badań, które pracownicy muszą przeprowadzić. Każdorazowo należy więc rozważyć, czy:

1. na terenie zakładu pracy będzie możliwe przeprowadzenie niezbędnych badań diagnostycznych,

2. będzie możliwe ustalenie odpowiedniego terminu przeprowadzenia badań tak, aby żaden pracownik nie świadczył pracy bez aktualnego orzeczenia lekarza medycyny pracy, oczekując, aż zbierze się odpowiednia liczba pracowników wymagających badań okresowych.

Tego rodzaju postępowanie może być dobrym rozwiązaniem w sytuacji, gdy pracodawca w jednym czasie zatrudnia grupę osób, a na stanowiskach pracy, na których będą ją świadczyły, nie występują czynniki niebezpieczne, szkodliwe lub uciążliwe wymagające skomplikowanych badań diagnostycznych.

Umowa zlecenia a badania profilaktyczne

Umowa zlecenia, choć jest umową cywilnoprawną, to w praktyce funkcjonuje na pograniczu prawa pracy i prawa cywilnego. Zleceniodawcy często automatycznie stosują do zleceniobiorców takie same zasady współpracy jak do pracowników. Co więcej, także przepisy Kodeksu pracy w niektórych przypadkach wprost wskazują, że należy stosować je nie tylko do pracowników, ale również do osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy. Dotyczy to w szczególności przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Ustawodawca wskazał w art. 304 k.p., że pracodawca jest zobowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy również osobom wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, a także osobom prowadzącym w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę na własny rachunek działalność gospodarczą. W konsekwencji podstawowe obowiązki z zakresu bhp, ciążące na pracownikach, obciążają również zleceniobiorców wykonujących pracę w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę lub inny podmiot organizujący pracę. Taki pogląd jest potwierdzany przez Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy, który stwierdził, że jeżeli rodzaj wykonywanej pracy, stopień zagrożeń związanych z warunkami pracy lub przebiegiem procesów jest tak znaczny, że wskazane jest, aby nawet do doraźnego wykonywania tych prac lub przebywania w tych warunkach były dopuszczane wyłącznie osoby fizyczne mające odpowiedni stan zdrowia i przeszkolone w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, to pracodawca lub inny podmiot organizujący pracę może wymagać od osoby, z którą zawiera umowę cywilnoprawną (będącą podstawą wykonywania pracy przez samozatrudniającego), poddania się badaniu lekarskiemu lub szkoleniu w zakresie bhp. Wówczas osoba ta ma na podstawie art. 211 k.p. obowiązek odbyć szkolenie i poddać się badaniom lekarskim (stanowisko Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy, nr GNP/426/4560-364/07/PE). W umowie zlecenia trzeba koniecznie zawrzeć zapisy dotyczące odbycia niezbędnych szkoleń i badań. Zleceniodawca może bowiem wymagać od zleceniobiorcy, aby przeprowadził je we własnym zakresie. Strony mogą także ustalić, że zleceniodawca umożliwi zleceniobiorcy przeprowadzenie badań w placówce, z którą podpisał umowę, jednak koszty tych badań poniesie zleceniobiorca lub obie strony odpowiednich proporcjach. Ustalenia w tym zakresie mogą być dowolne. Najważniejsze jest to, by zleceniodawca pamiętał o tym, że jeśli wykonanie zlecenia wymaga odpowiedniego stanu zdrowia, niezbędne jest, by zleceniobiorca posiadał odpowiednie orzeczenie lekarskie.

Badania lekarskie – w której części akt osobowych należy je przechowywać

Od 2019 r. dokumenty dotyczące badań mogą znaleźć się zarówno w części A, jak i B akt osobowych pracownika (a w niektórych przypadkach także w części C). Skąd więc wiadomo, które dokumenty, w którym miejscu należy umieścić? Zostało to wprost wskazane w przepisach.

Część A akt osobowych

Skierowań na badania lekarskie i orzeczeń lekarskich dotyczących wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, które należy przechowywać w części A akt osobowych, dotyczy § 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej), który odwołuje się do art. 229 § 1 pkt 1, § 1¹ i § 1² k.p. Powołane regulacje dotyczą:

1. badań wstępnych wykonywanych przy przyjmowaniu do pracy;

2. badań lekarskich osób:

3. przyjmowanych ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą,

4. przyjmowanych do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych;

5. badań lekarskich osób pozostających jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą.

Część B akt osobowych

Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie, które zgodnie z § 3 pkt 2 lit. r rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej należy przechowywać w części B akt osobowych, dotyczą:

1. wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 k.p.),

2. okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 k.p.).

Powołane regulacje dotyczą:

1. wstępnych badań lekarskich pracowników młodocianych przenoszonych na inne stanowiska pracy i innych pracowników przenoszonych na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe;

2. okresowych badań pracowników oraz badań kontrolnych w przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą;

3. okresowych badań lekarskich pracowników zatrudnionych w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.

Część C akt osobowych

Dokumenty związane z badaniami lekarski mogą znaleźć się także w części C akt osobowych. Taką możliwość przewiduje § 3 pkt 3 lit. g rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Odwołuje się on do art. 229 § 5 pkt 2 k.p., czyli okresowych badań lekarskich pracowników zatrudnionych w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających – pracodawca jest obowiązany zapewnić tym pracownikom okresowe badania lekarskie także po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli zainteresowana osoba zgłosi wniosek o objęcie takimi badaniami.

©®

MAŁGORZATA MASŁOWSKA 

– prawnik specjalizujący się w tematyce prawa podatkowego i prawa pracy, mediator stały dla obszaru właściwości Sądu Okręgowego w Łodzi specjalizujący się w mediacjach pracowniczych, redaktor merytoryczny „Rachunkowości Budżetowej”