Aktualność
Jakie obowiązki mają pracodawcy w związku z pracą zdalną
Od 7 kwietnia 2023 r. zaczęły obowiązywać przepisy Kodeksu pracy wprowadzające powszechny dostęp do organizowania pracy pracowników w formie zdalnej. Nowe regulacje uchylają zarówno możliwość polecania pracownikowi pracy zdalnej na podstawie art. 3 ustawy o COVID-19, jak i stosowanie telepracy. Obowiązujące przepisy nakładają na pracodawców obowiązek pokrycie kosztów pracy zdalnej lub wypłaty ekwiwalentu. Pracodawca może również przyznać pracownikowi ryczałt na pokrycie wydatków związanych z wykonywaniem pracy na odległość. Nie dotyczy to okazjonalnej pracy zdalnej.
Kodeks Pracy 2024 - praktyczny komentarz z przykładami - NOWA PUBLIKACJA INFORLEX
Praca zdalna - praktyczny komentarz z przykładami
Przepisy prawa pracy wymuszają na pracodawcach pokrywanie określonych kosztów organizowania pracy zdalnej i jej wykonywania przez pracowników, dotyczących m.in. serwisowania narzędzi pracy, niezbędnych szkoleń, energii elektrycznej czy korzystania z Internetu. Odnosi się to również do wydatków związanych ze zdalnym realizowaniem zadań służbowych, wskazanych w dokumentach wewnątrzzakładowych wprowadzających pracę na odległość, czyli w:
porozumieniu ze związkami zawodowymi,
regulaminie pracy zdalnej,
poleceniu wykonywania pracy zdalnej lub
porozumieniu z pracownikiem wykonującym pracę zdalnie, jeżeli nie zostało zawarte porozumienie ze związkami zawodowymi albo nie został wydany regulamin pracy zdalnej.
Pracodawca ma obowiązek sfinansować następujące koszty związane z pracą zdalną (poza okazjonalną):
- materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
- instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
- szkoleń i pomocy technicznej,
- energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych (art. 6724 § 1 pkt 1, 2 i 4 Kodeksu pracy).
Inne wydatki bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy na odległość powinny obciążać zakład pracy jedynie w sytuacji, w której zostało to ustalone w wewnętrznym dokumencie określającym zasady świadczenia pracy zdalnej.
Należy podkreślić, że pracodawcy powinni rekompensować jedynie te koszty, których bezpośrednio nie pokrywają. A zatem jeżeli zakład pracy np. zapewnia i opłaca Internet pracownikowi wykonującemu pracę zdalną, to nie może jednocześnie wypłacać mu ryczałtu za dostęp do sieci WWW. Analogicznie należy traktować telefon, co oznacza, że wypłata ryczałtu w odniesieniu do tego urządzenia powinna następować wyłącznie w sytuacji, w której zatrudniony używa do celów służbowych swojego telefonu.
Wydatki konieczne podczas wykonywania pracy na odległość, których nie ponosi pracodawca, powinny być rekompensowane pracownikowi w formie ekwiwalentu lub ryczałtu. Nie dotyczy to okazjonalnej pracy zdalnej.
Finansowanie przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika nie stanowi przychodu ze stosunku pracy (art. 6725 Kodeksu pracy). Zasadniczo więc od tego typu świadczeń nie trzeba naliczać składek ZUS ani zaliczek podatkowych. Przy czym ważne w tym kontekście jest to, aby określone zwroty kosztów bezpośrednio związanych z pracą zdalną (w tym należny z tego tytułu ryczałt czy ekwiwalent):
były kalkulowane według zasad opisanych w dokumentach wewnątrzzakładowych, uwzględniających w szczególności co najmniej: normy zużycia narzędzi, ich udokumentowane ceny rynkowe, ceny rynkowe i ilości materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy, normy zużycia energii elektrycznej oraz koszt usług telekomunikacyjnych;
nie były zawyżane, czyli nie odbiegały zbytnio od faktycznych wydatków.
Spółka handlowo-usługowa z Łodzi wypłaca pracownikowi wykonującemu pracę zdalnie z miejsca zamieszkania, co miesiąc, m.in. ryczałt za prąd. W tym celu ustaliła, że wykorzystywany przez zatrudnionego do pracy na odległość laptop jest wyposażony w ładowarkę zasilającą go mocą średnio 65 W. Sprawia to, że wspomniane urządzenie zużywa w ciągu godziny 0,065 kWh. Po pomnożeniu otrzymanego wyniku przez 8 godzin dziennej pracy można ustalić, że pobór energii w ciągu dnia jest na poziomie 0,52 kWh, a to kosztuje 52 grosze (przy zastosowaniu średniej ceny w Polsce za 1 kWh na poziomie 1 zł: 0,52 kWh x 1 zł). W podobny sposób spółka powinna obliczyć zużycie energii elektrycznej przez inne urządzenia wykorzystywane przez pracownika do pracy zdalnej. W opisanych okolicznościach należy uznać, że wymienione świadczenia nie stanowią przychodu ze stosunku pracy.
Czytaj więcej w najnowszym wydaniu Monitora Prawa Pracy i Ubezpieczeń Nr 2/2024 r.
Obowiązkowe świadczenia i wypłaty dla pracowników w 2024 r. >>>
Monitor prawa pracy i ubezpieczeń Nr 2/2024
-
keyboard_arrow_right
-
keyboard_arrow_right
-
keyboard_arrow_right
-
keyboard_arrow_right
-
keyboard_arrow_right
